2026年跨境电商公司低值易耗品管理办法

2026年跨境电商公司低值易耗品管理办法第一章总则第一条为规范公司低值易耗品的采购、入库、领用、使用、盘点及处置全流程管理，合理控制成本，优化资源配置，保障资产安全，提升低值易耗品使用效益，依据《企业会计准则》《中华人民共和国会计法》及公司资产管理相关规定，结合跨境电商行业特性（涉及办公、仓储、物流等多场景低值易耗品需求）及实际运营情况，制定本办法。第二条本办法所称低值易耗品，是指单位价值在规定标准以下（一般不超过2000元）、使用年限在一年以内，不能作为固定资产核算的各种用具、物品，包括但不限于：办公类（文具、打印耗材、文件夹、计算器等）、仓储物流类（打包盒、气泡膜、胶带、标签纸、周转箱等）、劳保类（安全帽、手套、口罩、工作服等）、办公设备配件类（键盘、鼠标、打印机硒鼓等）、其他类（清洁用品、饮用水等）。本办法适用于公司全体在职员工及所有涉及低值易耗品管理的部门，包括行政部、财务部、各业务部门（运营部、采购部、仓储物流部等）、公司管理层；覆盖低值易耗品从需求提报、采购、入库、领用、使用维护到盘点、处置的全生命周期管理。第三条低值易耗品管理遵循“统一规划、集中采购、分级领用、权责明晰、节约高效、全程追溯”的原则，确保每一项低值易耗品的管理都规范可控，既满足运营需求，又避免资源浪费。第四条公司建立低值易耗品动态管理机制，行政部作为牵头部门统筹推进各项管理工作，财务部负责成本核算与监督，各业务部门协同配合做好本部门低值易耗品的需求提报、领用及使用管理，确保本办法有效落地。第二章组织架构与职责第五条行政部是低值易耗品管理的牵头责任部门，整体职责包括：制定低值易耗品管理具体操作细则；明确低值易耗品采购标准、品类范围及供应商准入要求；统筹低值易耗品的集中采购工作，筛选、评估及管理合格供应商；负责低值易耗品的入库验收、台账登记、储存保管工作；办理低值易耗品的领用审批手续，监督领用规范；组织开展低值易耗品定期盘点与处置工作；建立低值易耗品管理台账，定期与财务部核对数据；分析低值易耗品使用情况，提出成本优化建议。第六条财务部是低值易耗品管理的监督核算部门，具体职责包括：负责低值易耗品的成本核算，按规定进行账务处理；审核低值易耗品采购预算的合理性与合规性；监督低值易耗品采购、入库、领用、处置等环节的资金使用合规性；参与低值易耗品定期盘点工作，核对账实一致性；对低值易耗品管理中的成本异常情况提出整改建议。第七条各业务部门职责包括：根据本部门运营需求（如办公需求、仓储打包需求等），定期提报低值易耗品采购申请；负责本部门员工低值易耗品的领用登记与日常管理；教育引导本部门员工规范使用低值易耗品，避免浪费；配合行政部开展低值易耗品盘点与处置工作；及时反馈本部门低值易耗品使用过程中存在的问题。第八条仓储物流部职责（针对仓储物流类低值易耗品）：配合行政部制定仓储物流类低值易耗品的采购标准与储备定额；负责仓储物流类低值易耗品的现场储存与分发管理；建立仓储物流类低值易耗品领用台账，详细记录使用去向；配合行政部开展相关低值易耗品的盘点工作。第九条供应商职责：按照合作协议约定提供合规、优质的低值易耗品，确保产品质量符合公司采购标准；提供及时的供货服务，保障公司低值易耗品供应稳定；配合行政部开展产品质量验收与评估，对不合格产品及时退换货；保守合作过程中获取的公司商业机密。第十条员工职责：自觉遵守公司低值易耗品管理规定，按需领用、节约使用，杜绝浪费与私用；妥善保管个人领用的低值易耗品，损坏或丢失的按规定承担相应责任；按流程提报本岗位低值易耗品需求，配合部门做好领用登记；发现低值易耗品质量问题及时向行政部反馈。第十一条公司管理层职责包括：审批低值易耗品管理相关制度及年度采购预算；审批重大低值易耗品采购项目（如大额批量采购、新增品类采购等）；协调解决低值易耗品管理中的重大问题；监督低值易耗品管理工作的合规性与有效性。第三章采购管理第十二条采购原则与标准：（一）采购原则：低值易耗品实行集中采购制，由行政部统一组织采购，各部门不得擅自自行采购；确因特殊情况（如紧急需求、专属品类）需自行采购的，需提前向行政部提交申请，经审批同意后按规定流程采购，采购后及时到行政部办理入库备案手续。