公司公车责任人制度

公司公车责任人制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践标准及集团母公司关于企业内部风险防控、合规经营的管理要求，结合公司实际运营需求，为加强公司公车管理、规范使用行为、防范廉洁风险、提升资源使用效率，制定本制度。通过明确责任主体、规范业务流程、强化风险防控，构建系统化、精细化的公车责任管理体系，保障公司资产安全、运营合规及健康发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工，涵盖公车采购、配置、使用、维护、报废等全生命周期管理，以及涉及公车使用的各类业务场景，包括但不限于公务出行、业务接待、内部通勤等。第三条本制度中下列术语含义：（一）“公车专项管理”指公司针对公车资产实施的计划、采购、配置、使用、监督、处置等一体化管理活动，旨在实现资源合理配置、使用规范透明、风险有效防控。（二）“公车使用风险”指因公车管理不善或使用不当可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害或廉洁风险等。（三）“公车合规”指公车使用行为严格遵守国家法律法规、公司内部制度及职业道德规范，确保权责清晰、流程合法、管理透明。第四条公车专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：覆盖公车管理的所有环节及责任主体，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理者和使用人的职责，形成“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的责任体系。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点识别、评估和管控公车使用中的潜在风险。（四）持续改进：定期评估管理效果，根据内外部环境变化及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公车专项管理负总责，承担首要领导责任；分管行政或后勤的领导对公车管理工作负直接领导责任，统筹制度执行、监督考核及风险处置。第六条设立公车专项管理领导小组，作为公司公车管理的决策与统筹机构，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括行政部、财务部、审计部、纪律监督部门及下属单位代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定或修订公车专项管理制度，审批重大管理决策。（二）协调解决公车管理中的跨部门、跨单位问题，确保制度有效落地。（三）定期听取公车管理情况汇报，监督考核各部门及下属单位履职情况。第七条各部门及下属单位负责人为本部门公车管理第一责任人，承担日常管理主体责任，具体职责包括：（一）组织本部门员工学习公车管理制度，确保全员知晓并遵守。（二）监督本部门公车使用行为，及时纠正违规操作。（三）配合领导小组开展风险排查、审计检查及问题整改。第八条行政部作为公车专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制定或完善公车管理制度，组织制度宣贯与培训。（二）负责公车采购、配置、调拨、报废等流程管理，建立台账并定期更新。（三）监督公车使用情况，处理使用投诉及违规事件，定期通报管理情况。第九条审计部作为公车专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）对公车采购、使用、维护等环节开展合规性审计，识别管理漏洞。（二）组织专项检查，评估制度执行效果，提出优化建议。（三）对重大违规事件进行独立调查，出具审计报告并推动责任追究。第十条财务部作为公车专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）审核公车购置预算、维修费用及保险费用，确保资金合规使用。（二）建立公车成本核算体系，定期分析使用效率及经济性。（三）配合行政部管理公车资产，确保账实相符。第十一条基层执行岗员工（如公车驾驶员、使用人）承担岗位合规操作责任，具体要求包括：（一）签署岗位合规承诺书，熟知并遵守公车使用规范。（二）按审批流程使用公车，不得私自改装、外借或用于非公务活动。（三）发现公车安全隐患或违规使用行为，及时向部门负责人或行政部报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条公车采购与配置管理。（一）公车采购须严格遵循公司采购管理制度，通过比选、招标等方式择优选择供应商，确保车辆技术性能、价格合理及售后服务可靠。（二）车辆配置需根据部门实际需求、使用频率及预算进行科学评估，避免超标准配置或闲置浪费。（三）采购合同签订后，行政部需联合财务部、审计部对合同条款、交付标准、付款方式等进行复核，确保无法律风险。第十三条公车使用审批管理。（一）公务出行须填写《公车使用申请单》，经部门负责人审批，涉及跨区域或特殊事项需加签分管领导意见。（二）禁止无审批使用公车，禁止将公车交由非指定人员驾驶或使用，禁止公车私用。