2026年剧本杀运营公司现金管理与备用金制度

2026年剧本杀运营公司现金管理与备用金制度第一章总则第一条制定目的为规范公司现金与备用金的管理工作，保障公司资金安全，明确现金收支、备用金领用与核销的流程及责任，防范资金挪用、遗失、坐支等风险，提升资金使用效率，同时确保现金管理工作符合相关法律法规要求，结合剧本杀行业门店分散收款、日常小额支出频繁等经营特性，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有现金与备用金管理相关工作，涵盖现金收款、现金付款、库存现金管控、现金盘点、备用金申请、领用、使用、核销、补足、收回及监督检查等全流程；适用于公司所有涉及现金收支的部门与环节，包括各门店收银、财务部门资金管理、业务部门小额费用支出等；适用于公司财务人员、各门店收银人员、备用金领用人员及其他涉及现金管理的相关员工，各相关方需严格遵照本制度执行。第三条核心定义（一）现金。指公司的库存现金，包括人民币现金、外币现金（如有），以及用于日常零星支付的现金等价物。（二）备用金。指公司为保障各门店、各部门日常零星支出需求，预先拨付给指定责任人保管、周转使用的定额现金，分为定额备用金和临时备用金两类。（三）定额备用金。指为满足各门店日常固定小额支出（如道具耗材零星采购、小额水电费、临时杂费等）需求，核定固定金额、长期周转使用的备用金。（四）临时备用金。指为满足特定临时业务（如临时营销活动零星支出、异地出差费用等）需求，按实际需求核定金额、使用后及时核销的一次性备用金。（五）坐支现金。指未经财务部门批准，各部门或个人将收取的现金直接用于自身支出，未按规定缴存公司指定账户的行为。第四条基本原则（一）合法合规原则。严格遵守《中华人民共和国现金管理暂行条例》等相关法律法规，规范现金收支行为，确保现金管理全程合规。（二）安全保障原则。建立严格的现金保管、存放、交接机制，落实安全防护措施，严防现金遗失、被盗、挪用等风险。（三）权责分离原则。实行“收款与记账分离、保管与使用分离、审批与操作分离”的管控机制，形成相互制约、相互监督的管理体系。（四）限额管控原则。严格设定库存现金限额和备用金定额，超出限额的现金及时缴存银行，严禁超额留存现金。（五）全程追溯原则。建立完整的现金收支台账和备用金使用登记台账，详细记录现金流动轨迹和备用金使用情况，确保全程可追溯。（六）高效适配原则。结合行业门店分散经营、小额支出频繁的特性，在规范管控的基础上优化流程，保障日常经营活动高效推进。（七）禁止坐支原则。严格禁止任何部门或个人坐支现金，所有收款必须及时缴存公司指定账户，支出从公司账户或核定备用金中列支。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司建立“财务部门牵头统筹、各部门分工负责、现金/备用金责任人专项管理、管理层审批决策、内部审计监督检查”的现金与备用金管理机制，形成分工明确、管控有效的管理体系。第六条各部门及人员职责（一）财务部门。作为现金与备用金管理的牵头部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订及解释，统筹现金与备用金全流程管理工作；2.制定现金收支、备用金领用核销的具体流程和操作标准；3.核定各门店、各部门的库存现金限额和备用金定额；4.负责公司现金的集中管理、收付核算、账务处理，确保资金安全与账实相符；5.监督各门店、各部门现金收支行为和备用金使用情况，对违规行为提出整改要求；6.组织开展现金盘点和备用金核查工作，定期形成核查报告；7.建立现金管理和备用金管理相关档案，整理留存台账、凭证、审批文件等资料；8.组织开展现金与备用金管理相关培训，提升相关人员的规范意识和风险防控能力；9.协调处理现金与备用金管理过程中的各类问题，包括现金遗失、挪用、备用金使用纠纷等。（二）各门店。主要职责包括：1.严格执行现金收款、缴存流程，及时将门店收银现金缴存公司指定账户，严禁坐支现金；2.按核定标准保管库存现金和备用金，落实安全保管措施；3.建立门店现金收支台账和备用金使用登记台账，详细记录收支明细和备用金使用情况，定期向财务部门报送台账及相关凭证；4.配合财务部门开展现金盘点和备用金核查工作，提供相关资料；5.对门店现金管理和备用金使用过程中的异常情况及时向财务部门汇报；6.组织门店相关人员学习本制度，提升规范操作意识。（三）现金/备用金责任人。