（二）采购标准：行政部结合市场行情及公司实际需求，制定各类低值易耗品的采购标准，明确产品规格、质量要求、参考单价及采购限额；对于常用低值易耗品（如办公文具、打包耗材），建立固定采购品类清单，避免随意新增品类；采购过程中坚持“质优价廉、性价比优先”的原则，确保采购成本合理可控。第十三条供应商管理：（一）准入评估：行政部建立供应商准入评估机制，对供应商的资质（营业执照、税务登记证等）、产品质量、供货能力、售后服务、价格优势等进行综合评估，筛选合格供应商纳入公司供应商名录，实行动态管理。（二）合作管理：与合格供应商签订长期合作协议或单次采购合同，明确双方权利义务、产品质量标准、供货周期、价格条款、退换货政策等；行政部每季度对供应商服务质量进行评估，评估指标包括产品质量、供货及时性、售后服务、价格稳定性等，对评估不合格的供应商暂停合作或从名录中剔除。第十四条采购流程：（一）需求提报：各部门根据月度或季度运营需求，填写《低值易耗品采购申请表》，注明所需品类、规格、数量、预估金额、使用场景等信息，经部门负责人审核签字后，于每月25日前提交至行政部。（二）预算审核：行政部汇总各部门采购需求，编制月度/季度低值易耗品采购预算，结合库存情况优化采购数量，避免过度储备；采购预算经财务部审核合规性后，按审批权限提交审批。（三）审批采购：单次采购金额不超过1000元的，由行政部负责人审批；1000元以上5000元以下的，需报分管副总经理审批；5000元以上的，需报总经理审批。审批通过后，行政部从合格供应商名录中选择合作方，下达采购订单。（四）紧急采购：因突发情况产生紧急低值易耗品需求的，各部门可提交紧急采购申请，经部门负责人及行政部负责人审批后，由行政部优先安排采购，采购后补充完善相关审批手续。第四章入库管理第十五条验收流程：供应商送达低值易耗品后，行政部安排专人负责验收，对照采购订单、送货单核对产品品类、规格、数量、质量等信息；对于批量采购的低值易耗品（如打包盒、文具等），需进行抽样检查，确保产品质量符合采购标准；验收合格的，在送货单上签字确认；验收不合格的（如品类不符、质量瑕疵、数量短缺等），及时与供应商沟通，办理退换货或补货手续，并做好相关记录。第十六条台账登记：验收合格的低值易耗品，行政部需在1个工作日内完成入库登记，建立低值易耗品管理台账。台账需详细记录每一项低值易耗品的名称、规格、数量、采购单价、采购金额、采购日期、供应商、入库日期、保管人、领用记录等信息，确保全程可追溯；同时，为批量低值易耗品划分专属储存区域，做好标识管理，便于后续领用与盘点。第十七条储存保管：行政部需根据低值易耗品的特性做好储存保管工作，确保储存环境干燥、通风、整洁，避免产品受潮、损坏或丢失；对易燃易爆、易腐蚀等特殊低值易耗品（如某些清洁用品），需单独存放并做好安全防护措施；定期检查库存低值易耗品状态，对临近保质期的产品优先安排领用。第五章领用管理第十八条领用原则：低值易耗品领用实行“按需领用、限额管理”的原则，行政部根据不同岗位的工作需求，制定各岗位低值易耗品领用限额标准（如办公岗每月文具领用限额、仓储打包岗每日打包耗材领用限额等），超过限额领用的需说明理由并经部门负责人审批。第十九条领用流程：（一）个人领用：员工因工作需要领用低值易耗品的，填写《低值易耗品领用申请表》，注明领用品类、规格、数量、使用用途，经部门负责人审核签字后，提交至行政部；行政部核对领用限额及申请信息，审核通过后发放相应低值易耗品，并在管理台账中登记领用记录（包括领用日期、领用人员、领用数量等）。（二）部门领用：各部门因集体工作需求（如部门会议、项目推进等）批量领用低值易耗品的，由部门指定专人填写《低值易耗品领用申请表》，注明领用品类、规格、数量、使用场景及分发清单，经部门负责人审核签字后提交至行政部；行政部审核通过后发放物资，同时要求领用部门建立内部分发台账，定期与行政部核对领用数据。（三）仓储物流类领用：仓储物流部领用打包耗材等低值易耗品的，需按日或按批次填写领用申请，经部门负责人审核后提交行政部；行政部结合仓储物流部的订单量及领用限额发放物资，仓储物流部需建立详细的领用与使用台账，记录物资流向及消耗情况。