2026年跨境电商公司低值易耗品管理制度

2026年跨境电商公司低值易耗品管理制度第一章总则第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）低值易耗品的全流程管理工作，建立系统、高效的管控体系，保障低值易耗品合理采购、安全存储、规范使用及环保处置，降低运营成本，提升资源利用效率，维护公司资产安全与运营秩序，依据国家相关资产管理法律法规及公司跨境业务发展战略，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所指低值易耗品，是指公司在跨境业务运营过程中使用的，单位价值较低、使用年限较短、易损耗且不纳入固定资产核算的各类物品，包括但不限于办公类（文具、文件夹、打印耗材等）、仓储运营类（打包工具、防护手套、清洁用品等）、物流辅助类（标签纸、封签、简易搬运工具等）、IT辅助类（鼠标、键盘、U盘等）。第三条低值易耗品管理遵循“统一规划、按需采购、规范领用、高效利用、成本可控”的核心原则，兼顾业务实际需求与资源节约，坚决杜绝浪费、流失、私用等行为。第四条本制度适用于公司所有涉及低值易耗品采购、存储、领用、使用、处置及管理的部门及员工，包括行政部、供应链部、仓储物流部、海外运营部、财务部、质量管理部等；各部门需协同配合，共同落实低值易耗品管理要求。第五条各部门核心职责分工：（一）行政部：作为低值易耗品管理的牵头部门，负责统筹低值易耗品的采购规划、供应商管理、统一采购（办公类、通用类），建立管理台账，监督全流程管理执行情况；（二）供应链部：负责仓储运营类、物流辅助类等业务专用低值易耗品的采购配合与供应商对接，保障业务专用耗材及时供应；（三）仓储物流部：负责低值易耗品的入库验收、分类存储、领用登记、库存管理及使用监督，规范业务场景下低值易耗品的使用流程；（四）各业务部门：负责本部门低值易耗品的需求提报、规范领用、合理使用及内部管理，反馈使用过程中的问题；（五）财务部：负责审核低值易耗品采购预算，管控采购成本，规范费用报销流程，对低值易耗品管理进行财务监督；（六）质量管理部：负责对采购入库及在用低值易耗品的质量进行检验与监督，排查质量隐患；（七）公司管理层：负责审批低值易耗品采购重大方案、年度预算，协调解决管理过程中的重大问题，保障管理工作资源投入。第二章核心岗位职责第六条低值易耗品管理岗岗位职责：（一）标准制定：牵头制定低值易耗品的分类标准、采购规范、存储要求、领用细则及处置流程，明确各类低值易耗品的适配场景与使用标准；（二）计划统筹：汇总各部门低值易耗品需求，结合库存水平及业务发展需求，制定年度、季度采购计划，报财务部审核及公司管理层审批；（三）供应商管理：负责低值易耗品供应商的筛选、评估与动态管理，建立合格供应商名录，定期开展供应商考核，保障采购质量与成本可控；（四）台账管理：建立公司级低值易耗品管理台账，详细记录采购、入库、领用、库存、处置等全流程信息，确保资产可追溯；（五）监督检查：定期对各部门低值易耗品领用、使用、保管情况进行监督检查，排查浪费、流失等问题，督促整改落实；（六）成本管控：优化采购方案，对比供应商报价与产品性价比，在保证质量的前提下控制采购成本，推进低值易耗品回收复用，降低运营成本。第七条仓储管理岗岗位职责：（一）入库验收：负责低值易耗品入库前的数量核对、规格校验与质量初检，核对采购订单与实物的一致性，验收合格后办理入库手续，不合格品严禁入库并协调退换货；（二）存储管理：负责低值易耗品的分类分区存储，根据物品特性做好防潮、防火、防损耗、防污染措施，定期检查存储环境与物品状态；（三）领用登记：严格执行领用登记制度，核对领用部门、领用人员及领用需求的合理性，如实记录领用信息，更新库存台账；（四）库存盘点：定期开展低值易耗品库存盘点（每月至少一次），核对账实一致性，及时发现并处理库存积压、短缺、变质等问题，形成盘点报告；（五）协助处置：配合各部门做好低值易耗品报废、处置工作，核实处置物品的状态与数量，更新管理台账，确保处置流程合规。