指负责现金保管、备用金领用与管理的指定人员，主要职责包括：1.严格遵守本制度要求，妥善保管现金和备用金，确保资金安全；2.按规定流程办理现金收支和备用金使用、核销手续，确保手续齐全、凭证完整；3.及时登记现金收支台账和备用金使用台账，确保记录真实、准确、完整；4.定期核对库存现金和备用金余额，确保账实相符；5.严禁私自挪用现金、借用备用金，严禁白条抵库；6.岗位变动或离职时，按规定办理现金和备用金交接手续；7.配合财务部门和内部审计部门的检查工作。（四）各业务部门。主要职责包括：1.按规定流程申请和使用临时备用金，确保备用金用于指定业务用途；2.及时整理备用金使用凭证，按要求办理核销手续；3.配合财务部门开展备用金核查工作，提供相关业务资料；4.监督本部门备用金领用人员的规范使用行为，避免违规操作。（五）内部审计部门（如无专职审计则由财务部门牵头，管理层指定人员参与）。主要职责包括：1.定期对公司现金管理和备用金使用情况开展监督检查，核查流程执行的规范性、资金使用的合规性；2.排查现金管理和备用金管理过程中的风险点和违规行为，提出审计意见和整改建议；3.监督各部门整改措施的落实情况，确保问题整改到位；4.向管理层提交专项审计报告，反映管理现状和改进建议。（六）公司管理层。主要职责包括：1.审批本制度、库存现金限额、备用金定额及重大现金支出、备用金申请事项；2.保障现金与备用金管理工作所需资源（安全设施、人员等）的投入；3.监督各部门现金与备用金管理工作的推进情况，协调解决重大问题；4.审批违规行为的处理方案。第三章现金管理第七条现金收款管理（一）收款范围。公司现金收款主要包括：各门店剧本杀场次收费、客户定金、零星道具销售收款等；除上述明确范围外，其他大额收款应优先通过银行转账、线上支付等非现金方式收取，确需收取现金的，需经财务部门批准。（二）收款流程。1.各门店收银人员收取现金时，需向付款方开具合法合规的收款凭证（发票或收据），确保凭证信息真实、完整，加盖相应收款印章；2.收银人员每日下班前，对当日收取的现金进行清点核对，与收款凭证、收银系统记录进行核对，确认无误后填写《每日现金收款汇总表》；3.各门店需在收款当日或次日上午将收取的现金全额缴存公司指定银行账户，严禁截留、坐支现金；4.缴存现金后，门店收银人员需将银行存款凭证、《每日现金收款汇总表》、收款凭证存根等资料提交财务部门审核；5.财务部门对相关资料进行审核，确认无误后进行账务处理，并登记现金收款台账。（三）收款规范。1.严禁收银人员私自截留、挪用收款现金，严禁虚开发票或收据套取现金；2.收款凭证需按编号顺序使用，严禁跳号、缺号，作废凭证需加盖“作废”印章并完整留存；3.各门店需安装监控设备对收银台进行实时监控，监控记录至少留存30天，以备核查。第八条现金付款管理（一）付款范围。公司现金付款严格限定为以下零星支出，超出范围的支出必须通过银行转账方式支付：1.职工工资、津贴（零星补发现金部分）；2.个人劳务报酬；3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；5.向个人收购农副产品和其他物资的价款（如有）；6.出差人员必须随身携带的差旅费；7.结算起点以下的零星支出（结算起点按国家相关规定执行，公司内部设定为1000元）；8.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。（二）付款流程。1.现金付款申请人需填写《现金付款申请单》，注明付款事由、付款金额、收款单位（或个人）、相关业务凭证编号等信息，附上完整的业务凭证（如费用报销单、采购合同、验收单等），经部门负责人审核后提交财务部门；2.财务部门对《现金付款申请单》及相关业务凭证进行审核，核查付款事由的真实性、凭证的完整性、金额的准确性，确认符合付款范围和标准后，报财务部门负责人审批；3.大额现金付款（超过5000元）需经财务部门负责人审核后，报管理层终审；4.审批手续齐全后，财务部门现金管理人员核对相关信息，向申请人支付现金，并要求申请人在《现金付款申请单》上签字确认；5.财务部门及时登记现金付款台账，进行账务处理。（三）付款规范。1.严禁无审批、无凭证支付现金，严禁超范围、超金额支付现金；2.财务部门支付现金时，需严格核对收款方身份信息，确保现金支付给指定收款对象；3.严禁为其他单位或个人代收代付现金，严禁用现金支付不符合规定的款项。第九条库存现金管理（一）限额设定。