2026年剧本杀运营公司员工档案建立与保管制度

2026年剧本杀运营公司员工档案建立与保管制度第一章总则第一条制定目的为规范公司员工档案的建立、保管、使用及销毁全流程管理，精准记录员工职业履历与履职情况，提升人力资源管理规范化水平，保障员工个人信息安全与合法权益，符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规要求，结合剧本杀行业员工特性（含DM、运营、行政、剧本创作等岗位差异）及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有剧本杀门店的全体员工档案管理工作，涵盖员工档案的信息采集、建立、审核、更新、保管、使用、脱敏、销毁等全环节，涉及公司人力资源部、各业务部门、门店负责人、档案管理员等相关主体及全体员工。凡与公司建立劳动关系（含正式、试用期、劳务派遣）的员工，其档案信息管理均适用本制度规定。第三条核心原则（一）合法合规原则。严格遵循国家劳动用工及个人信息保护相关法律法规，档案信息的采集、使用、保管均符合法定要求，严禁非法收集、滥用员工信息。（二）真实完整原则。确保档案信息真实反映员工实际情况，全面记录职业关键信息，避免虚假信息、缺失信息影响人力资源管理决策。（三）隐私保护原则。将员工信息安全放在首位，建立全流程隐私保护机制，严防信息泄露、篡改、丢失，重点保护员工敏感信息。（四）精准实用原则。档案信息采集聚焦人力资源管理需求，突出剧本杀行业岗位特性，确保信息对员工招录、培训、考核、晋升等工作具有实际参考价值。（五）权限可控原则。明确各岗位档案使用权限，建立分级授权机制，防止信息越权访问、使用，保障档案管理安全有序。（六）全程追溯原则。对档案的建立、更新、使用、销毁等环节进行全程记录，确保每一项操作均可追溯，责任可明确。第二章员工档案建立规范第四条建立范围（一）正式员工：所有与公司签订劳动合同的正式员工，均需建立完整员工档案；（二）试用期员工：试用期员工自办理入职手续之日起建立临时档案，转正后合并为正式档案；（三）劳务派遣员工：根据合作协议要求，建立简化版员工档案，重点记录岗位信息、履职评价等核心内容；（四）离职员工：离职员工档案按规定保留相应期限，保留期间单独分类管理，期满后按规定销毁。第五条档案信息采集内容档案信息采集实行“最小必要”原则，分为基础信息、入职与岗位信息、薪酬绩效信息、培训与成长信息、奖惩信息、离职信息六大类，具体内容如下：（一）基础信息：员工姓名、性别、身份证号、联系方式、户籍地址、紧急联系人及联系方式、学历学位证明、职业资格证书等；（二）入职与岗位信息：入职日期、劳动合同签订信息（期限、类型、岗位）、岗位调整记录、工作调动记录、岗位职责说明书等；（三）薪酬绩效信息：薪酬标准、工资发放记录、绩效考评结果、奖金发放记录、社保公积金缴纳记录等；（四）培训与成长信息：参加内部培训（如DM专业技能培训、剧本解读培训）、外部培训的记录，培训考核结果、职业发展规划、晋升评估材料等；（五）奖惩信息：员工获得的表彰奖励（如优秀员工、最佳DM等）、违规违纪处分记录及相关处理决定、整改情况等；（六）离职信息：离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、离职原因说明、解除/终止劳动合同证明等。第六条信息采集渠道与方式（一）入职采集：员工入职时，由人力资源部指导填写《员工入职信息登记表》，并收集身份证、学历学位证、职业资格证等相关证明材料复印件，核实原件真实性后归档；（二）日常采集：人力资源部根据员工岗位调整、薪酬变动、培训考核、奖惩等日常管理情况，同步记录并补充档案信息；各部门负责人及时提交本部门员工的履职评价、绩效结果等信息；（三）外部采集：经员工同意后，从原用人单位调取的背景调查信息、职业履历证明；从培训机构获取的培训结业证明等合法外部信息；（四）采集要求：严禁以欺骗、胁迫等非法方式采集员工信息；采集敏感信息（如健康状况、家庭详细信息等）需单独获得员工书面同意；员工提供的材料需加盖“与原件核对无误”印章，确保信息真实可靠。