企业工程档案制度

企业工程档案制度第一章总则第一条为进一步规范企业工程档案管理，有效防控相关风险，提升档案管理规范化、系统化水平，确保工程档案的真实性、完整性、安全性与可用性，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规及行业相关准则，结合集团母公司关于档案管理的统一要求，以及公司内部加强风险防控、优化业务流程的实际需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确组织职责、规范管理流程、强化风险防控、完善保障措施，全面提升工程档案管理水平，为公司可持续发展提供有力支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在工程项目建设、运营、维护等环节中形成的各类档案信息的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等全过程管理活动。具体适用范围涵盖但不限于工程设计、工程招标、工程施工、工程监理、工程验收、设备采购、材料管理、项目变更、竣工交付等业务场景，以及与工程建设相关的合同、图纸、报告、会议纪要、往来函件等文档资料。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对工程建设领域档案管理全过程实施的风险识别、管控、监督、改进等系统性管理活动，旨在确保档案管理符合法律法规及内部制度要求。（二）“XX风险”是指在工程档案管理过程中可能出现的档案遗失、损毁、泄露、伪造等风险，以及因档案管理不当可能引发的合规风险、运营风险、法律风险等。（三）“XX合规”是指工程档案管理活动必须严格遵守国家法律法规、行业准则、集团母公司制度及公司内部管理规定，确保档案管理的合法性、规范性与有效性。第四条工程档案管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即档案管理范围应覆盖工程建设全生命周期所有环节，确保各类档案资料应收尽收、应管尽管。（二）“责任到人”原则，即明确各级管理主体和岗位人员的档案管理职责，确保档案管理责任落实到人、可追溯。（三）“风险导向”原则，即聚焦档案管理中的重点风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）“持续改进”原则，即定期评估档案管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化管理流程与措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位工程档案管理的第一责任人，对档案管理工作负总责；分管领导为直接责任人，负责组织领导、统筹协调档案管理工作，并对制度执行情况负直接领导责任。第六条公司设立档案管理委员会，作为工程档案管理的决策与协调机构，负责统筹制定档案管理制度、审批重大档案管理事项、监督评估档案管理成效。档案管理委员会由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，每季度召开一次会议，必要时可临时召集。第七条各部门、下属单位应明确档案管理牵头部门（通常为综合管理部或档案室），负责本单位的档案管理工作，履行以下职责：（一）组织制定本单位档案管理制度实施细则；（二）组织开展档案风险识别与评估，制定防控措施；（三）监督档案管理流程的执行情况，定期检查档案质量；（四）组织档案管理培训与宣贯，提升全员档案意识；（五）配合公司档案管理委员会开展档案管理考核与评价。第八条各部门、下属单位应设立专责档案管理员，负责具体档案管理工作，履行以下职责：（一）负责档案的收集、整理、分类、编目、归档工作；（二）执行档案保管、利用、鉴定、销毁等流程，确保档案安全；（三）配合开展档案信息化建设，维护档案管理系统；（四）及时上报档案管理中的问题与风险，协助处置突发事件。第九条各业务部门及下属单位为档案管理的执行主体，应落实以下职责：（一）按照档案管理制度要求，及时形成、收集、移交档案资料；（二）规范日常工作中产生的档案资料，确保真实性、完整性；（三）配合档案管理员开展档案整理与归档工作，提供必要支持；（四）定期自查档案管理情况，发现隐患及时整改。第十条基层执行岗位人员应履行以下档案管理职责：（一）遵守档案管理制度，按规范操作档案管理流程；（二）妥善保管工作中产生的档案资料，防止遗失或损毁；（三）发现档案管理风险或问题，及时向专责档案管理员或部门负责人报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条工程项目立项与设计阶段档案管理业务操作的合规标准：项目立项文件应完整包含可行性研究报告、审批意见、投资估算等资料，并经相关部门审核签字；设计文件应按规范编制、审核、批准，并存档完整的设计图纸、计算书、技术说明等。禁止性行为：严禁擅自修改、伪造设计文件，严禁未按规定存档设计变更记录。专项风险重点：设计文件版本管理混乱、变更记录缺失等风险，可能导致项目实施争议或合规问题。