2026年跨境电商公司跨境物流内容保密管理制度

2026年跨境电商公司跨境物流内容保密管理制度第一章总则第一条为规范公司跨境物流内容保密管理工作，建立健全保密责任体系，防范跨境物流环节的信息泄露风险，保护公司商业秘密、客户信息及合作方敏感信息安全，保障跨境电商业务平稳有序开展，维护公司品牌声誉和市场竞争力，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及跨境贸易相关国际公约、行业规范，结合公司跨境电商业务特性（涉及多国家/地区物流链路、多环节信息流转）及实际运营情况，制定本制度。第二条本制度所称跨境物流内容，是指公司在跨境物流全流程（含物流方案规划、货物采购、仓储管理、运输调度、清关申报、末端派送、售后退换货等环节）中产生、流转、存储的各类信息及资料。本制度所称保密管理，是指对上述跨境物流内容的采集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期的保密管控工作。第三条本制度适用于公司所有部门及全体员工，包括但不限于仓储物流部、运营部、采购部、法务部、信息技术部、财务部等部门人员；同时覆盖入驻公司场地的合作方人员、临时外包人员、实习人员及所有接触跨境物流保密内容的外来访客。第四条跨境物流内容保密管理遵循“安全第一、预防为主、全程管控、责任到人、依法合规、分级保护”的原则，实行“谁产生、谁负责，谁接触、谁管控”的保密责任制，确保保密工作与业务工作同步规划、同步实施、同步监督。第五条公司鼓励员工举报跨境物流内容保密违规行为，对举报属实、避免重大信息泄露损失的人员给予表彰奖励；对违反本制度规定的，依法依规追究相关人员责任。第二章组织架构与职责第六条公司成立跨境物流内容保密管理领导小组（以下简称“保密领导小组”），由公司总经理担任组长，分管法务与安全工作的副总经理担任副组长，成员由各部门负责人组成。保密领导小组是公司跨境物流内容保密管理的最高决策机构，主要职责包括：（一）统筹规划公司跨境物流内容保密管理工作，审定保密管理制度、保密应急预案及年度保密工作计划；（二）明确各部门及人员的保密职责，协调解决保密管理中的重大问题，保障保密工作经费投入；（三）组织开展保密专项检查，督促保密隐患整改，评估保密管理工作成效；（四）信息泄露事件发生时，牵头组织应急处置，统筹协调调查取证、损失评估及责任认定工作。第七条法务部是公司跨境物流内容保密管理的牵头执行部门，具体职责包括：（一）牵头编制、修订跨境物流内容保密管理制度及相关操作细则，组织实施年度保密工作计划；（二）负责跨境物流保密内容的梳理、分类及保密等级认定，建立保密内容管理台账；（三）组织开展保密宣传教育、培训及应急演练工作，提升全员保密意识和应急处置能力；（四）负责保密管理日常监督检查及专项排查，建立保密隐患台账，跟踪督促隐患整改闭环；（五）负责涉密文件、资料及存储介质的全生命周期管理，规范保密内容的采集、存储、传输、使用及销毁流程；（六）牵头处理跨境物流内容信息泄露事件，开展调查取证、责任认定，制定整改措施，配合相关部门做好合规处置；（七）负责对接外部监管部门，办理相关保密合规手续，配合开展保密检查工作。第八条各业务部门具体职责包括：（一）仓储物流部：负责仓储、运输、清关等环节保密内容的直接管控，规范物流单据、货物信息、运输路线、清关资料等敏感信息的流转流程，加强仓储区域、物流信息系统的保密管理，及时上报保密隐患及信息泄露风险；（二）运营部：负责客户物流信息、订单物流数据的保密管理，规范信息查询、使用及传递流程，严禁违规泄露客户个人信息及订单物流细节；（三）采购部：负责供应商物流合作信息、采购物流方案、议价数据等保密内容的管理，规范与供应商的保密沟通流程，签订保密协议，防范合作环节信息泄露；（四）信息技术部：负责跨境物流信息系统的安全防护，搭建保密技术防控体系，落实数据加密、访问权限管控、日志审计等保密技术措施，定期开展系统安全检测，防范网络攻击导致的信息泄露；（五）各部门负责人：为本部门跨境物流内容保密管理第一责任人，带头落实保密制度，组织本部门员工参与保密培训，及时排查并整改本部门管辖范围内的保密隐患。