第七条档案建立流程（一）信息录入：人力资源部专员在员工入职后3个工作日内，将采集到的信息录入公司员工档案管理系统或整理形成纸质档案；（二）信息审核：人力资源部负责人在录入完成后1个工作日内完成审核，重点核查信息真实性、完整性、准确性，发现错误或缺失信息的，及时反馈采集人员补充核实；（三）档案分类：审核通过后，按“正式员工档案”“试用期员工档案”“劳务派遣员工档案”“离职员工档案”进行分类归档，正式员工档案按岗位类别进一步细分（如DM岗位、运营岗位、行政岗位等），并为每份档案分配唯一档案编号；（四）档案更新：员工发生岗位调整、薪酬变动、培训考核、奖惩等情况时，人力资源部需在2个工作日内更新档案信息；每季度对档案信息进行一次全面复核，确保信息时效性。第三章员工档案保管规范第八条保管责任与分工（一）归口管理：公司人力资源部为员工档案管理的归口部门，负责统筹档案保管工作，制定档案保管细则，监督保管措施落实；（二）专人负责：人力资源部配备专职档案管理员，负责档案的日常保管、整理、备份等工作；档案管理员需签订保密协议，明确保密责任；（三）技术保障：信息技术部负责员工档案管理系统的安全维护，保障系统稳定运行，防范信息泄露、篡改风险。第九条保管方式与要求（一）电子档案保管：1.电子档案存储于公司专用服务器或合规的云存储平台，实行加密存储，设置访问密码及操作日志；2.档案管理员每日对电子档案进行自动备份，每周进行一次异地备份，确保档案数据安全；3.严禁将电子档案存储于私人电脑、手机或公共网络存储设备；（二）纸质档案保管：1.纸质档案需使用专用档案柜存放，档案柜上锁管理，钥匙由档案管理员专人保管；2.存放环境需符合防潮、防火、防虫、防盗、防高温要求，避免档案损坏或丢失；3.纸质档案需按分类顺序整理归档，建立纸质档案台账，详细记录档案编号、存放位置、保管期限等信息；（三）保管期限：1.正式员工档案：在职期间永久保管，离职后继续保管5年，期满后按规定销毁；2.试用期员工档案：未转正离职的，保管2年；转正的合并为正式档案；3.劳务派遣员工档案：合作期间保管，合作结束后保管3年；4.涉及劳动纠纷、法律诉讼的员工档案，保管期限延长至纠纷解决后5年。第十条档案保管安全措施（一）访问控制：电子档案管理系统实行分级授权访问，不同岗位人员分配不同访问权限（如部门负责人仅可访问本部门员工的岗位及绩效信息，档案管理员可访问全量档案信息），严禁越权访问；（二）操作规范：工作人员访问、使用档案信息时，需严格遵守操作流程，及时锁定操作界面，严禁转借账号、泄露密码；纸质档案查阅后需及时归位，不得随意摆放；（三）安全检查：档案管理员每周对电子档案系统的操作日志、备份情况进行核查；每月对纸质档案存放环境、档案完整性进行检查，发现问题及时整改；（四）应急处置：建立档案安全应急预案，若发生档案信息泄露、丢失、篡改等情况，立即启动应急预案，及时采取补救措施，同时向公司管理层及相关监管部门报告（如涉及重大信息泄露）。第四章员工档案使用规范第十一条档案使用范围员工档案仅用于以下合法用途：（一）人力资源管理：员工招录审核、岗位调整、薪酬核算、绩效考评、培训规划、晋升决策等；（二）劳动纠纷处理：作为解决劳动争议、履行劳动合同的依据；（三）合规检查：配合劳动保障部门、审计部门等相关单位的监督检查；（四）员工个人查询：为员工提供本人档案信息查询服务；（五）其他：经员工明确同意及公司管理层批准的合法用途。严禁将员工档案用于未经授权的商业活动、对外提供给第三方（法律法规另有规定的除外）。第十二条档案使用权限与流程（一）权限分级：1.各部门负责人：可查询本部门员工的基础信息、岗位信息、绩效信息，无权查看薪酬、敏感个人信息；2.人力资源部人员：可查询全量员工档案的核心信息，用于日常人力资源管理工作；3.档案管理员：拥有档案查看、整理、备份、销毁等全流程操作权限；4.管理层：可查看档案汇总数据及核心员工档案信息，用于管理决策；（二）使用流程：1.内部使用：工作人员因工作需要使用档案信息时，需通过档案管理系统提交使用申请，注明使用目的、使用范围，经部门负责人及人力资源部负责人审批同意后，方可访问；纸质档案查阅需填写《员工档案查阅登记表》，经审批后在档案管理员监督下查阅；2.外部使用：因法律诉讼、监管检查等特殊情况需向外部提供档案信息的，需经公司管理层审批，并要求接收方签订保密协议，严格限制信息使用范围；3.记录追溯：所有档案使用行为均需在系统或登记表中留下记录，包括使用人、使用时间、使用目的、使用内容等，确保全程可追溯。