会客登记制度

会客登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于加强专项风险防控的管理规定》等相关法律法规及内部要求制定，旨在规范公司会客登记管理，防控访客带来的安全、保密及合规风险，维护企业正常运营秩序，保障员工及资产安全。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖以下场景：（一）外来访客（含客户、合作伙伴、媒体等）进入办公区域的接待活动；（二）员工外单位公务接待需在公司登记备案的情形；（三）涉及保密事项或重要决策的会客管理。第三条本制度中下列术语含义：（一）XX专项管理：指公司针对特定风险领域（如访客接待）建立的全流程管控体系，包括登记、审批、陪同、信息留存等环节的标准化作业；（二）XX风险：指因会客管理不规范可能引发的安全事故、信息泄露、违纪违法等潜在风险；（三）XX合规：指会客登记及接待活动严格遵循法律法规、企业内部制度及行业规范要求的行为状态。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：所有会客活动均须纳入登记管理，不留死角；（二）责任到人：明确各级管理及执行主体的职责权限；（三）风险导向：重点关注高风险会客场景的管控；（四）持续改进：根据管理效果动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对制度完整性、执行有效性负总责；分管相关业务的领导为直接责任人，统筹推进制度落实。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导任副组长，成员包括安保、法务、人力资源等关键部门负责人，主要职能为：（一）统筹制定、修订XX专项管理制度；（二）协调跨部门重大会客管理事项；（三）定期审议管理成效及改进方案。第七条领导小组下设专项管理办公室，挂靠人力资源部，负责日常统筹工作，具体职责包括：（一）组织开展制度宣贯及培训；（二）监督检查各部门执行情况；（三）汇总分析风险事件并提报改进建议。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（人力资源部）：负责统筹制度建设、风险排查、考核评估及培训宣贯，每季度提交管理报告；（二）专责部门（安保部）：负责会客登记系统的运维、安全检查及应急响应，每月出具风险分析报告；（三）业务部门/下属单位：落实本领域会客管理要求，指定专人负责登记工作，遇重大会客须提前报备。第九条规定基层执行岗的合规操作要求：（一）前台及接待人员须严格执行登记程序，不得擅自放行未登记访客；（二）记录访客信息时须确保真实完整，敏感信息需特别标注；（三）发现可疑情形须立即上报，不得隐瞒或迟报。第十条建立岗位合规承诺制度，执行岗需签署《XX专项管理合规承诺书》，内容涵盖：（一）熟知并遵守本制度规定；（二）如实记录、及时上报会客信息；（三）主动抵制违规接待行为。第三章专项管理重点内容与要求第十一条规定会客登记的合规标准：（一）登记要素：须包含访客姓名、单位、联系方式、来意、陪同人员、到访时间等，特殊情形需补充备注；（二）审批流程：一般会客由部门负责人审批，重要会客须经分管领导核准，审批权限表须动态更新并公示；（三）系统录入：所有登记信息须同步录入管理平台，确保数据完整、准确，系统自动生成管理档案。第十二条严禁以下禁止性行为：（一）为规避监管擅自放行访客；（二）伪造、篡改登记记录；（三）将未经审批的访客带至非办公区域；（四）泄露登记信息或违规传播访客动态。第十三条专项风险的重点防控点：（一）高风险会客场景：涉及保密事项、高层决策、外部融资等的接待活动，须实行双人陪同及全程监控；（二）异常访客管理：对无证件、无理由纠缠或携带违禁物品的访客，前台须立即上报并协调处理；（三）系统操作风险：定期开展系统漏洞排查，确保数据安全，禁止非法访问或数据导出。第十四条规范特殊会客接待要求：（一）重要客户接待须提前制定方案，明确接待规格、流程及应急预案；（二）境外人员会客需符合当地法规要求，必要时报备外事部门；（三）疫情常态化期间，严格执行体温检测、健康码查验等防疫措施。第四章专项管理运行机制第十五条建立制度动态更新机制：（一）每年末由人力资源部牵头开展制度评估，根据法规变化、业务调整或管理问题提出修订建议；（二）重大变更须提交领导小组审议，修订内容自发布之日起生效，旧版内容同时废止。第十六条实施风险识别预警机制：（一）每月由安保部牵头开展风险排查，重点关注异常会客记录、系统操作日志等；（二）建立风险分级标准，一般风险由业务部门处理，重大风险须上报领导小组协调处置；（三）发布预警通知时须明确风险类型、管控措施及责任主体，确保及时响应。第十七条强化合规审查机制：（一）将会客登记纳入新员工入职培训及年度合规考核；（二）不定期开展抽查，对发现问题的部门通报批评并限期整改；（三）实行“未经审查不得接待”原则，违规行为将严肃追究责任。第十八条明确风险应对机制：（一）一般风险由业务部门立即处置，并记录处理过程；（二）重大风险事件须启动应急预案，同步上报至领导小组，必要时联系外部机构协助；（三）建立责任协同清单，明确各环节处置时限及标准。第十九条健全责任追究机制：（一）违规情形分为一般（如登记要素缺失）、重大（如泄露核心信息）等，处罚等级对应绩效考核扣分、纪律处分等；（二）实施“一案双查”，既追究直接责任人，也倒查管理主体责任；（三）处罚决定须书面通知当事人，并纳入个人档案。第二十条建立评估改进机制：（一）每年开展管理有效性评估，通过问卷调查、数据统计等方式收集反馈；（二）针对高频问题优化流程设计，如简化常规会客审批流程、增设智能识别系统等；（三）定期发布管理报告，向领导小组汇报改进成效。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）各级负责人须签署责任书，明确年度管理目标；（二）设立专项管理基金，用于系统升级、应急演练等事项。第二十二条考核激励机制：（一）将部门XX专项管理得分纳入年度评优，连续三年不合格的取消评奖资格；（二）设立“合规之星”奖项，对表现突出的个人给予物质奖励。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层培训侧重合规履职要求，每年不少于2次；（二）一线员工培训以实操为主，考核合格方可上岗；（三）制作宣传手册及动画视频，提升全员意识。第二十四条信息化支撑：（一）开发电子登记系统，支持人脸识别、二维码验证等智能功能；（二）建立数据可视化看板，实时监控会客动态及风险指标；（三）与安防系统打通，实现访客信息与门禁权限的联动控制。第二十五条文化建设：（一）发布《XX专项管理行为规范》漫画集，张贴宣传标语及海报；（二）组织合规承诺签字仪式，强化集体认同感；（三）将合规理念融入企业价值观，定期评选“合规示范岗”。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告须在2小时内上报至专项管理办公室，内容涵盖时间、地点、处置过程及改进建议；（二）年度管理报告须在次年3月底前提交，包括数据统计、问题分析及改进计划；（三）报告材料需经财务、审计部门审核，确保真实完整。第六章附则第二十七条