第九条全体员工保密职责包括：（一）认真学习并严格遵守本制度及相关保密规定，掌握基本的保密知识和技能；（二）在工作中严格管控接触的跨境物流保密内容，严禁未经批准向任何第三方泄露；（三）规范使用涉密文件、资料及存储介质，妥善保管个人账号及密码，严禁转借他人使用；（四）发现保密隐患、信息泄露风险或违规保密行为时，立即采取防范措施并向法务部或本部门负责人报告；（五）离职时按规定办理涉密资料、存储介质的交接手续，签订离职保密承诺书，继续履行离职后的保密义务。第三章保密范围与等级第十条跨境物流内容保密范围主要包括：（一）公司核心物流商业秘密：包括跨境物流战略规划、物流网络布局、核心物流合作方信息、物流成本核算数据、独家物流方案、物流议价策略等；（二）客户敏感信息：包括客户姓名、联系方式、收货地址、身份信息、订单物流数据、退换货物流记录等；（三）物流运营数据：包括货物明细、仓储库存数据、运输路线规划、运输调度方案、清关申报资料、物流时效数据、物流异常处理记录等；（四）合作方敏感信息：包括供应商、物流商、清关代理的合作协议条款、商业数据、联系方式、合作方案等；（五）其他涉密内容：包括涉及公司商业利益、客户权益或合规要求的跨境物流相关文件、资料、会议纪要、系统数据等。第十一条根据跨境物流内容的重要程度、泄露后可能造成的损失大小，将保密内容划分为三个等级：绝密级、机密级、秘密级。（一）绝密级：泄露后将导致公司重大商业利益损失、核心竞争力丧失，或引发严重合规风险、重大品牌危机的跨境物流内容。主要包括：公司跨境物流战略规划、核心物流网络布局方案、独家物流合作协议核心条款、核心客户群体物流数据汇总等；（二）机密级：泄露后将导致公司较大商业利益损失，或引发一般合规风险、品牌负面影响的跨境物流内容。主要包括：物流成本核算数据、重点货物运输路线规划、清关申报核心资料、供应商合作议价数据、批量客户物流信息等；（三）秘密级：泄露后将导致公司一定商业利益损失，或影响业务正常开展的跨境物流内容。主要包括：普通货物仓储数据、常规物流运营记录、一般客户订单物流明细、普通合作方基础信息等。第十二条保密等级认定由法务部牵头，联合相关业务部门开展，根据保密内容的实际情况动态调整；认定结果纳入保密内容管理台账，明确管控要求及责任人。第四章保密管理措施第十三条涉密文件与资料管理：（一）涉密文件、资料的制作、打印、复印需经部门负责人及法务部审批，明确制作数量，标注保密等级、制作日期及责任人；（二）涉密文件、资料需存储在专用保密柜或加密存储设备中，由专人保管，建立借阅、传阅台账，借阅、传阅需经审批，限定使用范围和期限，使用后及时归还；（三）严禁私自复制、摘抄、传播涉密文件、资料，严禁将涉密文件、资料带出工作区域；确因工作需要带出的，需经保密领导小组审批，采取严格的保密防护措施；（四）涉密文件、资料的销毁需经法务部审批，由专人监督，采用粉碎、焚烧等不可恢复的方式处理，留存销毁记录。第十四条信息系统与数据保密管理：（一）信息技术部搭建跨境物流信息系统保密防护体系，对涉密数据实行加密存储，设置严格的访问权限，实行“最小权限”原则，根据岗位需求分配访问权限，定期审核权限；（二）员工账号及密码需定期更换，严禁转借他人使用，严禁设置简单密码；离开工作岗位时，需及时锁定计算机或退出信息系统；（三）信息系统需开启日志审计功能，对涉密数据的查询、修改、导出等操作进行全程记录，日志留存时间不少于6个月；（四）严禁在非公司指定的设备或网络环境中处理、存储跨境物流保密内容，严禁通过公共邮箱、即时通讯软件（非公司指定）、社交平台等非保密渠道传输涉密数据；（五）信息技术部定期对信息系统进行安全检测和漏洞扫描，及时修复安全隐患，防范网络攻击、病毒入侵导致的信息泄露。第十五条物流环节保密管理：（一）仓储区域实行封闭管理，设置门禁系统，严禁无关人员进入；仓储数据的采集、录入需规范操作，确保数据准确且保密；（二）运输环节需与物流商签订保密协议，明确运输信息保密要求；运输路线、货物明细等敏感信息仅告知必要的运输人员，严禁向无关人员泄露；（三）清关环节需规范清关资料的流转流程，由专人负责对接清关代理，清关资料的提交、审核需经审批，严禁随意传播清关敏感信息；（四）末端派送环节需规范客户信息的使用，派送人员仅获取必要的客户收货信息，严禁私自留存或泄露客户信息。第十六条外部合作保密管理：（一）与供应商、物流商、清关代理等合作方合作前，需对其保密资质进行审核，签订正式的保密协议，明确保密范围、义务及违约责任；（二）向合作方提供跨境物流相关信息时，需遵循“最小必要”原则，仅提供开展合作必需的信息，严禁提供超出合作范围的保密内容；（三）定期对合作方的保密义务履行情况进行监督检查，发现违规泄露信息行为的，及时采取措施制止，并追究其违约责任。