2026年跨境电商公司档案资料（含跨境运营案例档案）管理办法

2026年跨境电商公司档案资料（含跨境运营案例档案）管理办法第一章总则第一条为规范公司档案资料（含跨境运营案例档案）管理工作，保障档案资料的真实、完整、安全与可追溯，提升档案资源利用效率，为跨境电商业务发展提供数据支撑与经验借鉴，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及跨境电商相关行业监管规定，结合公司跨境电商业务运营实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门及下属机构所有档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理工作，涵盖各类纸质档案、电子档案及其他载体形式的档案资料。全体员工涉及档案资料相关管理与使用行为，均需严格遵循本办法规定。第三条本办法所指档案资料，是指公司在经营管理、跨境业务运营等活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是公司核心经营资源与无形资产的重要组成部分；其中跨境运营案例档案是档案资料的核心专项类别，专门记录跨境业务运营全流程关键信息，为业务优化与复制推广提供支撑。第四条档案资料管理核心原则：合规合法原则：严格遵循国家档案管理、数据安全相关法律法规，确保档案管理全流程合法合规，保障档案资料的合法性与安全性；全程管控原则：对档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节实施全程标准化管控，确保档案资料完整可追溯；权责明晰原则：明确各部门及相关人员在档案管理各环节的职责，确保责任落实到人，避免档案管理疏漏；资源复用原则：强化档案资料的开发与利用，尤其是跨境运营案例档案的经验提炼与复用，为业务决策、市场拓展、人员培训提供支撑；安全保密原则：建立健全档案安全保密机制，严格管控敏感档案信息，防范商业秘密、跨境运营数据、客户信息等核心信息泄露；分类管理原则：根据档案资料的类型、重要程度、保密等级、保管期限实施分类管理，提升管理效率与针对性。第二章核心定义与适用范围第五条核心定义：档案资料：指公司在经营管理过程中形成的，具有保存价值的各类历史记录，包括纸质文件、电子文档、图片、音频、视频、合同协议、资质证书、报表凭证、会议纪要、跨境运营案例等；跨境运营案例档案：指专门记录公司跨境电商业务运营相关的专项档案，涵盖不同海外市场、不同品类、不同运营模式的业务开展过程、策略方法、数据成果、经验教训等核心信息；档案管理全流程：包括档案资料的收集（形成阶段的原始资料归集）、整理（分类、编号、装订、著录）、归档（移交至档案管理部门规范保存）、保管（物理与电子存储维护）、利用（查阅、借阅、复制、复用）、鉴定（定期评估档案价值与保管期限）、销毁（对无保存价值的档案按规定处置）等全环节；敏感档案信息：指涉及公司商业秘密、核心技术、跨境运营核心数据、客户个人信息、财务核心数据、未公开业务规划等，泄露后可能损害公司合法权益或引发合规风险的档案信息；电子档案：指以数字形式存储于各类载体，依赖计算机等电子设备读取、处理的档案资料，包括电子文档、电子表格、电子合同、音频视频文件等；档案保管期限：指档案资料需规范保存的最低时间期限，分为永久保管、长期保管（10-30年）、短期保管（10年以下）三个等级。第六条适用范围：档案类型范围：（1）行政类档案：包括公司设立与变更资料、规章制度、会议纪要、公文往来、印章管理记录、资质证书、合同协议（非业务类）、固定资产档案等；（2）财务类档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料、资金往来记录、预算与决算资料等；（3）人事类档案：包括员工个人简历、入职离职资料、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核资料、培训记录、奖惩文件等；（4）业务类档案：包括跨境电商平台入驻资料、店铺运营记录、产品上架资料、营销推广方案与数据、物流配送记录、客户服务记录、采购与供应链档案等；（5）跨境运营案例档案：包括海外市场拓展案例、品类运营案例、营销活动案例、风险处置案例、平台规则应对案例等，涵盖案例背景、策略规划、执行过程、数据成果、经验总结等信息；（6）其他类档案：包括知识产权档案、法律纠纷处理档案、外部合作资料、线下活动档案等。