（三）行政部需建立公车使用电子审批系统，实时记录使用人、时间、路线、事由等信息，确保可追溯。第十四条公车维护与保养管理。（一）行政部需制定公车定期保养计划，按车辆使用里程或时间要求送修，确保车辆安全性能。（二）维修费用须严格按审批权限报销，财务部需核对维修项目、发票及验收单，防止虚报冒领。（三）车辆维修记录需完整存档，行政部需定期汇总分析维修成本，推动车辆使用效率提升。第十五条公车保险与理赔管理。（一）公车保险须按法规要求购买交强险及商业险，保险期限与车辆使用周期一致。（二）发生交通事故后，驾驶员需立即报警并保护现场，同时向行政部及保险公司报告，理赔流程需经部门负责人审批。（三）保险公司定损单、维修发票等材料需由行政部、财务部联合审核，确保理赔合规。第十六条公车报废与处置管理。（一）车辆达到报废标准后，行政部需编制报废申请，经领导小组审批后委托有资质的回收企业处置。（二）报废车辆需办理车辆注销手续，行政部需核对回收证明及残值款项，确保资产完整。（三）报废车辆信息需录入资产管理系统，并定期向领导小组报告报废处置情况。第十七条公车使用风险防控。（一）行政部需定期开展公车安全检查，重点排查刹车、轮胎、灯光等关键部件，及时排除安全隐患。（二）禁止酒后驾驶、疲劳驾驶或超速行驶，驾驶员需签署安全承诺书，违规者取消岗位资格。（三）涉及公车使用的投诉或举报，行政部需3日内调查核实，并将处理结果书面回复投诉人。第十八条公车廉洁风险防控。（一）禁止公车用于业务招待、私人出行或盈利性活动，禁止驾驶员收取服务费或接受宴请。（二）涉及公车使用的审批记录需纳入个人廉洁档案，审计部需不定期抽查，防止利益输送。（三）对公车私用行为，视情节轻重给予警告、罚款或岗位调整等处分，涉嫌违法的移交司法机关处理。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。（一）行政部需每年汇总公车管理情况，结合法规变化、业务调整及风险暴露，提出制度修订建议。（二）领导小组每年审核制度有效性，必要时组织修订或废止条款，修订后的制度需向全体员工发布。（三）制度修订需经公司内部法律顾问审核，确保符合合规要求。第二十条风险识别预警机制。（一）行政部每季度组织公车使用风险评估，重点关注公车私用、超范围使用、安全隐患等风险点。（二）审计部每年开展专项审计，对高风险环节（如维修报销、保险理赔）进行重点核查。（三）发现重大风险隐患后，领导小组需发布预警通知，要求相关部门立即整改，并跟踪落实情况。第二十一条合规审查机制。（一）公车采购需经合规部门审查，确保流程合法、合同规范。（二）公车使用申请须嵌入OA系统，设置自动校验规则，禁止无审批提交。（三）涉及公车处置的决策需经集体审议，重大事项需报领导小组审批，确保决策合规。第二十二条风险应对机制。（一）一般风险事件（如轻微违章、低金额报销争议）由行政部牵头处置，5日内完成调查并公布结果。（二）重大风险事件（如公车事故、重大财务违规）需成立专项调查组，由领导小组指定牵头部门协同处置，15日内提交调查报告。（三）风险应对需明确责任部门、处置时限及协同机制，确保问题闭环管理。第二十三条责任追究机制。（一）公车管理违规情形及处罚标准如下：1.无审批使用公车，处1000-5000元罚款；屡次发生者解除岗位。2.公车私用超过3次，取消岗位资格并通报批评；涉嫌违法的移交司法机关。3.车辆维修虚报费用，追回损失并处罚款，主管领导承担连带责任。（二）责任追究需依据证据链，由纪律监督部门审核，重大事件需报领导小组审批。（三）处罚结果需纳入绩效考核，并与评优评先挂钩，形成正向激励。第二十四条评估改进机制。（一）行政部每年对公车管理制度有效性进行评估，重点考核使用效率、成本控制及风险防控指标。（二）评估结果需提交领导小组审议，优秀部门予以奖励，问题突出的部门需制定整改计划。（三）评估报告需纳入公司年度风险管理报告，并向董事会汇报。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。（一）公司主要负责人每年至少听取一次公车管理工作汇报，协调解决重大问题。（二）各部门负责人需将公车管理纳入月度会议议程，确保制度传达到位。（三）行政部需建立公车管理联络员制度，确保信息及时传递。第二十六条考核激励机制。（一）公车使用效率纳入部门年度考核指标，使用率低于平均值的部门需承担责任。（二）驾驶员绩效考核需包含安全驾驶、车辆保养等指标，优秀者予以奖励。（三）对公车管理突出贡献的个人或团队，授予“年度公车管理标兵”称号，并给予物质奖励。第二十七条培训宣传机制。（一）行政部每年组织全员公车管理制度培训，新员工入职需接受强制培训并考核。（二）利用公司内网、宣传栏等载体，定期发布公车管理典型案例及合规要求。（三）驾驶员需每年参加安全驾驶培训，考试合格后方可继续上岗。第二十八条信息化支撑。（一）开发公车管理信息系统，实现车辆档案、使用记录、维修费用等数据电子化。（二）系统需具备自动审批、预警提醒、成本核算等功能，提升管理效率。（三）行政部、财务部、审计部共享系统数据，确保信息透明可追溯。第二十九条文化建设。（一）编制《公车管理合规手册》，明确使用规范、审批流程及违规后果，人手一册。（二）每季度组织签订《公车使用合规承诺书》，员工需签字确认并留存档案。（三）设立公车管理意见箱，鼓励员工举报违规行为，营造全员监督氛围。第三十条报告制度。（一）行政部每月向领导小组提交