生产部文员岗位制度

PAGE生产部文员岗位制度一、总则（一）目的为规范生产部文员岗位的工作流程和行为准则，提高工作效率，确保生产部各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司生产部文员岗位的全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司的各项规章制度。2.以服务生产为宗旨，认真履行岗位职责。3.坚持实事求是，准确、及时地完成各项工作任务。4.严格保守公司机密，维护公司利益。二、岗位职责（一）文件管理1.负责生产部各类文件、资料的收集、整理、归档和保管工作，确保文件资料的完整性和准确性。2.按照文件类别和编号规则，对文件进行分类编号，建立清晰的文件目录，便于查询和使用。3.定期对文件进行清查和盘点，及时发现并处理文件丢失、损坏等问题。4.根据公司规定的文件保管期限，对过期文件进行妥善处理。（二）文档起草与处理1.根据生产部工作需要，起草各类通知、报告、会议纪要等文档，确保文档内容符合公司要求和格式规范。2.负责文档的打印、复印、传真等工作，保证文档及时准确地传递给相关人员。3.对收到的外来文件进行登记、分发和跟踪处理，确保文件得到及时有效的回复和落实。4.协助部门领导对重要文档进行审核和修改，提高文档质量。（三）生产计划与调度1.协助生产主管制定月度、周度生产计划，根据订单情况和生产能力进行合理安排。2.及时收集生产进度信息，跟踪生产计划的执行情况，发现问题及时向生产主管汇报，并协助解决。3.负责生产调度工作，协调各生产环节之间的关系，确保生产顺畅进行。4.根据生产计划调整情况，及时更新生产报表，为生产决策提供数据支持。（四）物料管理1.协助仓库管理人员做好生产物料的出入库管理工作，确保物料数量准确、账目清晰。2.定期对物料库存进行盘点，及时发现并处理物料短缺、积压等问题。3.根据生产需求，提前做好物料的申购和催货工作，保证生产所需物料的及时供应。4.协助制定物料消耗定额，对物料消耗情况进行统计和分析，提出节约物料的建议和措施。（五）数据统计与分析1.负责收集、整理和统计生产部各类数据，如产量、质量、工时、设备利用率等。2.运用数据分析工具，对生产数据进行深入分析，生成各类统计报表和分析报告，为生产决策提供数据支持。3.定期对生产数据进行汇总和上报，确保数据的及时性和准确性。4.根据数据分析结果，提出改进生产管理的建议和措施，协助提高生产效率和质量。（六）会议组织与安排1.负责生产部各类会议的组织和安排工作，包括会议通知的发送、会议场地的布置、会议资料的准备等。2.做好会议记录，准确记录会议内容和决议，会后及时整理会议纪要并发送给相关人员。3.跟踪会议决议的执行情况，及时向会议主持人汇报。4.协助部门领导组织召开跨部门协调会议，促进部门之间的沟通与协作。（七）办公用品管理1.负责生产部办公用品的采购、发放和管理工作，建立办公用品台账，确保办公用品的合理使用。2.根据办公用品的使用情况，定期进行盘点和库存调整，避免浪费和积压。3.制定办公用品消耗定额，对各部门的办公用品使用情况进行统计和分析，提出节约办公用品的建议和措施。4.负责办公设备的日常维护和管理工作，如打印机、复印机、传真机等，及时处理设备故障，确保设备正常运行。（八）其他工作1.完成领导交办的其他临时性工作任务，积极配合其他部门的工作，共同完成公司的整体目标。2.协助做好生产现场的5S管理工作，保持工作环境的整洁和有序。3.加强与其他部门文员的沟通与协作，共同做好公司的行政后勤工作。三、工作流程（一）文件收发流程1.收文外来文件送达生产部文员处，文员首先进行登记，记录文件的名称、文号、发文单位、日期、份数等信息。对文件进行初步审核，检查文件的完整性和有效性，如发现问题及时与发文单位联系。根据文件内容和性质，将文件分发给相关人员，并在文件传阅单上签字确认。跟踪文件的处理情况，及时提醒相关人员在规定时间内完成文件的处理，并收回处理结果。将处理完毕的文件进行整理归档。2.