管理环节范围：涵盖档案资料从形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定到销毁的全流程管理；人员范围：包括公司各部门档案管理员、档案形成人员、档案利用人员、档案管理牵头部门相关人员及其他涉及档案管理工作的员工。第七条公司建立《档案资料分类管理清单》，明确各类档案的具体范围、分类标准、保密等级、保管期限、责任部门等核心信息，由行政部牵头，联合财务部、人力资源部、运营部、合规部等相关部门梳理确定，报公司管理层审批后执行。该清单根据业务发展需求每年更新一次，并向各部门公示。第三章管理职责第八条行政部（档案管理牵头部门）核心职责：负责本办法的制定、修订与维护，牵头统筹公司档案资料管理全流程工作；负责建立健全档案管理体系，制定档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的操作规范；负责档案库房（物理档案）与电子档案管理系统的建设、维护与安全管控；负责接收、审核各部门移交的档案资料，开展集中归档、分类保管工作；负责档案资料的日常管理、定期核查与维护，确保档案完好无损；负责统筹档案资料的查阅、借阅、复制等利用审批工作，监督档案利用合规性；负责组织开展档案价值鉴定与到期档案销毁工作；负责档案管理相关培训与宣贯工作，提升全员档案管理与保密意识；负责处理档案管理过程中的合规风险与突发问题。第九条各业务部门核心职责：设立部门兼职档案管理员，负责本部门档案资料的日常收集、初步整理与规范保管；按照《档案资料分类管理清单》要求，及时收集本部门形成的各类档案资料，确保资料真实、完整；重点负责本部门跨境运营案例档案的系统性收集与初步整理，梳理案例核心信息，形成规范的案例资料；按规定时间将整理完毕的档案资料移交至行政部归档，配合行政部开展档案核查与补充完善工作；负责本部门员工档案利用的内部审核，监督员工遵守档案管理与保密规定；配合行政部开展档案价值鉴定与到期档案销毁相关工作。第十条财务部核心职责：负责财务类档案的收集、整理、初步归档与保管，确保财务档案符合国家会计档案管理相关规定；按规定时间将财务类档案移交至行政部集中保管（或按规定自行保管至保管期限），配合行政部开展财务档案的核查与利用管理；参与财务类档案价值鉴定与到期销毁工作，提供专业意见。第十一条人力资源部核心职责：负责人事类档案的收集、整理、归档与保密保管，建立员工人事档案专项管理机制；按规定管理人事档案的查阅、借阅，严格遵守人事档案保密规定；按规定时间将超出本部门保管权限的人事档案移交至行政部集中保管，配合行政部开展人事档案管理相关工作。第十二条IT部核心职责：负责电子档案管理系统的技术开发、升级与安全维护，保障系统稳定运行；负责电子档案的存储安全，建立数据备份与恢复机制，防范电子档案丢失或损坏；负责提供电子档案加密、访问权限管控等技术支持，保障电子档案信息安全；配合行政部处理电子档案管理过程中的技术问题。第十三条合规部核心职责：负责对档案管理全流程的合规性进行监督，核查档案管理是否符合国家相关法律法规及公司制度要求；负责对敏感档案信息的界定与保密管理提供专业支持，防范档案信息泄露引发的合规风险；参与档案价值鉴定与到期档案销毁工作，提供合规性审核意见；负责处理档案管理过程中出现的合规纠纷与法律问题。第十四条员工核心职责：在工作过程中规范形成与收集相关档案资料，确保资料真实、完整、准确；及时将工作中形成的档案资料移交本部门兼职档案管理员，不得私自留存、隐匿或销毁；严格遵守档案查阅、借阅规定，妥善保管借阅的档案资料，按时归还，不得擅自复制、传播或篡改；增强档案保密意识，严禁泄露敏感档案信息；配合相关部门开展档案管理相关工作。