全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，参照国家数据安全、个人信息保护相关标准规范，结合公司数字化转型战略及内部风险防控需求，为规范全音像记录的管理活动，保障记录的真实性、完整性、安全性，防范数据泄露、滥用等风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖全音像记录的采集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理，以及涉及客户信息、内部资料、业务活动等场景下的记录管控要求。第三条本制度下列术语含义如下：（一）全音像记录专项管理：指公司围绕全音像记录采集、存储、使用等环节，制定的管理制度、操作规范及风险防控措施，旨在确保记录合法合规、安全可控。（二）专项风险：指在全音像记录管理过程中可能引发数据泄露、滥用、篡改、丢失等风险事件，包括技术风险、管理风险及操作风险。（三）XX合规：指全音像记录管理活动需符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保记录活动的合法性、正当性及必要性。第四条全音像记录专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保所有业务场景下的全音像记录均纳入管理范围，实现全过程管控。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的专项管理责任，确保责任落实到位。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，提升风险防范能力。（四）持续改进：定期评估专项管理效果，优化制度流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为全音像记录专项管理第一责任人，对专项管理工作的总体成效负总责；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核及制度完善等工作。第六条设立全音像记录专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成，主要履行以下职责：（一）统筹协调专项管理工作，研究解决重大问题。（二）审批专项管理制度、风险控制标准及重大风险处置方案。（三）监督评价专项管理成效，推动持续改进。第七条明确专项管理职责分工如下：（一）牵头部门：由信息技术部担任，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、技术防护、监督考核及培训宣贯等工作。（二）专责部门：由法务合规部担任，负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及法律支持等工作。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保业务活动符合制度规定。第八条基层执行岗需履行以下合规操作责任：（一）严格遵守专项管理制度及操作规范，确保记录活动合法合规。（二）履行风险识别义务，发现异常情况及时上报。（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条记录采集环节：（一）业务操作合规标准：需明确记录采集目的、范围及频次，确保采集活动具有合法性、正当性及必要性，不得过度采集、非法采集。（二）禁止性行为：严禁通过窃取、贿赂等非法手段获取记录，严禁采集法律禁止采集的信息。（三）重点防控点：防范采集过程中的技术漏洞、操作失误导致的数据泄露风险。第十条记录存储环节：（一）业务操作合规标准：采用加密存储、访问控制等技术措施，确保记录安全；建立存储台账，明确存储期限及介质。（二）禁止性行为：严禁将记录存储在非授权设备或平台，严禁擅自扩大存储范围。（三）重点防控点：防范存储设备故障、黑客攻击等导致的数据丢失或篡改风险。第十一条记录传输环节：（一）业务操作合规标准：通过加密通道传输记录，禁止使用公共网络传输敏感记录，建立传输审批机制。（二）禁止性行为：严禁通过非授权途径传输记录，严禁传输法律禁止传输的信息。（三）重点防控点：防范传输过程中的窃听、截取等风险。第十二条记录使用环节：（一）业务操作合规标准：明确使用范围、权限及流程，未经授权不得使用记录，建立使用审批机制。（二）禁止性行为：严禁非法复制、传播记录，严禁将记录用于非法目的。（三）重点防控点：防范内部人员滥用权限、越权使用记录的风险。第十三条记录销毁环节：（一）业务操作合规标准：建立销毁台账，明确销毁方式（如物理销毁、技术销毁），确保记录无法恢复。（二）禁止性行为：严禁将记录转移至非授权渠道销毁，严禁销毁不彻底导致数据残留。（三）重点防控点：防范销毁过程中数据恢复、泄露的风险。第十四条客户信息管理：（一）业务操作合规标准：遵循最小必要原则，仅采集、存储、使用客户明确授权的信息；建立客户信息查询权限管控。（二）禁止性行为：严禁泄露客户信息，严禁将客户信息用于商业营销以外的目的。（三）重点防控点：防范客户信息泄露、滥用风险。第十五条内部资料管理：（一）业务操作合规标准：明确内部资料分类分级，实施差异化管控措施；建立内部资料借阅审批机制。（二）禁止性行为：严禁擅自复制、传播涉密资料，严禁将内部资料用于非工作目的。（三）重点防控点：防范内部资料泄露、失密风险。第十六条会议记录管理：（一）业务操作合规标准：规范会议记录的采集、存储及使用，涉及敏感内容的会议记录需加密存储。（二）禁止性行为：严禁将会议记录用于非法目的，严禁泄露会议内容。（三）重点防控点：防范会议记录泄露、滥用风险。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）信息技术部每年对专项管理制度进行评估，根据法律法规变化、业务调整及技术发展及时修订。（二）法务合规部定期审核制度合规性，提出修订建议。第十八条风险识别预警机制：（一）信息技术部每季度开展专项风险排查，识别潜在风险点，进行分级评估。（二）发布风险预警通知，明确风险等级及应对措施。第十九条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，未经审查不得实施。（二）信息技术部、法务合规部联合开展审查，出具审查意见。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由专项管理领导小组统筹处置。（二）明确应急流程、责任协同及上报要求，确保风险及时控制。第二十一条责任追究机制：（一）界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分。（二）法务合规部负责调查处理违规事件，信息技术部配合技术取证。第二十二条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系有效性开展评估，形成评估报告。（二）针对评估发现的问题，优化流程漏洞，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各层级领导需明确专项管理责任，定期研究解决重大问题。（二）设立专项管理办公室，由信息技术部牵头，负责日常协调工作。第二十四条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩。（二）对表现突出的部门和个人给予奖励，对违规行为进行处罚。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层：开展合规履职培训，提升风险意识。（二）一线员工：开展操作规范培训，确保合规操作。第二十六条信息化支撑：（一）通过系统工具实现记录采集、存储、传输、使用等环节的自动化管理。（二）建立风险实时监控系统，及时发现异常情况。第二十七条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确制度要求及操作规范。（二）签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件需及时上报，内容包括事件描述、处置措施及改进