全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条为适应企业内部管理规范化需求，有效防控全音像记录相关的专项风险，规范业务操作流程，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》及集团母公司关于风险防控与合规管理的规定，结合企业实际运营情况，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、细化操作标准、完善运行机制，确保全音像记录工作的合规性、安全性与有效性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖全音像记录的采集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理，以及相关业务场景下的风险防控与合规要求。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“全音像记录专项管理”指企业围绕全音像记录工作所建立的管理体系，包括制度设计、流程规范、风险防控、监督考核等环节，旨在实现全过程、标准化管理。（二）“专项风险”指在全音像记录工作中可能存在的法律合规风险、信息安全风险、操作失误风险等，需通过专项措施进行识别、评估与处置。（三）“XX合规”指企业及员工在全音像记录工作中必须遵循法律法规、行业准则及内部规章的行为要求，确保业务活动的合法性与正当性。第四条全音像记录专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有业务场景下的全音像记录工作均纳入管理体系，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的专项管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处置重大风险，动态优化管理措施。（四）持续改进：定期评估专项管理效果，根据内外部环境变化及时调整完善。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位全音像记录专项管理第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调与监督。第六条设立全音像记录专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人为成员，统筹协调专项管理工作。领导小组主要履行以下职能：（一）审议专项管理制度及重大决策事项；（二）协调跨部门专项管理事务，解决重大问题；（三）监督专项管理工作的落实情况，定期评估成效。第七条明确三类主体的专项管理职责：（一）牵头部门（如综合管理部）：负责专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，牵头组织领导小组决策落地。（二）专责部门（如信息安全部、法务部）：分别负责全音像记录相关的信息安全审核、流程优化、风险处置及合规审核等工作。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作的合规性。第八条基层执行岗（如记录采集员、系统管理员）必须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守操作规程，确保记录采集、存储、传输的准确性；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在专项管理中的义务；（三）发现违规行为或风险隐患，及时上报至专责部门或牵头部门。第三章专项管理重点内容与要求第九条采集环节：规范全音像记录的采集行为，确保采集过程合法合规，避免侵犯第三方合法权益。业务操作合规标准：（一）采集前需明确记录目的、范围及必要性，依法获取授权；（二）采集设备必须符合安全标准，防止信息泄露或被篡改。禁止性行为：严禁以非法手段获取、偷拍或偷录。重点防控点：采集场景合法性、授权完整性。第十条存储环节：落实全音像记录的存储安全措施，防止数据丢失或被未授权访问。业务操作合规标准：（一）采用符合安全标准的存储介质，定期备份重要记录；（二）存储环境需满足温湿度、防磁防潮等要求，确保记录完整性。禁止性行为：严禁将记录存储在非授权系统或个人设备中。重点防控点：存储介质安全性、环境防护标准。第十一条传输环节：规范记录传输流程，防止传输过程中信息泄露或被篡改。业务操作合规标准：（一）传输前需加密处理敏感信息，采用安全传输通道；（二）传输后需验证记录完整性，确保未遭篡改。禁止性行为：严禁通过公共网络传输重要记录。重点防控点：传输加密强度、通道安全性。第十二条使用环节：严格管控全音像记录的使用权限，确保仅用于授权目的。业务操作合规标准：（一）使用前需经审批，明确使用范围及期限；（二）使用完毕后需及时销毁或归档，避免长期留存。禁止性行为：严禁擅自复制、传播或用于非授权用途。重点防控点：审批规范性、用途匹配性。第十三条销毁环节：规范记录销毁流程，确保销毁彻底，防止信息泄露。业务操作合规标准：（一）销毁前需记录销毁时间、方式及人员，确保可追溯；（二）采用物理销毁（如粉碎）或技术销毁（如数据擦除）方式，防止恢复。禁止性行为：严禁将未销毁的记录丢弃在公共区域。重点防控点：销毁方式彻底性、记录完整性。第十四条业务合作：规范与第三方合作方的管理，确保合作过程合规。业务操作合规标准：（一）合作前需对第三方进行尽职调查，确保其具备相应资质；（二）签订合作协议时需明确数据安全责任，约定违约处理方式。禁止性行为：严禁与无资质或存在安全风险的第三方合作。重点防控点：尽职调查充分性、协议约束力。第十五条技术管理：落实全音像记录相关的技术防护措施，防止系统漏洞或被攻击。业务操作合规标准：（一）定期对存储系统、传输网络进行安全检测，及时修复漏洞；（二）采用访问控制、日志审计等技术手段，防止未授权访问。禁止性行为：严禁系统长时间未更新补丁。重点防控点：漏洞修复及时性、技术防护有效性。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：根据法律法规变化、业务调整等情况，及时修订专项制度，确保持续适用。具体措施：（一）牵头部门每年至少开展一次制度评估，提出修订建议；（二）领导小组审议通过后，印发更新后的制度并组织宣贯。第十七条风险识别预警机制：定期开展专项风险排查，分级评估风险等级，及时发布预警通知。具体措施：（一）牵头部门每季度组织一次风险排查，形成风险清单；（二）专责部门对风险进行分级（一般/重大），重大风险需发布预警通知。第十八条合规审查机制：将专项审查嵌入业务流程，明确“未经审查不得实施”原则。具体措施：（一）采集、存储、使用等关键环节需经专责部门或委托第三方审核；（二）审核通过后方可实施，审核记录存档备查。第十九条风险应对机制：分级处置一般/重大风险事件，明确应急流程、责任协同及上报要求。具体措施：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门监督；（二）重大风险需启动应急预案，领导小组协调处置，及时上报。第二十条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分。具体措施：（一）明确违规情形及处罚标准（如警告、降级、解雇）；（二）违规行为纳入绩效考核，情节严重的由纪律部门处理。第二十一条评估改进机制：定期对专项管理体系有效性开展评估，优化流程漏洞。具体措施：（一）每年12月开展年度评估，形成评估报告；（二）领导小组审议报告，提出改进措施并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，建立考核机制。具体措施：（一）主要负责人每半年听取一次专项管理汇报；（二）将专项管理纳入绩效考核，与部门评优挂钩。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩。具体措施：（一）专项合规情况占年度绩效考核比重不低于10%；（二）连续两年考核优秀者优先评优评先。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，提升全员合规意识。具体措施：（一）管理层培训：每年至少一次合规履职培训；（二）一线员工培训：每半年一次操作规范培训，考核合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控。具体措施：（一）开发全音像记录管理系统，实现采集、存储、使用全流程线上管理；（二）系统具备风险预警功能，自动识别异常操作并上报。第二十六条文化建设：发布专项合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围。具体措施：（一）编制《全音像记录合规手册》，发放至全员学习；（二）组织签订合规承诺书，明确个人责任。第二十七条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程、时限及内容要求