学校培训中心采购制度

PAGE学校培训中心采购制度一、总则（一）目的为规范学校培训中心采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校培训中心各部门及下属单位所进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：除涉及国家机密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校培训中心设立采购领导小组，由中心领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购工作的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。2.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作，对采购结果负责。（三）职责分工1.采购部门职责根据需求部门提出的采购需求，制定采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等。收集供应商信息，建立供应商数据库，组织供应商筛选、考察和评估。组织采购谈判，起草采购合同，办理采购合同的签订、变更、终止等手续。负责采购项目的实施，协调与供应商、需求部门等各方关系，确保采购任务按时完成。负责采购项目的验收工作，组织相关人员对采购物资或服务进行验收，出具验收报告。整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件、记录等。2.需求部门职责根据培训中心教学、运营等实际需求，准确提出采购需求，详细说明采购物资或服务的技术规格、性能要求、数量、质量标准等。参与采购前期的市场调研，提供专业意见和建议，协助采购部门确定采购方案。配合采购部门进行供应商考察、评估等工作，对供应商的技术能力、产品质量、服务水平等进行评价。参与采购合同的起草和审核，提出修改意见，确保合同条款符合需求。负责采购物资或服务的接收、使用和管理，在使用过程中发现问题及时反馈给采购部门。参与采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行验收，出具验收意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据培训中心年度工作计划和实际需求，会同需求部门编制采购预算。采购预算应涵盖各类采购项目，包括教学设备采购、办公用品采购、服务采购等，并明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑培训中心的发展规划、业务需求和资金状况，确保预算的科学性、合理性和准确性。3.采购预算编制过程中，应广泛征求各部门意见，进行充分的市场调研和成本分析，参考同类采购项目的历史数据，合理确定采购预算金额。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议。采购领导小组应从培训中心整体战略目标、资金状况、业务需求等方面对采购预算进行审核，确保预算符合培训中心实际情况和发展要求。2.经采购领导小组审议通过的采购预算，报学校培训中心领导审批。学校培训中心领导应根据培训中心财务状况和发展规划，对采购预算进行最终审批，确保预算的可行性和合规性。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如遇特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.采购预算调整申请应由采购部门提出，详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额等，并附相关证明材料。采购预算调整申请经需求部门审核、采购领导小组审议后，报学校培训中心领导审批。3.采购预算调整获得批准后，采购部门应按照调整后的预算组织采购活动，确保采购工作的顺利进行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算情况等。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请，结合培训中心库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等。2.采购计划经采购部门负责人审核签字后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据培训中心实际情况和发展需求，对采购计划进行审批，确保采购计划的科学性和合理性。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品或服务质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商筛选与考察：采购部门根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并组织相关人员对供应商进行考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、售后服务水平等。3.供应商评估与确定：采购部门会同需求部门等相关人员，对考察合格的供应商进行评估。评估内容包括供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择综合实力较强、信誉良好的供应商作为中标候选人，并报采购领导小组审批。采购领导小组根据评估结果和采购项目的实际情况，确定最终的供应商。4.供应商管理：采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购交易记录、评估结果等进行记录和管理。定期对供应商进行考核和评价，如发现供应商存在产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况，应及时采取措施进行处理，包括警告、罚款、暂停合作、终止合作等。（四）采购合同签订1.采购部门与确定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、数量、交货期、售后服务等条款达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、公平合理。2.采购合同起草完成后，应提交需求部门、法务部门等相关人员进行审核。需求部门主要审核合同条款是否符合采购需求，法务部门主要审核合同条款是否符合法律法规要求。审核通过后的采购合同报采购部门负责人签字盖章，然后提交供应商签字盖章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购项目实施1.采购部门按照采购合同约定，组织供应商实施采购项目。在采购项目实施过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时掌握采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.需求部门应配合采购部门做好采购项目实施工作，提供必要的技术支持和协助。如发现采购物资或服务不符合合同要求，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应及时与供应商协商解决。（六）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收人员应包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。验收内容包括采购物资或服务的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。2.验收人员应按照验收标准和程序进行验收，填写《验收报告》。《验收报告》应详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等，并由验收人员签字确认。如验收合格，采购部门应办理相关结算手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供符合要求的物资或服务。（七）付款1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同约定、验收情况、资金状况等。审核通过后的付款申请报学校培训中心领导审批。3.学校培训中心领导根据财务状况和审批权限对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购中心以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购项目金额较大，达到学校培训中心规定的公开招标限额标准的；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采购项目公开招标后，有效投标供应商不足三家的，但经采购领导小组批准可以采用其他采购方式的除外。3.公开招标程序包括招标公告发布、投标报名、招标文件编制与发售、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。采购部门应按照相关法律法规和学校培训中心规定的程序组织公开招标活动，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购中心以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序与公开招标程序基本相同，但在供应商选择环节有所不同。采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。被邀请的供应商应在规定的时间内提交投标文件，参与投标竞争。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购中心与不少于三家的供应商进行谈判，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序包括谈判公告发布、供应商报名、谈判文件编制与发售、谈判、确定成交供应商、合同签订等环节。采购部门应按照相关法律法规和学校培训中心规定的程序组织竞争性谈判活动，确保谈判过程的公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购中心从唯一供应商处采购物资或服务的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括采购申请、采购部门审核、采购领导小组审批、与供应商协商、签订采购合同等环节。采购部门应按照相关法律法规和学校培训中心规定的程序组织单一来源采购活动，确保采购过程的合规性和合理性。（五）询价1.询价是指采购中心向有关供应商发出询价单，要求其报价，然后在报价的基础上进行比较，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用询价方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目；采购项目金额较小，不适合采用其他采购方式的。3.询价程序包括询价单发出、供应商报价、采购部门对报价进行比较和评估、确定成交供应商、合同签订等环节。采购部门应按照相关法律法规和学校培训中心规定的程序组织询价活动，确保询价过程的公平、公正、公开。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校培训中心设立内部监督机构，负责对采购活动进行全过程监督。内部监督机构应定期对采购项目进行检查，包括采购程序执行情况、采购合同履行情况、采购资金使用情况等，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，防止采购过程中的违规违纪行为。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，不得泄露采购过程中的商业秘密。（二）审计监督1.学校培训中心审计部门负责对采购项目进