生产中心订货制度

PAGE生产中心订货制度一、总则（一）目的为了规范生产中心的订货流程，确保生产所需物资的及时供应、质量可靠且成本合理，提高生产效率，保障生产活动的顺利进行，特制定本订货制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产中心所有生产相关物资的订货活动，包括原材料、零部件、设备及工具等。（三）基本原则1.按需订货原则：根据生产计划和实际需求，准确确定订货数量和时间，避免盲目订货造成库存积压或短缺。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所订货物符合生产要求和相关质量标准。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低订货成本，提高经济效益。4.合规合法原则：订货活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规定，确保交易的合法性和规范性。二、订货流程（一）需求预测与计划制定1.生产计划分析生产部门应定期对生产计划进行详细分析，明确各阶段的生产任务、产品规格及数量要求。根据生产计划的安排，预估所需各类物资的品种、数量和到货时间。2.需求预测结合历史生产数据、市场趋势以及销售订单情况，运用科学的方法对未来一段时间内的物资需求进行预测。需求预测应考虑季节性因素、产品升级换代等影响因素，力求准确反映实际需求。3.订货计划制定生产中心根据需求预测结果和生产计划，制定详细的订货计划。订货计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计到货日期等信息，并按照物资的重要性和采购周期进行分类排序。（二）供应商选择与评估1.供应商筛选采购部门根据订货计划中物资的类别和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息。对供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.供应商评估对筛选出的供应商进行全面评估，评估方式可采用实地考察、问卷调查、样品检验、参考其他客户评价等。评估内容涵盖供应商的资质证书、生产设备、质量管理体系、环保措施、财务状况等。建立供应商评估档案，记录评估结果。3.合格供应商确定根据评估结果，确定合格供应商名单。合格供应商应具备稳定的生产能力、良好的产品质量和信誉，能够满足公司生产需求。采购部门与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。（三）订货合同签订1.合同起草采购人员根据订货计划和与供应商协商的结果，起草订货合同。合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规要求，表述清晰、准确，避免歧义。2.合同审核订货合同起草完成后，提交相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、生产部门等。法务部门主要审核合同的合法性和合规性；财务部门审核付款方式和结算条款；生产部门审核物资的规格型号和交货期是否符合生产要求。各审核部门提出审核意见，采购人员根据审核意见对合同进行修改完善。3.合同签订经审核通过的订货合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管合同副本。（四）订货执行与跟踪1.订单下达采购人员将签订好的订货合同及时下达给供应商，并要求供应商确认订单。订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，确保供应商按时安排生产和发货。2.生产进度跟踪对于生产周期较长的物资，采购人员应定期与供应商沟通，了解生产进度。必要时，可到供应商工厂实地查看生产情况，及时解决生产过程中出现的问题，确保物资按时生产完成。3.发货跟踪在物资发货前，采购人员应确认发货时间、运输方式、运输路线等信息。发货后，跟踪货物的运输状态，及时掌握货物的到货时间。如发现运输过程中出现延误、损坏等情况，应及时与供应商和物流公司沟通协调，采取相应措施解决问题。4.到货验收物资到货前，生产中心应安排专人负责验收工作。验收人员根据订货合同和质量标准，对到货物资的数量、规格型号、质量等进行逐一核对。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知供应商处理，可要求供应商补货、换货或退货等。（五）付款管理1.付款申请采购人员根据订货合同约定的付款方式和到货验收情况，填写付款申请单。付款申请单应注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由等信息，并附上相关的发票、验收报告等证明文件。2.付款审批付款申请单提交给财务部门进行审核，财务部门审核通过后，按照公司的财务审批流程提交各级领导审批。审批通过后，财务部门安排付款。3.付款记录与跟踪财务部门应建立付款记录台账，详细记录每笔付款的时间、金额、供应商等信息。跟踪付款执行情况，确保款项按时足额支付给供应商，维护公司良好的商业信誉。三、订货风险管理（一）市场风险1.价格波动风险关注市场价格动态，分析价格波动趋势。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批订货等方式降低价格风险。2.供应短缺风险加强与供应商的沟通与合作，建立战略合作伙伴关系，确保供应商有稳定的生产能力。同时，拓宽供应商渠道，避免过度依赖单一供应商。对于关键物资，提前储备一定数量的库存，以应对可能出现的供应短缺情况。（二）质量风险1.供应商质量不稳定风险定期对供应商进行质量评估和监督，要求供应商建立完善的质量管理体系。增加对到货物资的抽检频次，对于质量不稳定的供应商，及时采取整改措施或终止合作。2.质量标准变更风险关注行业质量标准的变化，及时将相关信息传达给供应商。在订货合同中明确质量标准变更的处理方式，确保物资质量始终符合公司生产要求。（三）合同风险1.合同条款风险在签订订货合同前，仔细审查合同条款，避免因合同条款不明确、不合理而引发纠纷。对于重要合同条款，可咨询专业法律人士的意见。2.合同执行风险加强对订货合同执行情况的跟踪与监督，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未按时交货、货物质量不符合要求等，应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、订货信息管理（一）建立订货信息数据库1.数据收集收集整理与订货活动相关的各类信息，包括供应商信息、订货合同信息、订单执行情况、到货验收记录、付款记录等。2.数据录入与维护将收集到的信息及时录入订货信息数据库，并定期进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（二）信息共享与利用1.内部信息共享生产中心、采购部门、财务部门等相关部门可通过公司内部信息系统共享订货信息，实现信息的实时传递和协同工作。各部门根据共享的信息及时调整工作安排，提高工作效率。2.数据分析与利用定期对订货信息数据库中的数据进行分析，提取有价值的信息，如采购成本分析、供应商绩效评估、物资需求趋势分析等。通过数据分析为公司的订货决策提供依据，优化订货流程和采购策略。五、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对生产中心的订货活动进行审计，检查订货流程的执行情况、合同签订与履行情况、付款管理等方面是否符合规定。对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查采购部门应定期对自身的订货工作进行自查，发现问题及时纠正。建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止违规操作和腐败行为的发生。（二）考核指标1.订货及时率考核订货是否按照生产计划和需求及时下达，确保生产所需物资按时到货。订货及时率=按时到货的订单数量/总订单数量×100%。2.物资质量合格率考核到货物资的质量是否符合要求。物资质量合格率=验收合格的物资数量/到货物资总数量×100%。3.采购成本控制率考核订货成本是否控制在预算范围内。采购成本控制率=（实际采购成本预算采购成本）/预算采购成本×100%。4.供应商满意度考核供应商对公司订货工作的满意度。通过问卷调查、供应商反馈等方式收集供应商意见，计算供应商满意度得分。（三）考核与奖惩1.考核周期对采购人员的订货工作考核每季度进行一次，对供应商的考核每年进行一次。2.奖惩措施根据考核结果，对表现优秀的采购人员和供应商给予奖励，如奖金、荣誉证书、优先合作等；对未达到考核标准的采购人员和供应商进行相应的处罚，如警告、扣减绩效奖金、终