第五章涉密人员管理第十七条涉密人员界定：将直接接触、处理跨境物流绝密级、机密级保密内容的人员界定为核心涉密人员；接触、处理秘密级保密内容的人员界定为一般涉密人员。法务部建立涉密人员管理台账，明确涉密等级、岗位职责及保密要求。第十八条涉密人员上岗管理：涉密人员上岗前需进行专项保密培训，考核合格后签订《保密承诺书》方可上岗；核心涉密人员需进行背景审查，确保符合涉密岗位任职要求。第十九条涉密人员在岗管理：公司定期对涉密人员开展保密教育培训，提升其保密意识和技能；建立涉密人员保密考核机制，考核结果与绩效挂钩；涉密人员岗位调整时，需重新签订《保密承诺书》，明确新岗位的保密职责；核心涉密人员离岗时，需进行脱密期管理，脱密期内不得从事与原涉密岗位相关的工作，严禁泄露原工作岗位接触的保密内容。第二十条涉密人员离职管理：涉密人员离职时，需向法务部及所在部门提交涉密资料、存储介质的交接清单，办理完交接手续后，签订《离职保密承诺书》，明确离职后的保密义务及违约责任；公司在脱密期内对离职涉密人员进行跟踪管理，确保其履行保密义务。第六章信息泄露应急处置第二十一条应急预案制定：法务部牵头制定跨境物流内容信息泄露应急预案，明确应急组织机构、应急响应流程、处置措施、责任分工及后期整改要求，确保应急处置规范有序。第二十二条风险监测与预警：信息技术部、法务部联合建立信息泄露风险监测机制，定期对跨境物流信息系统、保密管理流程进行排查，及时发现并预警信息泄露风险。第二十三条信息泄露报告：发现跨境物流内容信息泄露事件后，发现人需立即采取防范措施（如终止信息传播、封锁相关系统等），并在1小时内向法务部及本部门负责人报告；情况紧急的，可直接向保密领导小组报告。报告内容包括：泄露信息的类型、等级、范围、泄露渠道、可能造成的影响及已采取的措施等。第二十四条应急响应处置：（一）法务部接到报告后，立即组织人员核实情况，评估信息泄露等级及影响范围，提出应急响应启动建议，报保密领导小组审批；（二）启动应急响应后，各应急小组按照应急预案分工开展工作：信息技术部负责阻断信息泄露渠道，修复系统漏洞，留存相关日志证据；法务部负责开展调查取证，查明泄露原因及责任人；相关业务部门负责采取措施降低泄露造成的影响，如通知相关客户、合作方采取防范措施等；（三）信息泄露得到控制后，法务部组织开展损失评估，制定整改措施，堵塞保密管理漏洞；需要向监管部门报告或配合调查的，及时对接相关部门。第二十五条后期整改与复盘：应急处置结束后，法务部组织各相关部门开展复盘总结，分析信息泄露事件的根本原因，评估应急处置效果，完善应急预案及保密管理制度；对相关责任人进行责任认定，落实追责措施。第七章监督考核与责任追究第二十六条监督检查：保密领导小组每季度组织开展一次跨境物流内容保密管理专项监督检查；法务部每月开展一次日常保密检查；重大节日、重要活动前及业务高峰期，组织开展专项保密排查。检查内容包括：保密制度落实情况、涉密人员管理情况、保密设施设备运行情况、保密隐患整改情况等。第二十七条考核评估：公司将跨境物流内容保密管理工作纳入各部门及员工年度绩效考核体系，考核指标包括保密责任落实情况、保密隐患整改情况、保密培训参与情况、信息泄露事件发生情况等；考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先直接挂钩。第二十八条激励机制：对在保密管理工作中表现突出的团队或个人，公司给予表彰及物质奖励：（一）严格落实保密制度，全年未发生保密隐患及信息泄露事件的部门；（二）及时发现重大保密隐患或信息泄露风险并有效处置，避免公司损失的个人；（三）积极参与保密培训及应急演练，提出合理化保密改进建议并被采纳的个人。第二十九条责任追究：有下列情形之一的，公司根据情节轻重给予相关责任人通报批评、绩效扣分、降薪、调岗等处分；情节严重的，解除劳动合同；构成违法犯罪的，依法追究法律责任；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任：（一）未落实保密责任，违反保密管理制度，导致保密隐患产生的；（二）未经批准，私自复制、摘抄、传播、泄露跨境物流保密内容的；（三）违规使用、保管涉密文件、资料及存储介质，导致信息泄露的；（四）涉