第二十条领用规范：员工领用低值易耗品后，需妥善保管并合理使用；对于可重复使用的低值易耗品（如计算器、周转箱等），领用后需负责日常维护，损坏的需及时交回行政部处理；离职员工需将个人领用的低值易耗品（尤其是可重复使用的）交回行政部，办理交接手续，未按规定交回的按公司相关规定处理。第六章使用维护与盘点处置第二十一条使用维护：各部门需加强本部门低值易耗品的使用管理，教育员工树立节约意识，避免浪费（如合理使用打印耗材、减少办公文具浪费等）；对于可重复使用的低值易耗品，定期进行维护保养，延长使用周期；发现低值易耗品质量问题或使用异常的，及时向行政部反馈，由行政部协调供应商处理或统一维修。第二十二条定期盘点：（一）盘点周期：行政部每月组织一次低值易耗品库存盘点，每季度组织一次全公司低值易耗品清查盘点（包括库存物资及各部门已领用未消耗的物资）。（二）盘点流程：盘点前，行政部整理低值易耗品管理台账，准备盘点表；盘点过程中，对照台账逐一核对物资的品类、规格、数量，确认账实是否一致；对盘点差异（盘盈、盘亏）及时查明原因，区分责任（如自然损耗、人为丢失、管理失误等）；盘点结束后，编制《低值易耗品盘点报告》，注明盘点情况、差异原因及处理建议，经财务部核对后，报公司管理层审批。（三）差异处理：对于盘盈的低值易耗品，及时登记入账；对于盘亏的低值易耗品，属于自然损耗的，按规定进行账务处理；属于人为丢失或损坏的，追究相关人员责任，按原价或折价赔偿；属于管理失误的，责令相关部门整改。第二十三条处置管理：（一）处置范围：包括过期、变质、损坏无法修复的低值易耗品，以及长期闲置、无使用价值的低值易耗品。（二）处置流程：各部门发现需处置的低值易耗品，填写《低值易耗品处置申请表》，注明处置品类、数量、处置原因、处置方式建议（如报废、变卖、捐赠等），经部门负责人审核签字后提交至行政部；行政部对处置申请进行审核，组织相关人员评估处置物资的剩余价值；审核通过后，按审批权限提交审批（单次处置金额不超过500元的由行政部负责人审批，500元以上的报分管副总经理审批）；审批通过后，由行政部统一组织处置，做好处置记录（包括处置时间、处置方式、处置金额、接收单位等）；处置收入及时上缴公司财务部，按规定进行账务处理。（三）特殊处置：对于涉及商业机密的低值易耗品（如印有公司标识的办公用品、文件载体等），处置时需进行销毁处理，确保信息安全；对于易燃易爆、有毒有害等危险低值易耗品，需委托专业机构按相关规定处置。第七章监督考核与责任追究第二十四条监督机制：（一）日常监督：行政部定期对低值易耗品采购、入库、领用、使用、盘点等环节的管理情况进行抽查，重点检查流程合规性、台账完整性、领用规范性，及时发现并纠正管理中的不规范行为。（二）专项监督：财务部每季度对低值易耗品成本核算情况进行专项检查，核查采购资金使用合规性、账实一致性，对成本异常波动的情况进行分析，提出整改建议；行政部每半年联合财务部开展一次低值易耗品管理专项审计，形成审计报告并上报公司管理层。（三）反馈机制：设立低值易耗品管理意见反馈渠道，鼓励员工对采购质量、领用流程、管理效率等提出意见与建议，行政部及时梳理并优化相关流程。第二十五条考核评估：公司将低值易耗品管理工作纳入各部门及相关岗位的年度绩效考核体系，考核指标包括领用规范率、成本控制率、台账完整性、盘点差异率等；考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩；对在低值易耗品管理工作中表现突出（如成本控制成效显著、管理规范有序）的部门或个人，公司给予表彰及物质奖励。第二十六条责任追究：对违反本办法规定的部门或个人，公司根据情节轻重给予通报批评、绩效扣分等处分；情节严重的，追究相关负责人责任；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任。具体违规情形包括：（一）未经审批擅自采购低值易耗品的；（二）虚报、冒领低值易耗品，或违规将公司低值易耗品私用、转借他人的；（三）领用后不爱护低值易耗品，造成浪费、损坏或丢失的；（四）未按规定建立低值易耗品台账，或台账记录不完整、不准确的；（五）在低值易耗品盘点中弄虚作假、隐瞒差