第十三条档案信息脱敏要求（一）对外提供档案信息时，必须对敏感信息进行脱敏处理，如隐藏员工完整身份证号（仅保留前6位和后4位）、完整手机号（仅保留后4位）、隐去详细家庭地址等；（二）用于数据分析、管理汇报的档案数据，需进行匿名化处理，确保无法直接或间接识别到具体员工；（三）脱敏处理后的信息需经人力资源部负责人审核确认，确保不泄露员工隐私后，方可使用或对外提供。第五章员工权益保障与档案销毁第十四条员工权益保障（一）知情权：员工有权查询自己的档案信息，人力资源部需在员工提出查询申请后3个工作日内提供查询服务，对查询内容进行详细说明，严禁隐瞒档案信息；（二）更正权：员工发现自己的档案信息存在错误或不完整的，有权提出更正申请，人力资源部需在收到申请后2个工作日内核实，确需更正的，立即更新档案信息，并将更正结果告知员工；（三）保密权：员工有权要求公司对其档案中的敏感信息进行保密，人力资源部需采取有效措施防范信息泄露；（四）离职档案转移权：员工离职后，有权要求公司按规定转移个人档案，人力资源部需在15个工作日内为离职员工办理档案转移手续或提供档案保管证明。第十五条档案销毁规范（一）销毁条件：达到规定保管期限的员工档案；存在重复、无效信息的档案（无效信息需单独销毁，有效信息保留）；经核实为虚假信息的材料；（二）销毁审批：档案管理员对符合销毁条件的档案进行梳理，编制《员工档案销毁清单》，注明档案编号、姓名、岗位、保管期限、销毁原因等信息，报人力资源部负责人及公司管理层审批；（三）销毁方式：1.电子档案：采用数据粉碎、物理销毁存储介质等不可逆方式销毁，确保无法恢复；2.纸质档案：采用碎纸机粉碎或委托专业销毁机构销毁，严禁随意丢弃；涉及涉密信息的档案，需按涉密文件销毁规定处理；（四）销毁监督：档案销毁过程需有2名及以上工作人员在场监督，销毁完成后，监督人员与销毁人员共同在《员工档案销毁清单》上签字确认；（五）销毁记录：《员工档案销毁清单》及销毁过程记录需归档保存，保存期限不少于3年。第六章监督考核与责任追究第十六条监督管理机制（一）日常监督：人力资源部每日核查档案信息的录入、更新情况，每周检查档案保管、使用流程的执行情况，及时发现并纠正违规行为；（二）专项监督：每季度开展一次员工档案管理专项检查，重点核查信息采集的合法性、档案保管的安全性、使用的合规性、销毁的规范性，形成专项检查报告，报公司管理层；（三）投诉核查：设立员工信息保护投诉渠道，受理员工关于档案信息泄露、滥用等投诉，人力资源部需在收到投诉后3个工作日内核查处理，及时向员工反馈结果；（四）技术监控：信息技术部通过档案管理系统对访问、操作行为进行实时监控，发现异常访问、违规操作的，立即预警并通知人力资源部核查。第十七条考核评价公司将员工档案管理工作成效纳入人力资源部及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：（一）档案信息完整率：正式员工档案信息完整率不低于98%；（二）信息更新及时率：员工信息变更后2个工作日内更新率不低于98%；（三）合规操作率：档案采集、使用、销毁等环节合规操作率100%；（四）信息安全率：无档案信息泄露、丢失、篡改等安全事件；（五）员工满意度：员工对档案信息管理及权益保障的满意度不低于90%。对考核优秀的部门及个人，公司给予表彰奖励（如奖金、荣誉证书等）；对考核不达标的，扣减相应绩效分数，责令限期整改，整改仍不合格的调整岗位或予以处罚。第十八条责任追究对违反本制度规定，存在以下情形的部门或个人，公司根据情节轻重给予相应处理：（一）情节较轻的：未按规定时限录入、更新档案信息，档案信息存在轻微错误，未按要求履行审核手续的，给予警告处分，责令限期整改，扣减当月绩效奖金；（二）情节较重的：非法采集员工信息，越权访问、使用档案信息，未按规定进行档案脱敏处理，泄露员工非敏感信息，未按规定保管档案导致档案损坏的，给予记过处分，扣发3个月绩效奖金，情节严重的调整岗位；（三）情节严重的：泄露、出售、滥用员工敏感信息，故意篡改、销毁档案信息，因严重失职导致重大信息安全事件，给公司品牌形象或员工权益造成严重损害的，给予开除处分，依法追究经济赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第十九条特殊情况处理（一）不可抗力影响：因自然灾害、疫情、系统故障等不可抗力因素导致档案损坏、丢失的，相关部门需及时启动应急处置，全力挽回损失，并向管理层提交情况说明，