保证金收制度

保证金收制度第一章总则第一条制度制定依据为贯彻落实国家关于企业资产管理的相关法律法规，规范公司保证金管理行为，防范经营风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合集团母公司关于全面风险管控的指导精神及公司实际情况，特制定本制度。同时，本制度旨在通过明确保证金收取、管理、使用及退还等环节的操作规范，强化内部控制，提升资金使用效率，促进公司业务健康可持续发展。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司（以下简称“下属单位”）、全体员工及所有涉及保证金收取、管理、使用及退还的业务场景。具体包括但不限于：投标保证金、履约保证金、质量保证金、租赁保证金、押金等涉及保证金的业务活动。第三条核心术语定义1.保证金专项管理：指公司为确保合同履行、维护交易安全，对业务场景中涉及的保证金实行全流程、规范化管理的行为，涵盖收取、存储、使用、退还、风险防控等环节。2.保证金风险：指因保证金管理不当可能导致的资金损失、法律纠纷或声誉损害等潜在风险，包括操作失误、制度缺陷、外部欺诈等情形。3.保证金合规：指保证金管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保业务行为的合法性、合理性及完整性。4.保证金动态监控：指通过信息化系统对保证金收取、存储、使用等关键节点进行实时跟踪与预警，及时发现并处置异常情况。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖：保证金管理覆盖所有业务场景，确保无死角、无盲区。2.责任到人：明确各部门及岗位在保证金管理中的职责，确保责任可追溯。3.风险导向：重点关注高风险业务场景，强化风险识别与防控。4.持续改进：定期评估保证金管理效果，优化流程与制度。5.公开透明：保证金管理流程及规则向相关方公开，接受监督。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司保证金管理负总责，领导保证金专项管理工作，审批重大保证金管理决策。分管领导为直接责任人，负责保证金管理的日常监督与考核。第六条领导小组职责设立保证金专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、法务部、业务部等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：1.统筹保证金专项管理工作，制定管理策略。2.审批重大保证金管理决策及应急预案。3.监督检查保证金管理情况，协调跨部门问题。第七条专项管理办公室职责领导小组下设办公室（设在财务部），负责保证金管理的日常事务，具体包括：1.组织制定保证金管理制度及操作细则。2.指导各部门保证金管理工作，提供业务培训。3.收集保证金管理数据，定期向领导小组汇报。第八条牵头部门职责财务部为保证金管理的牵头部门，负责：1.保证金收取、存储、使用的会计核算与资金管理。2.保证金账户的日常监控与风险预警。3.与银行、供应商等外部机构的保证金业务对接。第九条专责部门职责法务部为保证金管理的专责部门，负责：1.保证金相关合同的合规审核。2.保证金争议的纠纷处理与法律支持。3.编制保证金管理风险清单及防控措施。第十条业务部门及下属单位职责1.各业务部门及下属单位负责本领域保证金管理，包括但不限于投标保证金、履约保证金等收取与退还的协调。2.开展保证金业务的风险评估，确保业务操作符合制度要求。3.定期向财务部及法务部报送保证金管理情况。第十一条基层执行岗职责所有涉及保证金业务的基层执行岗需履行以下责任：1.严格执行保证金收取、退还等操作流程。2.对保证金业务中的异常情况及时上报。3.签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章保证金管理重点内容与要求第十二条保证金收取管理1.合规标准：保证金收取应依据合同约定，明确金额、比例、支付方式及有效期。禁止强制收取不合理保证金。2.禁止行为：严禁以保证金为名变相收取不正当费用，严禁挪用保证金资金。3.风险防控：建立保证金收取台账，确保金额、来源、用途可追溯。第十三条保证金存储管理1.合规标准：保证金应存入公司指定银行账户，避免利息损失。定期核对存款余额，确保资金安全。2.禁止行为：严禁将保证金用于其他业务活动，严禁泄露账户信息。3.风险防控：采用双录机制（双人、双锁）管理保证金账户，防止未授权操作。第十四条保证金使用管理1.合规标准：保证金使用需经领导小组审批，明确使用事由、金额及审批流程。优先使用已收取的保证金，避免资金闲置。2.禁止行为：严禁未经批准动用保证金，严禁将保证金用于非合同约定事项。3.风险防控：建立保证金使用审批记录，定期评估使用合理性。第十五条保证金退还管理1.合规标准：保证金退还应在合同解除或验收合格后及时办理，明确退还时限及流程。2.禁止行为：严禁无理由拖延退还保证金，严禁额外收取退还手续费。3.风险防控：建立保证金退还清单，确保退还流程高效、合规。第十六条保证金风险隔离1.合规标准：不同业务场景的保证金应独立管理，避免混用或串用。2.禁止行为：严禁将保证金用于非关联交易，严禁利用保证金进行虚假投标。3.风险防控：定期开展保证金账户审计，确保资金用途符合规定。第十七条保证金台账管理1.合规标准：建立保证金台账，记录收取、存储、使用、退还等全流程信息。台账需经财务部、法务部双重审核。2.禁止行为：严禁虚报、瞒报保证金数据，严禁伪造台账信息。3.风险防控：采用信息化系统管理保证金台账，实现数据实时同步。第十八条保证金应急处理1.合规标准：发生保证金争议时，应及时启动应急预案，包括但不限于法律诉讼、调解协商等。2.禁止行为：严禁私自处理保证金争议，严禁泄露争议细节。3.风险防控：建立保证金争议处理流程，明确责任部门及处理时限。第四章保证金管理运行机制第十九条制度动态更新机制1.公司定期（每年）评估保证金管理制度的有效性，根据法律法规变化、业务调整等因素及时修订。2.财务部、法务部负责收集制度修订建议，提交领导小组审议。第二十条风险识别预警机制1.定期开展保证金管理风险排查，识别潜在风险点（如账户盗用、虚假投标等）。2.对高风险业务场景发布预警通知，要求相关部门加强管控。第二十一条合规审查机制1.保证金业务需经财务部、法务部双重审查，确保合规性。2.未经审查的保证金业务不得实施，审查不合格的需重新整改。第二十二条风险应对机制1.一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调解决。2.明确保证金风险事件的上报流程，确保问题及时暴露。第二十三条责任追究机制1.对违反保证金管理制度的行为，视情节严重程度给予经济处罚、降级或纪律处分。2.将保证金合规情况纳入绩效考核，与年度评优挂钩。第二十四条评估改进机制1.每年开展保证金管理有效性评估，分析制度漏洞。2.根据评估结果优化流程，提升管理效率。第五章保证金管理保障措施第二十五条组织保障1.各级领导需明确保证金管理职责，确保制度执行到位。2.领导小组定期召开会议，协调保证金管理问题。第二十六条考核激励机制1.将保证金合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩。2.对保证金管理优秀的部门给予奖励，对违规行为进行处罚。第二十七条培训宣传机制1.分层级开展保证金管理培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训。2.定期发布保证金管理手册，普及制度知识。第二十八条信息化支撑1.建设保证金管理信息化系统，实现流程自动化、风险实时监控。2.通过系统自动生成保证金台账，减少人工操作误差。第二十九条文化建设1.发布保证金合规手册，明确行为规范。2.签署合规承诺书，营造全员合规氛围。第三十条报告制度1.各部门每月向领导小组报送保证金管理情况，包括收取、存储、使用、退还等数据。2.领导小组每年向