财务部门根据公司经营规模、各门店业务量大小，分别核定公司总部和各门店的库存现金限额：1.公司总部库存现金限额不超过5000元；2.各门店库存现金限额根据日均零星支出规模核定，一般不超过3000元，业务量较大的门店可适当提高，但最高不超过5000元；3.库存现金限额需报管理层审批后执行，财务部门定期根据经营情况调整限额。（二）存放规范。1.库存现金需存放于指定的安全设施（带密码锁的保险柜）中，保险柜需放置在安全、不易被外人接触的位置；2.保险柜密码由现金保管人专人设置和保管，严禁向他人泄露，钥匙需随身携带或妥善保管，严禁随意放置；3.每日下班前，现金保管人需将库存现金清点核对后存入保险柜，锁闭保险柜并确认安全；4.节假日期间，需将超出限额的现金缴存银行，剩余现金由指定值班人员负责保管，办理交接手续并记录。（三）禁止事项。1.严禁用白条、借条、收据等非现金凭证抵充库存现金；2.严禁将公司现金存入私人账户，严禁私人挪用公司现金；3.严禁在非工作场所存放公司现金，严禁携带现金外出（除出差、缴存银行等经批准的情况外）；4.严禁擅自调整库存现金限额，严禁超额留存现金。第十条现金盘点管理（一）盘点频率。1.公司总部和各门店现金保管人每日下班前需对库存现金进行自查盘点，核对库存现金余额与现金日记账余额，确保账实相符，填写《每日现金盘点表》并签字确认；2.财务部门每周至少开展一次对各门店库存现金的抽查盘点，每月开展一次全面盘点；3.年末终了前，财务部门组织开展年度现金全面盘点，确保年度财务数据真实准确。（二）盘点流程。1.盘点人员需由两人及以上组成，其中至少有一名财务部门人员，现金保管人必须在场；2.盘点时，需逐额清点库存现金，核对现金日记账、收款凭证、付款凭证等资料，确认库存现金金额与账面金额是否一致；3.对盘点过程中发现的现金短缺、溢余等情况，需立即查明原因，填写《现金盘点差异处理表》，详细记录差异金额、原因分析、责任人员等信息；4.盘点完成后，盘点人员、现金保管人共同在《现金盘点表》上签字确认，盘点表及相关差异处理表提交财务部门存档。（三）差异处理。1.发现现金短缺的，需立即追查责任，属于个人原因造成的，由相关责任人承担赔偿责任；属于不可抗力或无法查明原因的，需报管理层审批后处理；2.发现现金溢余的，需查明原因，属于应支付给相关单位或个人的，及时支付；属于无法查明原因的，计入营业外收入；3.所有现金盘点差异必须在盘点当日上报财务部门，严禁隐瞒不报或拖延处理。第四章备用金管理第十一条备用金申请与核定（一）定额备用金申请与核定。1.各门店需申请定额备用金的，由门店负责人填写《定额备用金申请单》，注明申请部门、申请金额、用途、使用周期等信息，提交财务部门审核；2.财务部门根据门店日均零星支出规模、业务范围等因素进行审核，提出核定金额建议，报管理层审批；3.管理层审批通过后，财务部门向门店拨付核定金额的备用金，门店指定专人作为备用金责任人，负责备用金的保管与使用。（二）临时备用金申请与核定。1.各部门因临时业务需求申请临时备用金的，由部门负责人或申请人填写《临时备用金申请单》，注明申请部门、申请金额、具体用途、使用期限等信息，附上相关业务审批文件，提交财务部门审核；2.财务部门审核申请事由的真实性、金额的合理性后，报财务部门负责人审批；大额临时备用金（超过3000元）需报管理层终审；3.审批通过后，财务部门向申请人拨付备用金，申请人作为备用金责任人，负责备用金的专项使用与核销。（三）核定标准。1.定额备用金核定标准：单门店定额备用金一般为2000-5000元，具体根据门店业务量大小调整；2.临时备用金核定标准：根据临时业务的实际需求核定，原则上不超过10000元，特殊情况需超额申请的，需提供详细的费用预算，报管理层专项审批。第十二条备用金领用与保管（一）领用流程。1.备用金责任人凭审批通过的《定额备用金申请单》或《临时备用金申请单》，到财务部门办理领用手续；2.财务部门核对申请单信息，确认审批手续齐全后，向责任人拨付备用金；3.责任人需在申请单上签字确认，明确领用责任；4.财务部门登记《备用金领用台账》，记录领用日期、责任人、部门、金额、类型、用途等信息。（二）保管规范。1.备用金责任人需将备用金与个人现金严格区分，单独存放于指定保险柜中，妥善保管；2.建立《备用金使用登记台账》，详细记录每笔备用金支出的日期、金额、用途、收款单位（或个人）、相关凭证编号等信息，确保支出可追溯；3.