第四章全流程管理第十五条档案收集阶段：档案收集责任：各部门兼职档案管理员为部门档案收集第一责任人，需主动收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保应收尽收；收集时间要求：（1）日常性档案资料（如会议纪要、公文、运营记录等）需在形成后5个工作日内完成收集；（2）阶段性档案资料（如营销活动方案、项目总结、跨境运营案例等）需在阶段工作结束后15个工作日内完成收集；（3）特殊性档案资料（如资质证书、合同协议、审计报告等）需在获取或签订后3个工作日内完成收集；收集质量要求：收集的档案资料需真实、完整、清晰，无涂改、缺页、破损等情况；电子档案需确保格式规范、内容可读取，无病毒感染；跨境运营案例档案专项收集要求：各业务部门需按“一案一档”原则收集案例资料，重点包含案例背景（市场环境、业务目标）、策略规划（产品选型、推广方案、定价策略等）、执行过程（关键节点、资源投入、问题处理）、数据成果（销售数据、流量数据、转化数据等）、经验总结（成功经验、改进方向、风险警示）等核心信息，确保案例具有可复用性。第十六条档案整理与归档阶段：初步整理：各部门兼职档案管理员对收集的档案资料进行初步整理，按《档案资料分类管理清单》进行分类、编号，纸质档案需规范装订，电子档案需按统一命名规则命名（命名规则：档案类型-形成部门-形成日期-档案名称）；移交审核：各部门需在每年6月、12月向行政部提交半年度档案移交清单及相关档案资料，行政部对移交的档案资料进行审核，核查资料完整性、整理规范性，审核通过的办理移交手续，签订《档案移交确认书》；审核未通过的，退回部门补充完善后重新移交；集中归档：行政部对审核通过的档案资料进行集中整理，进一步规范分类、编号、著录（录入档案管理系统），纸质档案存入档案库房指定位置，电子档案导入电子档案管理系统，建立纸质档案与电子档案的对应关联，确保可追溯；归档登记：行政部建立《档案资料归档管理台账》，详细记录档案名称、分类、编号、形成部门、形成日期、保管期限、保密等级、归档时间、移交人、接收人等信息，确保档案归档全程可追溯。第十七条档案保管阶段：纸质档案保管：（1）档案库房需具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温等安全防护设施，定期检查维护，保持库房环境整洁干燥；（2）纸质档案按分类编号有序存放，设置明显标识，便于查找；定期对纸质档案进行核查，发现破损、霉变等情况及时修复；（3）保密等级较高的纸质档案需存入专用保密档案柜，由专人负责管理，严格控制访问权限；电子档案保管：（1）电子档案管理系统需设置严格的访问权限管控，实行“一人一账号”管理，不同岗位按权限查阅、操作电子档案；（2）建立电子档案定期备份机制，实行本地备份与云端备份双重保障，备份数据需定期测试恢复功能，确保数据安全；（3）电子档案需采用加密存储方式，防范数据泄露；定期对电子档案管理系统进行安全检测，及时修复安全漏洞；保管期限管理：行政部严格按照《档案资料分类管理清单》规定的保管期限管理档案资料，在档案管理系统中标注保管期限，建立到期档案提醒机制。第十八条档案利用阶段：利用申请：员工因工作需要查阅、借阅、复制档案资料的，需填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用方式、使用期限，经部门负责人审核同意后，提交行政部审批；涉及敏感档案信息或跨境运营核心案例档案的，需经分管领导或总经理审批；权限管控：行政部根据审批意见，授予相应的档案利用权限，严格控制敏感档案信息的知悉范围；跨境运营案例档案的复用需结合业务实际，由相关部门制定复用方案，经审批后实施；利用规范：（1）查阅纸质档案需在档案库房指定区域进行，不得擅自带出库房；确需带出的，需经行政部负责人审批，明确借阅期限，按时归还；（2）复制档案资料需经行政部同意，复制的档案资料需加盖“档案复制件”印章，严禁用于非工作用途；（3）利用档案资料过程中，不得涂改、勾画、损坏、丢失档案，不得泄露档案中的敏感信息；利用登记：行政部建立《档案利用管理台账》，详细记录档案利用人、利用时间、利用目的、利用内容、利用方式、归还时间等信息，确保档案利用全程可追溯；外部利用：外部单位或个人需利用公司档案资料的，需提供合法证明材料，经公司总经理审批同意后，在行政部监督下进行，严禁泄露敏感档案信息。