会议与议事制度

会议与议事制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时符合集团母公司关于企业风险管理、合规经营的要求。结合公司实际运营需求，旨在规范会议与议事流程，强化风险防控，提升决策效率与科学性，保障公司资产安全与业务稳定发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司年度战略规划、重大投资决策、组织架构调整、合同签订、风险处置等各类会议与议事活动。涉及子公司、关联方的相关活动参照本制度执行。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“专项管理”指公司围绕特定领域（如会议组织、议事决策、风险防控等）制定的管理制度、操作流程及配套措施，旨在实现全流程标准化与风险动态管控。（二）“风险”指公司在运营过程中可能面临的合规风险、操作风险、市场风险等，包括但不限于决策失误、流程疏漏、信息泄露等导致损失或声誉损害的情形。（三）“合规”指公司所有会议与议事活动必须符合国家法律法规、行业规范及内部管理制度要求，确保决策合法合规、程序正当。第四条专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保所有会议与议事活动纳入管理范围，不留死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门的管理职责与执行责任。（三）风险导向：重点关注重大风险环节，实施差异化管控。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议与议事管理负总责，对重大决策的合规性与风险承担最终责任；分管领导对专项管理的直接实施负责，统筹协调跨部门事项。第六条设立“会议与议事管理领导小组”，由公司主要负责人牵头，分管领导及各核心部门负责人组成，主要履行以下职能：（一）审议公司级重大会议与议事事项的决策方案；（二）统筹协调跨部门会议的组织与实施；（三）监督专项管理制度的执行情况，定期评估有效性。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（由办公室或合规部承担）：负责专项管理制度建设、风险识别、流程优化、监督考核及培训宣贯。（二）专责部门（由财务部、法务部、内审部等承担）：负责业务合规审核、争议调解、流程优化建议及风险处置。（三）业务部门/下属单位：落实专项管理要求，开展本领域日常风险防控，定期提交管理报告。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）严格按流程参与会议与议事活动，不得擅自变更议题或决策内容；（二）如实记录会议决议，确保可追溯；（三）发现违规行为或潜在风险时，及时上报至部门负责人或专责部门。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议组织环节：（一）合规标准：公司级会议需提前发布通知，明确议题、参会人员、时间地点等，确保决策目的明确；部门级会议实行审批制，由部门负责人审批后报备。（二）禁止性行为：严禁未经审批擅自召开涉及重大决策的会议；禁止利用会议传递违规指令或泄露涉密信息。（三）风险防控：建立会议签到制度，防止无关人员列席；重要议题需经多人论证，避免决策偏差。第十条议事决策环节：（一）合规标准：重大决策需经集体讨论，形成书面决议并签字确认；涉及金额超过X万元的议题需提交管理层审议。（二）禁止性行为：严禁以少数服从多数的形式规避集体决策；禁止利用职务便利操纵议结果。（三）风险防控：建立决策回避机制，利益相关方不得参与本议题表决；重大决策实施前需进行合规审查。第十一条流程优化环节：（一）合规标准：采用标准化会议模板，明确议程控制、时间管理、决议追踪等要求；推行线上议事平台，实现电子化审批。（二）禁止性行为：严禁超时讨论议题；禁止将会议作为拖延决策的手段。（三）风险防控：设定议题讨论时限，超过时限的议题需另行组织会议；建立决议督办机制，确保落实到位。第十二条风险隔离环节：（一）合规标准：敏感议题需在独立场所讨论，参会人员经授权后方可知悉；重要决策需同时备份至两个以上存档位置。（二）禁止性行为：严禁将涉密信息外传；禁止在公共网络讨论敏感议题。（三）风险防控：安装会议保密系统，对录音录像进行编号管理；实行责任追究制，泄露事件按情节严重程度处罚。第十三条信息管理环节：（一）合规标准：会议记录需包含参会人员、讨论要点、决议内容及责任分工，由专责部门统一归档；重要议事材料需经法务部审核。（二）禁止性行为：严禁篡改会议记录；禁止将会议材料用于非授权用途。（三）风险防控：建立电子存档系统，确保信息不可篡改；定期对存档材料进行保密检查。第十四条争议调解环节：（一）合规标准：议事过程中产生的分歧需当场记录，由牵头部门组织调解；调解不成的，提交领导小组审议。（二）禁止性行为：严禁利用职权压制不同意见；禁止在争议未解决前强行推进决策。（三）风险防控：建立第三方调解机制，引入外部专家参与复杂议题的评判。第十五条修订管理环节：（一）合规标准：专项管理制度每年修订一次，修订内容需经领导小组审议；重大调整需发布补遗文件。（二）禁止性行为：严禁擅自删改制度条款；禁止在旧版制度失效前继续使用。（三）风险防控：建立版本控制台账，确保所有人员使用最新制度版本。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）每年X月由牵头部门牵头，组织各部门及专责部门对制度执行情况评估，结合法规变化、业务调整提出修订建议；（二）领导小组审议修订草案，经主要负责人批准后发布实施；（三）修订内容需同步更新至培训材料、系统工具及电子档案。第十七条风险识别预警机制：（一）每月由专责部门联合业务部门开展风险排查，形成风险清单，按“一般/重大/紧急”分级标注；（二）对重大风险发布预警通知，明确防控措施及责任部门；（三）建立风险趋势分析模型，动态调整预警阈值。第十八条合规审查机制：（一）所有议题在提交决策前需经专责部门审核，出具合规意见书；（二）未经审核或审核不通过的议题，不得进入议事流程；（三）将合规审查结果纳入部门绩效考核指标。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹应对；（二）制定应急预案，明确责任分工、处置流程及上报标准；（三）风险事件处置完毕后需提交复盘报告，分析根源并完善制度。第二十条责任追究机制：（一）违规情形分为“轻微/一般/重大”三级，对应警告、绩效扣减、纪律处分等处罚；（二）建立违规台账，定期向领导小组报告处理情况；（三）联动绩效考核，违规行为直接影响评优资格。第二十一条评估改进机制：（一）每半年由内审部牵头，对专项管理体系运行情况开展评估，形成评估报告；（二）评估结果作为制度修订的重要依据；（三）对评估发现的共性问题，组织专题培训或流程再造。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部需定期参加专项管理培训，掌握履职要求；（二）将专项管理纳入年度工作计划，明确责任分工；（三）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接。第二十三条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占分比例不低于X%；（二）对优秀执行者给予专项奖励，对失职者取消评优资格；（三）建立“合规积分制”，积分结果与晋升挂钩。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层每年参加合规履职培训，重点学习决策权限、争议调解等内容；（二）一线员工每月接受操作规范培训，确保熟练掌握流程要求；（三）制作标准化培训课件，并通过线上平台同步学习资料。第二十五条信息化支撑：（一）开发会议议事管理系统，实现议题在线提交、审批、督办；（二）嵌入风险预警功能，自动识别违规操作并推送提醒；（三）与OA系统集成，自动生成会议纪要并分发给责任部门。第二十六条文化建设：（一）编制《会议与议事合规手册》，印发至所有员工；（二）每年签署《合规承诺书》，明确个人责任；（三）评选“合规标兵”，树立正面典型，营造全员参与氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险须在X小时内向领导小组报告，并同步提交处置方案；（二）年度管理报告：每年X月提交专项管理报告，包括制度执行情况、风险处置效果等；（三）报告内容需经专责部门审核，确保数据真实准确。第六章附则第二十八条本制度由公司办公室（或