发文由相关人员起草文件，经部门领导审核签字后交生产部文员。文员对文件进行格式排版和校对，确保文件符合公司要求。在公司发文系统中进行文件的登记和编号，生成正式的文件文号。根据文件的发送范围，通过邮件、OA系统等方式将文件发送给相关人员，并要求收件人进行签收确认。将发文的纸质文件进行打印、盖章，按照规定的份数分发到相关部门和人员手中。定期对发文进行整理归档，建立发文台账。（二）生产计划制定流程1.订单接收销售部门将客户订单信息传递给生产部文员，文员进行详细记录，包括订单编号、产品名称、规格型号、数量、交货日期等。2.产能评估文员根据订单要求，结合生产部现有设备、人员、原材料等情况，对产能进行初步评估，判断是否能够按时完成订单生产。3.计划制定将产能评估结果反馈给生产主管，与生产主管共同商讨制定月度、周度生产计划。生产计划应明确各生产环节的任务、时间节点、责任人等信息。4.计划审批生产计划制定完成后，提交给部门领导进行审批。部门领导根据公司整体生产安排和市场需求情况，对生产计划进行审核和调整，确保计划的合理性和可行性。5.计划下达计划审批通过后，生产部文员将生产计划以书面形式下达给各生产车间、班组及相关部门，并组织召开生产计划动员会，确保各部门明确生产任务和要求。6.计划跟踪与调整在生产过程中，文员及时收集生产进度信息，与生产车间、班组及相关部门保持密切沟通，跟踪生产计划的执行情况。如发现实际生产进度与计划存在偏差，及时分析原因，并协助生产主管进行生产计划的调整，确保生产任务按时完成。（三）物料管理流程1.物料申购根据生产计划和物料库存情况，各生产车间、班组及相关部门向生产部文员提交物料申购单，注明物料名称、规格型号、数量、申购日期等信息。文员对物料申购单进行汇总和审核，检查申购物料的必要性和合理性，如发现问题及时与申购部门沟通。将审核通过的物料申购单提交给采购部门，并跟踪采购进度，确保物料按时采购到位。2.物料入库采购的物料到货后，仓库管理人员通知生产部文员。文员与仓库管理人员共同对物料进行验收，检查物料的数量、规格型号、质量等是否符合要求。如验收合格，文员在物料入库单上签字确认，并协助仓库管理人员办理入库手续，将物料信息录入库存管理系统。如验收不合格，文员及时与采购部门联系，协商处理退货、换货等事宜。3.物料发放各生产车间、班组及相关部门根据生产需要，填写物料领料单，注明物料名称、规格型号、数量、领用日期等信息，经部门负责人签字后提交给生产部文员。文员对物料领料单进行审核，检查领料的合理性和准确性，如发现问题及时与领料部门沟通。根据审核通过的物料领料单，通知仓库管理人员发放物料，并在物料发放登记表上签字确认。仓库管理人员按照物料领料单的要求，发放物料，并做好物料出库记录，更新库存管理系统。4.物料盘点定期组织仓库管理人员对物料进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度。文员制定物料盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等信息，并组织相关人员进行盘点工作。在盘点过程中，认真核对物料的实际数量与库存管理系统记录是否一致，如发现差异及时记录并查找原因。盘点结束后，文员根据盘点结果编制物料盘点报告，分析差异原因，提出处理建议，并提交给部门领导。根据部门领导的批示，对物料盘点差异进行处理，调整库存账目，确保物料账实相符。（四）数据统计与分析流程1.数据收集生产部文员按照规定的时间周期和数据来源，收集各类生产数据，如产量数据从生产车间的生产报表中获取，质量数据从质量检验记录中提取，工时数据从考勤系统和生产记录中收集等。对收集到的数据进行初步整理，去除重复、无效的数据，确保数据的准确性和完整性。2.数据录入将整理好的数据录入到专门的数据统计分析软件或电子表格中，建立生产数据台账。在录入过程中，认真核对数据，确保数据录入的准确性，避免出现数据错误。3.数据分析运用数据分析工具，如Excel的数据透视表、图表制作功能等，对生产数据进行深入分析。