乙供材料采购制度

乙供材料采购制度第一章总则第一条依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合《XX集团关于强化供应链风险防控的指导意见》及企业内部管理需求，为规范乙供材料采购行为，提升采购效率与合规水平，防范采购过程中的商业贿赂、价格欺诈、质量风险等专项风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖采购计划提报、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算等全流程乙供材料采购活动。乙供材料是指由采购部门以外的部门或个人提出采购需求，由公司统一组织采购的物资或服务。第三条本制度下列术语含义：（一）“乙供材料专项管理”指公司为规范乙供材料采购行为，通过制度建设、流程优化、风险防控、监督考核等手段，实现采购合规化、高效化、风险可控化的管理模式。（二）“采购专项风险”指在乙供材料采购过程中可能出现的合规风险、质量风险、价格风险、商业贿赂风险等。（三）“采购合规”指采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部制度，确保采购行为的合法性、正当性。第四条乙供材料采购专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则，确保所有乙供材料采购活动纳入制度管控范围；（二）责任到人原则，明确各层级、各部门的采购管理职责；（三）风险导向原则，聚焦重点环节和关键风险点，实施差异化管控；（四）持续改进原则，根据内外部环境变化及时优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司乙供材料采购专项管理负总责，统筹领导采购风险防控工作；分管领导为公司乙供材料采购专项管理的直接责任人，负责组织落实制度要求，协调解决重大问题。第六条设立乙供材料采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部、采购部等部门负责人。领导小组负责统筹协调乙供材料采购专项管理工作，制定重大风险防控策略，审批重大采购决策，监督制度执行情况。第七条明确乙供材料采购专项管理职责分工：（一）采购部为牵头部门，负责乙供材料采购专项制度的制定与修订，组织开展供应商评估与管理，监督采购流程合规性，定期向领导小组报告工作。（二）法务部为专责部门，负责审核采购合同的合法性，提供法律支持，监督反商业贿赂制度执行，参与重大采购纠纷处理。（三）财务部为专责部门，负责采购资金审批与支付，监督采购费用合理性，参与采购质量追溯管理。（四）各业务部门及下属单位为业务部门，负责提报乙供材料采购需求，配合供应商尽职调查，参与采购验收与评价。第八条基层执行岗包括采购员、提报人、验收员等，其职责包括：（一）严格按照制度要求执行采购操作，确保业务流程合规；（二）如实记录采购活动信息，及时报告异常情况；（三）签署岗位合规承诺书，承担个人操作责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查。采购部应建立合格供应商名录，对新增供应商实施背景调查、资质审核、业绩评估，重点关注供应商是否存在失信记录、关联交易等风险。禁止向存在商业贿赂风险的供应商采购。第十条采购流程规范。乙供材料采购应遵循比选、招标、单一来源采购等合规方式，禁止通过非正常渠道采购。采购部应制定采购计划提报标准，明确需求提报、审批、执行、验收各环节要求。第十一条招标流程管理。金额超过XX万元的乙供材料采购必须通过公开招标，招标文件应明确技术标准、商务条款、评审规则，禁止泄露标底或操纵评标结果。第十二条价格合理性审查。财务部应建立采购价格监测机制，对比历史采购数据与市场行情，防范价格虚高、价格欺诈等风险。禁止通过虚构采购、重复报销等手段谋取私利。第十三条合同签订管理。法务部应参与重大采购合同审核，确保合同条款完整、权责清晰，重点审查违约责任、质量保证、付款条件等核心条款。禁止签订存在法律漏洞的合同。第十四条履约验收监督。业务部门及下属单位应严格按照合同约定进行验收，对不合格材料及时提出异议，并协助采购部追责供应商。验收记录应完整存档，作为绩效评价依据。第十五条付款风险控制。财务部应严格审核付款申请，对存在异常的付款需求必须追溯采购流程，禁止向未履行验收程序的供应商支付货款。第十六条费用报销规范。采购部应建立采购费用分摊标准，禁止超标准列支费用，财务部应加强报销审核，防范虚开发票等风险。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新。采购部应每年对乙供材料采购制度进行评估，根据法律法规变化、行业动态、业务需求及时修订，确保制度适用性。修订后的制度经领导小组审批后发布实施。第十八条风险识别预警。采购部应每季度开展采购风险排查，结合内外部审计结果，对高风险环节（如集中采购、供应商管理）进行重点监控，并发布风险预警通知。第十九条合规审查嵌入业务。将供应商准入、合同签订、付款支付等关键环节纳入合规审查范围，未经审查的采购活动不得实施，并建立审查台账。第二十条风险应对处置。一般风险由采购部牵头整改，重大风险由领导小组成立专项工作组，制定应急预案，协同相关部门处置，并向上级报告。第二十一条责任追究机制。对违反本制度的行为，根据情节轻重给予警告、通报批评、经济处罚、岗位调整等处理，涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十二条评估改进机制。审计部每年对乙供材料采购专项管理效果进行评估，形成评估报告，提出优化建议，并纳入相关部门绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障。各级领导干部应定期研究采购风险防控工作，协调解决跨部门问题，确保制度有效执行。第二十四条考核激励。将乙供材料采购合规情况纳入部门年度考核，对表现突出的部门给予奖励，对发生违规行为的部门实行问责。第二十五条培训宣传。每年组织采购人员、业务部门人员开展制度培训，提升合规意识，并制作宣传手册，普及采购流程与风险点。第二十六条信息化支撑。采购部应开发或引进采购管理系统，实现供应商信息管理、采购流程线上化、风险实时监控，提升管理效率。第二十七条文化建设。通过内部平台发布采购合规案例，组织合规承诺签字活动，营造“人人讲合规”的浓厚氛围。第二十八条报告制度。采购部每月向领导小组报送采购情况报告，包括采购金额、供应商分布、风险事件等，重大问题即时报