备用金责任人岗位变动或离职时，需办理备用金交接手续，由财务部门人员监交，核对备用金余额与使用台账、相关凭证，确认无误后填写《备用金交接记录表》，交接人、接手人、监交人共同签字确认；4.严禁备用金责任人私自挪用备用金、转借他人使用，严禁用备用金支付不符合规定的支出。第十三条备用金使用与核销（一）使用规范。1.备用金必须用于申请核定的用途，严禁挪作他用；2.使用备用金支付时，需取得合法合规的原始凭证（发票、收据、验收单等），凭证需注明支出事由、金额、收款方信息，由相关负责人签字确认；3.定额备用金实行“定额管理、定期核销、补足定额”的管理方式，各门店每月至少办理一次核销手续；4.临时备用金实行“专款专用、使用后及时核销”的管理方式，使用期限一般不超过30天，特殊情况需延长的，需提前向财务部门申请，经审批后可延长，但最长不超过60天。（二）核销流程。1.备用金责任人整理备用金使用的原始凭证，填写《备用金核销申请表》，注明核销部门、责任人、备用金类型、核销金额、使用明细等信息，附上相关原始凭证，经部门负责人审核后提交财务部门；2.财务部门对《备用金核销申请表》及原始凭证进行审核，核查支出的真实性、凭证的完整性、金额的准确性，确认符合使用规范后，办理核销手续；3.定额备用金核销后，财务部门按核定定额补足备用金，确保备用金余额维持核定标准；4.临时备用金核销后，如有结余，责任人需将结余资金退回财务部门；如存在超支，需按公司费用报销流程办理补付手续；5.财务部门及时更新《备用金使用登记台账》，进行账务处理。（三）核销要求。1.严禁用虚假凭证、无效凭证办理备用金核销；2.严禁拖延核销，临时备用金使用到期后未及时核销的，财务部门将暂停该部门后续备用金申请；3.原始凭证丢失或不符合要求的，需由责任人说明情况，经部门负责人签字确认、财务部门审核、管理层审批后，方可办理核销手续，情节严重的追究相关责任人责任。第十四条备用金收回与注销（一）收回情形。出现以下情况时，财务部门需收回备用金：1.定额备用金使用部门（门店）业务调整，不再需要备用金的；2.备用金责任人岗位变动或离职的；3.临时备用金使用完毕并完成核销的；4.发现备用金责任人存在违规使用、挪用备用金等行为的；5.公司调整备用金管理政策，需要收回重新核定的。（二）收回流程。1.财务部门向备用金责任人或所在部门发出《备用金收回通知》，明确收回原因、收回日期、金额等信息；2.备用金责任人整理备用金使用台账及相关凭证，核对备用金余额，确保账实相符；3.责任人将备用金余额及相关台账、凭证提交财务部门，财务部门核对确认后，办理收回手续，填写《备用金收回记录表》；4.如备用金存在短缺，需查明原因，由相关责任人承担赔偿责任。（三）注销流程。备用金收回后，财务部门注销该笔备用金的管理记录，更新《备用金领用台账》，将相关申请、核销、收回等资料纳入备用金管理档案留存。第五章监督检查与奖惩第十五条监督检查机制（一）日常监督。1.财务部门每日对现金收支凭证、现金日记账、备用金使用台账进行抽查，核查流程执行的规范性；2.现金保管人、备用金责任人每日自查资金保管与使用情况，及时发现并纠正问题；3.各部门负责人定期对本部门现金收支、备用金使用情况进行监督检查，确保符合制度要求。（二）专项检查。内部审计部门每半年组织一次现金与备用金管理专项检查，联合财务部门开展，重点核查以下内容：1.现金收支流程的合规性，是否存在坐支现金、超范围收付现金等违规行为；2.库存现金限额执行情况，是否存在超额留存现金、白条抵库等情况；3.备用金领用、使用、核销流程的规范性，是否存在违规使用、挪用备用金等行为；4.现金盘点、备用金核查制度的落实情况；5.现金与备用金管理档案的完整性、规范性。专项检查完成后，形成《现金与备用金管理专项检查报告》，上报管理层，明确存在的问题、整改建议及责任人员。（三）问题整改。对监督检查中发现的问题，财务部门下达《整改通知书》，明确整改责任部门、整改内容及整改时限；相关部门需按时完成整改，提交整改报告及相关证明材料；内部审计部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对无法立即整改的重大问题，需制定阶段性整改计划，报管理层审批后推进。（四）举报机制。建立现金与备用金管理违规行为举报机制，鼓励员工对挪用现金、坐支现金、虚假核销备用金、虚报备用金等违规行为进行举报；财务部门、内部审计部门对举报线索及时核查，严肃处理违规人员，并为举报人保密；对举报属实的，给予举报人适当奖励。第十六条奖惩措施（一）奖励。对在现金与备用金管理工作中表现突