第十九条档案鉴定与销毁阶段：档案鉴定：行政部每年度组织一次档案价值鉴定工作，成立鉴定小组（由行政部、合规部、相关业务部门负责人组成），对到期档案及保管期限内的档案进行价值评估，确定档案是否继续保管、延长保管期限或予以销毁；对跨境运营案例档案，需重点评估其复用价值，具有长期参考价值的可延长保管期限；销毁审批：经鉴定确认无保存价值的档案，由行政部编制《到期档案销毁清单》，详细注明档案名称、分类、编号、形成部门、形成日期、保管期限、销毁原因等信息，经鉴定小组审核、分管领导审核后，报总经理审批；涉及财务类、人事类等特殊档案的，需按国家相关规定履行审批程序；销毁实施：经审批同意销毁的档案，由行政部组织实施销毁工作，安排2名及以上专人负责全程监督；纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用数据彻底清除、存储介质物理销毁等方式销毁，确保档案信息无法恢复；销毁记录：销毁工作完成后，监督人员需在《到期档案销毁清单》上签字确认，行政部将《到期档案销毁清单》及相关审批材料归档留存，保管期限不少于5年。第五章合规与风险管控第二十条合规审核管控：行政部、合规部联合建立档案管理合规审核机制，定期对档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的合规性进行核查，确保符合国家档案管理、数据安全、保密等相关法律法规；对跨境运营案例档案、包含客户信息的档案等特殊档案，需进行专项合规审核，确保档案内容不违反海外市场相关监管规定，客户信息保护符合GDPR等跨境数据隐私要求；档案管理过程中发现合规风险的，需立即启动整改程序，由相关部门制定整改方案，限期整改，行政部跟踪整改落实情况。第二十一条安全保密管控：建立档案保密分级机制，根据档案信息的敏感程度将档案分为绝密、机密、秘密三个等级，明确不同等级档案的保管要求、访问权限、利用范围，在档案资料上标注保密等级；严格控制敏感档案信息的访问权限，实行“最小权限”原则，仅授予工作必需的权限；员工离职时，需及时收回档案访问权限，交回所有保管的档案资料；严禁通过非公司指定渠道传输、存储敏感档案信息，严禁将敏感档案信息泄露给外部单位或个人；建立档案信息泄露应急处置机制，发现档案信息泄露的，相关人员需立即上报行政部及合规部，启动应急处置流程，采取补救措施，评估泄露影响，追究相关人员责任。第二十二条跨境档案专项管控：跨境运营案例档案、海外市场业务档案等涉及跨境业务的档案，需重点标注海外市场所属区域，结合区域监管政策要求实施差异化管理；跨境档案资料的跨境传输需符合境内外数据跨境传输相关规定，取得必要的审批或备案手续，采用加密传输方式，确保数据安全；境外分支机构形成的档案资料，需按本办法规定进行收集、整理，定期移交公司行政部集中管理，确保跨境业务档案的完整性与可追溯性。第二十三条应急处置机制：行政部牵头制定档案管理应急处置预案，明确火灾、水灾、地震、系统瘫痪、数据泄露等突发事件的应急处置流程、责任主体、应对措施；定期组织档案管理应急演练，提升相关人员的应急处置能力；发生突发事件时，相关人员需立即启动应急处置预案，优先保障档案资料安全，减少损失，及时上报事件情况及处置进展。第六章监督考核与奖惩第二十四条监督机制：日常监督：行政部负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查，重点核查档案收集的完整性、整理的规范性、移交的及时性、利用的合规性，及时发现并纠正问题；专项检查：公司每半年开展一次档案管理专项检查，由行政部牵头，审计部、合规部配合，对档案管理全流程工作进行全面核查，形成专项检查报告，提出整改意见；举报监督：建立档案管理违规行为举报机制，公布举报渠道，鼓励员工举报档案收集不完整、擅自销毁档案、泄露档案信息、违规利用档案等行为；对举报信息严格保密，核查属实的给予举报人员500-2000元专项奖励。第二十五条考核机制：公司将档案管理工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核体系，核心考核指标包括档案收集完成率、归档及时率、档案完整性、利用合规率、保密合规性等；各部门负责人为部门档案管理第一考核责任人，考核结果与部门及个人的薪酬福利、评优评先直接挂钩。第二十六条奖惩措施：奖励：对严格遵守本办法规定、档案管理工作规范高效、及时完成档案收集与移交、积极参与档案利用与复用、及时发现并上报档案