第八条部门领用对接岗岗位职责：（一）需求提报：结合本部门业务实际需求，按时向低值易耗品管理岗提报准确、合理的低值易耗品需求计划，避免过度提报或需求缺失；（二）规范领用：严格按照领用细则办理本部门低值易耗品领用手续，确保领用信息真实、完整；（三）内部管理：负责本部门领用低值易耗品的登记、分发与保管，建立部门内部领用台账，监督员工合理使用，避免浪费与私用；（四）问题反馈：及时向低值易耗品管理岗反馈本部门低值易耗品使用过程中的质量问题、库存短缺情况及管理优化建议；（五）协助盘点：配合低值易耗品管理岗及仓储管理岗开展库存盘点与监督检查工作，提供本部门低值易耗品使用与保管相关信息。第三章全流程低值易耗品管理要求第九条低值易耗品采购管理：（一）需求提报：各部门根据业务需求，每月25日前向低值易耗品管理岗提交下月低值易耗品需求清单，明确物品名称、规格、数量、用途及预计使用时间；业务专用低值易耗品需附详细需求说明；（二）计划制定：低值易耗品管理岗汇总各部门需求，结合库存盘点结果及年度采购计划，编制月度采购计划，明确采购品类、数量、预算、采购时间及责任部门，报财务部审核、公司管理层审批后实施；（三）供应商筛选：供应商需具备合法经营资质、稳定的供货能力、完善的质量管控体系及合理的报价；行政部联合质量管理部对供应商进行资料审核或实地考察，筛选合格供应商纳入名录；对金额较大或长期合作的供应商，需签订正式采购合同，合同经法务部审核通过；（四）采购实施：按照审批后的采购计划，由行政部统筹采购通用类低值易耗品，供应链部配合采购业务专用类低值易耗品；采购过程中需严格遵守采购规范，确保采购物品符合质量标准与需求要求；（五）验收入账：低值易耗品到货后，行政部联合仓储管理岗、质量管理部开展入库验收，验收合格后录入管理台账，财务部根据验收单据及采购发票办理费用入账手续。第十条低值易耗品存储管理：（一）分类存储：仓储管理岗按照低值易耗品的品类、规格、用途及特性进行分类分区存储，设置清晰的标识牌，注明物品名称、规格、数量及领用要求，避免混放导致的误用或损耗；（二）环境管控：存储区域需保持干燥、通风、清洁，远离火源、水源、腐蚀性物质及高温环境；对易潮、易损物品（如打印耗材、纸质文具）采取密封、防潮措施，对精密辅助物品（如U盘、小型检测工具）采取防震、防尘保护；（三）库存管控：实行“先进先出”管理原则，优先领用入库时间较早的物品，避免物品长期存放导致的变质、失效；建立库存预警机制，对常用低值易耗品设置最低库存阈值，库存低于阈值时及时提报采购需求；（四）安全管理：存储区域需设置安全警示标识，严禁堆放重物挤压物品，严禁违规动火、吸烟等行为；定期检查存储设施的安全性，确保物品存储安全。第十一条低值易耗品领用与使用管理：（一）领用规范：各部门领用低值易耗品需由领用对接岗填写《低值易耗品领用单》，注明领用部门、领用人员、物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后，到仓储管理岗办理领用手续；仓储管理岗核对审批信息后，发放物品并实时更新领用台账；（二）按需领用：领用低值易耗品需遵循“按需申领、合理领用”原则，严禁超额领用或领用与业务无关的物品；对高消耗、高价值的低值易耗品（如专业打包工具、IT辅助设备），实行限额领用管理；（三）规范使用：员工领用低值易耗品后需合理使用、妥善保管，严格按照物品使用说明操作，避免违规使用导致的损坏；严禁将公司低值易耗品私用、转借他人或带离工作场所；（四）过程监督：各部门负责人需监督本部门员工低值易耗品使用情况，及时制止浪费、私用等行为；行政部定期开展全公司范围内的使用情况抽查，发现问题及时督促整改；（五）复用管理：对可重复使用的低值易耗品（如完好的包装容器、可维修的小型工具），使用后需及时回收至指定区域，由仓储管理岗统一整理、维护后重新领用，提升资源利用率。