分析内容包括产量趋势分析、质量合格率分析、工时利用率分析、设备故障率分析等。通过数据分析，找出生产过程中存在的问题和规律，如产量波动较大的原因、质量问题频发的环节、设备故障高发的时间段等。4.报告编制根据数据分析结果，编制生产数据统计分析报告。报告内容应包括数据图表、分析结论、问题提出及改进建议等。报告语言应简洁明了，数据准确可靠，分析结论客观公正，改进建议具有针对性和可操作性。5.报告提交将编制好的生产数据统计分析报告提交给生产主管和部门领导，为生产决策提供数据支持。根据部门领导的意见和建议，对报告进行修改和完善，确保报告能够满足公司管理需求。（五）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题和目的，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。会议通知应明确会议的主题、时间、地点、议程、参会要求等内容。准备会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、讨论文件等，并确保资料的准确性和完整性。布置会议场地，包括摆放桌椅、调试音响设备、准备投影仪等，营造良好的会议环境。2.会议记录在会议过程中，认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等。记录应尽量完整、准确，采用速记、录音等方式辅助记录。对会议中的重要观点和决议事项进行重点标注，以便会后整理和传达。3.会议纪要整理会议结束后，及时对会议记录进行整理，形成会议纪要。会议纪要应包括会议基本信息、会议内容摘要、决议事项及责任人、下一步工作安排等内容。对会议纪要进行审核和修改，确保内容准确、语言通顺、格式规范。4.会议纪要发放将审核通过的会议纪要及时发放给参会人员和相关部门，确保会议决议得到及时传达和落实。跟踪会议决议的执行情况，定期向会议主持人汇报，对执行过程中出现的问题及时协调解决。四、工作规范（一）工作时间1.生产部文员应遵守公司规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如有特殊情况需要请假，应提前按照公司请假制度办理请假手续，经批准后方可离开岗位。（二）工作态度1.保持积极主动的工作态度，认真负责地完成各项工作任务，不得敷衍塞责。2.对待工作要严谨细致，注重细节，确保工作质量。3.具有较强的团队合作精神，积极与同事沟通协作，共同完成生产部的各项工作。（三）工作纪律1.严格遵守公司的各项规章制度，保守公司机密，不得泄露公司的商业秘密和技术信息。2.在工作时间内，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网站等。3.爱护公司的办公设备和办公用品，不得随意损坏或浪费。（四）工作沟通1.与上级领导保持密切沟通，及时汇报工作进展情况，认真听取领导的意见和建议，按照领导的要求开展工作。2.与其他部门文员保持良好的沟通协作关系，共同做好公司的行政后勤工作。3.与生产车间、班组及相关部门的工作人员保持经常联系，及时了解生产情况，协调解决工作中出现的问题。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：主要考核生产部文员在文件管理、文档起草与处理、生产计划与调度、物料管理、数据统计与分析、会议组织与安排等方面的工作完成情况和工作质量。2.工作态度：考核文员的工作积极性、责任心、团队合作精神等方面的表现。3.工作能力：评估文员的专业知识、业务技能、沟通协调能力等方面的水平。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由生产主管对文员的工作表现进行评价和打分。2.不定期考核：根据工作需要，对文员的某项工作任务或工作表现进行不定期考核，及时发现问题并给予指导和纠正。3.自我评价：文员应定期进行自我评价，总结工作经验和不足，