第十二条工程招标与投标阶段档案管理业务操作的合规标准：招标文件应包含项目概况、技术要求、评标标准、合同条款等，并按程序发布；投标文件应完整、合规，并加盖单位公章及法定代表人签字；招标过程应形成完整记录，包括开标、评标、中标通知书等文件。禁止性行为：严禁泄露招标信息、围标串标、违规与特定供应商合作。专项风险重点：招标文件不合规、投标过程记录缺失等风险，可能导致招标无效或法律纠纷。第十三条工程施工与监理阶段档案管理业务操作的合规标准：施工方案、施工记录、质量检测报告、监理日志等应按规范整理归档；重大工程节点应形成影像资料与文字记录；材料进场、检验、使用等环节应建立台账，并附相关凭证。禁止性行为：严禁伪造施工记录、偷工减料、违规分包转包。专项风险重点：施工过程记录不完整、材料溯源困难等风险，可能导致质量事故或责任认定争议。第十四条工程验收与交付阶段档案管理业务操作的合规标准：竣工验收应形成完整报告，包括验收结论、整改记录、验收签字等；交付文件应包含竣工图纸、设备清单、使用说明、运维手册等，并经双方确认。禁止性行为：严禁隐瞒工程缺陷、虚假验收、违规处置工程资料。专项风险重点：验收程序不规范、交付资料缺失等风险，可能导致后期纠纷或资产损失。第十五条工程变更与签证管理业务操作的合规标准：工程变更应按程序审批，形成变更单、补充协议等文件，并附相关计算书、图纸；签证应真实反映现场情况，并经相关负责人签字确认。禁止性行为：严禁擅自变更工程内容、虚构签证事项。专项风险重点：变更记录不完整、签证手续不全等风险，可能导致成本失控或合同争议。第十六条设备采购与材料管理档案管理业务操作的合规标准：供应商应进行尽职调查，形成评估报告；采购合同应完整约定条款，并附招投标文件；材料进场应检验合格，建立批次台账，并附检测报告。禁止性行为：严禁违规采购、利益输送、材料质量虚假。专项风险重点：供应商资质造假、材料来源不明等风险，可能导致质量事故或合规处罚。第十七条工程档案数字化与信息安全业务操作的合规标准：重要档案应进行数字化扫描，建立电子档案库，并定期备份；数字化档案应与纸质档案同步管理，确保数据一致；信息系统访问应分级授权，并记录操作日志。禁止性行为：严禁非法访问、篡改、删除档案数据；严禁泄露涉密档案信息。专项风险重点：系统漏洞、数据泄露等风险，可能导致信息安全事件。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制公司每年应对工程档案管理制度进行评估，根据国家法律法规变化、行业准则更新、集团母公司要求及公司业务调整，及时修订完善制度，确保制度的时效性与适用性。制度修订应经档案管理委员会审议通过，并发布正式通知。第十九条风险识别预警机制各部门、下属单位应每半年开展一次档案管理风险排查，重点检查档案收集、整理、保管、利用等环节的风险点，进行分级评估并形成报告。公司档案管理委员会应汇总分析风险数据，对重大风险发布预警通知，并督促整改。第二十条合规审查机制工程档案管理应嵌入业务流程，在项目立项、招标、施工、验收等关键节点实施合规审查，未经审查或审查不合格的，不得进入下一环节。审查结果应存档备案，并作为绩效考核依据。第二十一条风险应对机制一般风险由各部门、下属单位自行处置，重大风险由公司档案管理委员会牵头协调，成立专项工作组，制定应急预案，明确责任分工，并及时上报集团母公司备案。风险处置过程应全程记录，并定期复盘总结。第二十二条责任追究机制对违反档案管理制度的行为，根据情节严重程度，采取以下措施：（一）轻微违规：责令限期整改，并予以通报批评；（二）一般违规：对责任人员诫勉谈话，并扣减绩效考核分值；（三）重大违规：对责任人员调离岗位、降级处理，并移交纪律处分；（四）涉嫌违法的，依法移送司法机关处理。第二十三条评估改进机制公司每年组织第三方机构对档案管理体系进行评估，重点考察制度执行情况、风险防控效果、信息化水平等，形成评估报告并提交档案管理委员会审议。评估结果应用于优化管理流程、完善制度设计、强化培训宣贯。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障公司主要负责人应定期听取档案管理工作汇报，协调解决重大问题；分管领导应每月检查一次制度执行情况，确保责任落实；各部门、下属单位负责人应履行“一岗双责”，既要抓好业务工作，也要抓好档案管理。第二十五条考核激励机制将档案管理情况纳入部门年度绩效考核，考核指标包括档案完整率、合规率、信息化率等；对表现突出的部门和个人，给予奖励；对履职不力的，予以问责。第二十六条培训宣传机制公司每年至少开展两次档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范；通过内刊、宣传栏、电子屏等方式，营造全员重视档案管理的文化氛围。第二十七条信息化支撑依托信息化系统实现档案管理全流程线上化，包括档案收集、分类、编目、借阅、销毁等，通过大数据分析提升风险预警能力；定期维护系统，确保数据安全与稳定。第二十八条文化建设编制《工程档案管理手册》，明确制度要求、操作流程、风险防控等内容；组织签订全员合规承诺书，强化责任意识；设立档案管理月度主题，通过案例分享、知识竞赛等形式，提升全员档案素养。第二十九条报告制度各部门、下属单位每月