第十二条低值易耗品处置管理：（一）处置标准：符合以下条件的低值易耗品可进行处置：已损坏且无法维修使用的；超过使用年限且性能下降无法满足业务需求的；变质、失效且存在安全隐患的；其他无使用价值的物品；（二）处置流程：各部门需处置的低值易耗品，由领用对接岗汇总后填写《低值易耗品处置单》，注明物品名称、规格、数量、处置原因及状态，经部门负责人审批后提交行政部；行政部联合仓储管理岗、质量管理部核实物品状态，确认符合处置标准后，报公司管理层审批；审批通过后实施处置；（三）处置方式：可回收利用的低值易耗品（如废旧金属工具、可降解塑料用品），交由具备资质的第三方机构回收处理；不可回收利用的物品，需按照环保相关法规要求进行无害化处置，严禁随意丢弃；涉及公司信息的低值易耗品（如存储介质、带标识文档），处置前需进行信息销毁处理，确保信息安全；（四）台账更新：处置完成后，仓储管理岗及时更新低值易耗品管理台账，注明处置时间、方式及数量，行政部留存处置相关凭证，确保处置流程可追溯。第四章风险管控与考核机制第十三条风险排查机制：建立常态化低值易耗品管理风险排查机制，行政部联合仓储管理岗、质量管理部每季度开展一次全面排查，重点排查采购合规性、库存准确性、领用规范性、使用合理性及处置合规性等；针对业务扩张、新部门设立等场景，开展专项风险排查，及时发现并处置浪费、流失、信息泄露等风险。第十四条风险处置机制：对排查发现的管理问题或风险隐患，由行政部牵头制定整改措施，明确整改责任人、完成时限及整改要求；相关部门协同落实整改，整改完成后由行政部组织验证成效；对因管理不当导致公司资产损失或信息泄露的，立即启动应急处置，追究相关人员责任。第十五条供应商考核机制：行政部每半年对低值易耗品供应商开展一次考核，考核指标包括产品质量、供货及时性、价格合理性、售后服务及合规性等；考核结果与供应商合作等级挂钩，对考核优秀的供应商优先合作，对考核不合格的供应商要求限期整改，整改未通过的剔除出合格供应商名录，终止合作。第十六条内部考核机制：公司将低值易耗品管理成效纳入相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：采购合规率、库存账实相符率、低值易耗品利用率、浪费率、成本控制率等；考核结果与绩效薪酬、评优评先直接挂钩；对管理规范、资源利用效率高、成本控制成效显著的部门及个人，给予表彰与物质奖励；对未按要求履行管理职责、存在严重浪费或资产流失的，实行绩效降级或处罚；造成公司损失的，依法追究相关人员责任。第五章保障措施第十七条制度保障：行政部每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合公司业务发展、市场环境变化及管理需求，提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实施；各部门可结合自身职责，制定相应的内部管理细则。第十八条资源保障：公司为低值易耗品管理工作提供必要的资源支持，包括采购专项经费、存储设施维护、信息化管理工具、第三方回收处置服务等；优先保障风险整改与应急处置的资源需求。第十九条培训保障：人力资源部联合行政部，定期组织开展低值易耗品管理专项培训，内容包括制度要求、采购规范、领用流程、存储要求、节约使用技巧等；新员工入职需接受相关培训，考核合格后方可上岗；提升全员节约意识与规范管理能力。第二十条技术保障：技术部为低值易耗品管理工作提供技术支持，协助搭建信息化管理平台，实现采购计划制定、库存管理、领用登记、盘点统计等环