人事科管理档案制度

人事科管理档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业准则制定，结合公司内部档案管理实际需求，旨在规范人事档案管理行为，防控档案管理风险，保障档案信息安全，促进档案资源有效利用。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖人事档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理活动。第三条本制度下列术语含义：（一）“人事档案专项管理”是指公司为履行员工人事管理职责，按照档案管理要求，对员工入职、在职、离职等各阶段形成的档案材料进行系统化收集、整理、归档和利用的活动。（二）“档案管理风险”是指因档案管理不规范、制度执行不到位、外部环境变化等因素，导致档案信息泄露、损毁、失真或利用受限的潜在风险。（三）“档案合规”是指人事档案管理活动严格遵循法律法规、政策规定及公司内部制度要求，确保档案管理合法、安全、高效。第四条人事档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则，确保档案管理全过程符合规范要求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司人事档案专项管理工作负总责，负责统筹协调档案管理资源配置，督促制度落实。分管领导对档案管理工作负直接责任，负责组织实施、监督考核和风险防控。第六条设立公司人事档案专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决重大问题，审批重要事项，定期开展监督评价。第七条领导小组下设办公室，挂靠人事科，负责日常工作，履行以下职能：（一）统筹制定和修订人事档案管理制度，组织宣传贯彻；（二）协调各部门、下属单位落实档案管理要求，监督业务合规性；（三）组织档案管理风险排查，提出防控措施；（四）监督档案利用审批流程，确保合规使用。第八条人事科为人事档案专项管理的牵头部门，负责：（一）制定档案管理操作细则，规范收集、整理、归档流程；（二）组织档案信息化建设，提升管理效率；（三）定期开展档案质量检查，督促问题整改；（四）配合相关部门开展档案利用审核。第九条法务科为档案管理专责部门，负责：（一）审核档案管理制度及操作流程的合规性；（二）指导档案风险防控措施落地；（三）参与重大档案利用事件的处置。第十条各部门、下属单位为人事档案专项管理的业务部门，负责：（一）按照档案管理要求，及时收集、移交员工档案材料；（二）配合人事科开展档案整理、归档工作；（三）落实本领域档案管理责任，加强日常风险防控。第十一条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）遵守档案管理操作规范，确保档案材料完整、准确；（二）及时报告档案管理风险隐患，配合处置；（三）签署岗位合规承诺书，明确责任义务。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案材料收集应遵循“及时、完整、合规”标准，重点收集以下材料：（一）入职材料：身份证明、学历学位证明、专业技术职称证明等；（二）在职材料：劳动合同、考核记录、培训证明、奖惩记录等；（三）离职材料：离职协议、档案转递回执等。禁止擅自处置或损毁档案材料，确保材料来源合法、内容真实。第十三条档案整理应按照“分类、编目、立卷”要求进行，重点规范以下环节：（一）分类：根据档案类型分为入职、在职、离职等模块；（二）编目：建立档案目录，标注关键信息；（三）立卷：按照时间顺序或逻辑关系组卷归档。禁止将非人事档案材料混入人事档案，确保档案结构清晰、查阅便捷。第十四条档案保管应落实“安全、保密、防潮”要求，重点管控以下风险：（一）物理安全：设置专用档案库房，配备防火、防潮设施；（二）信息安全：建立电子档案管理系统，设置访问权限；（三）保密管理：明确查阅审批流程，禁止非授权传播。禁止在非安全环境下存储或传输档案材料，确保档案实体和信息双重安全。第十五条档案利用应遵循“审批、登记、可追溯”原则，重点规范以下流程：（一）审批：查阅、复制、转移等利用行为需经部门负责人审批；（二）登记：记录利用人、用途、时间等关键信息；（三）可追溯：建立利用台账，定期核查。禁止未经审批擅自利用档案，确保利用行为合法合规。第十六条档案鉴定应定期开展，重点评估以下内容：（一）完整性：检查档案材料是否缺失；（二）准确性：核对档案信息与业务记录是否一致；（三）价值性：判断档案是否需要长期保存。禁止盲目销毁档案，确保鉴定结论科学合理。第十七条档案销毁应严格审批，重点执行以下程序：（一）审批：由领导小组审批销毁方案；（二）监督：指定专人监督销毁过程；（三）记录：保存销毁凭证，防止销毁不当。禁止未按规定销毁档案，确保档案彻底灭失。第四章专项管理运行机制第十八条档案管理制度实行动态更新机制，每年至少评估一次，根据以下情况及时修订：（一）法律法规调整；（二）业务流程优化；（三）风险防控需求变化。确保制度与实际需求匹配，保持持续有效性。第十九条档案管理风险识别预警机制应定期开展，重点实施以下措施：（一）风险排查：每年至少组织一次全面排查，识别薄弱环节；（二）分级评估：按照风险等级划分管控优先级；（三）预警发布：向相关部门发布风险提示及应对建议。确保风险早发现、早处置，降低管理隐患。第二十条档案合规审查机制应嵌入以下关键节点：（一）业务决策：档案材料收集、整理等环节需经合规审查；（二）合同签订：涉及员工信息的合同需审核档案依据；（三）项目启动：涉及档案利用的项目需报备审批。实行“未经审查不得实施”原则，确保全流程合规。第二十一条档案风险应对机制应明确以下要求：（一）分级处置：一般风险由部门自行整改，重大风险由领导小组统筹；（二）应急流程：制定档案丢失、泄露应急预案；（三）责任协同：建立跨部门处置机制，落实责任分工。确保风险事件高效处置，降低损失。第二十二条档案责任追究机制应界定以下情形及处罚标准：（一）违规收集档案：通报批评，情节严重取消评优资格；（二）擅自利用档案：罚款，涉嫌违法移送司法机关；（三）档案损毁：追究直接责任人和部门领导责任。确保违规行为得到严肃处理，强化责任意识。第二十三条档案管理评估机制应定期开展，重点评估以下内容：（一）制度执行情况；（二）风险防控效果；（三）信息化水平。评估结果作为改进管理的重要依据，促进持续优化。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障要求各层级领导履行以下职责：（一）主要负责人定期听取档案管理工作汇报；（二）分管领导每月检查制度落实情况；（三）部门负责人每日监督业务操作合规性。形成一级抓一级、层层负责的管理格局。第二十五条考核激励机制将档案管理纳入以下考核：（一）部门考核：将档案合规情况作为年度考核指标；（二）个人考核：将岗位履职情况纳入绩效评定；（三）评优评先：优先考虑档案管理优秀的部门和个人。激发全员参与档案管理的积极性。第二十六条培训宣传机制要求分层级开展以下培训：（一）管理层：合规履职培训，提升管理意识；（二）中层：制度操作培训，强化执行能力；（三）一线：操作规范培训，确保动作标准。通过培训提升全员档案管理能力。第二十七条信息化支撑要求通过系统工具实现以下功能：（一）流程自动化：自动记录档案流转信息；（二）风险实时监控：预警异常操作；（三）数据统计分析：辅助管理决策。提升档案管理效率和信息化水平。第二十八条文化建设要求开展以下活动：（一）发布档案合规手册，普及制度知识；（二）签订合规承诺书，强化责任意识；（三）开展典型案例宣传，营造合规氛围。形成“人人重档案、事事讲合规”的文化环境。第二十九条报告制度要求按以下要求报送：（一）风险事件：及时上报重大风险及处置情况；（二）年度管理情况：每年12月31日前报送全年工作总结及次年计划；（三）报告内容：包括风险数据、制度执行情况、改