企业催款函标准范文全集

企业催款函标准范文全集在企业经营中，应收账款的及时回收是维持现金流健康的关键环节。催款函作为正式的债权主张文书，既能以专业姿态提醒债务人履约，又能为后续法律行动留存证据。本文整理全场景、多行业的催款函标准范文，结合实务经验拆解撰写逻辑与注意事项，助力企业高效合规催收。一、按催款阶段分类的催款函范文（一）初次友好催款函（适用：欠款初期，客户或因流程/疏忽延误）场景说明：合作关系良好，欠款时间短（如账期内或逾期15日内），推测客户非恶意拖欠，需以温和语气提醒，维护合作信任。范文示例：XX有限公司催款函致：XX贸易公司（或具体经办人：XXX）您好！基于双方于2023年X月X日签订的《XX产品购销合同》（合同编号：XXX），我司已于2023年X月X日完成XX批次货物的交付（送货单号：XXX，验收单编号：XXX），合同约定结算日期为2023年X月X日。经财务核对，贵司当前应付未付货款金额为人民币XX元（大写：XX元整）。考虑到双方长期友好合作，我们推测您方可能因内部流程或工作疏忽暂未安排付款。烦请贵司于收到本函3个工作日内核对账单，如无异议，请尽快通过以下方式安排付款：付款账户：户名XX，开户行XX，账号XX联系人：XXX，电话XXX，邮箱XXX期待您的积极反馈，如有特殊情况需协商付款方案，也可随时与我们沟通。顺祝商祺！XX有限公司（盖章）2023年X月X日注意事项：1.避免使用“拖欠”“违约”等刺激性词汇，强调“疏忽”“流程延误”的可能性，降低客户抵触心理；2.附件可附简化版对账单（列明货物/服务内容、金额、已付款、欠款），方便客户快速核对；3.预留明确的反馈期限（如3-5个工作日），推动行动。（二）二次正式催款函（适用：初次催款无回应，逾期30-60日）场景说明：初次催款后客户未反馈或拖延，需明确逾期事实，重申合同义务，语气转为正式但仍留协商空间。范文示例：关于《XX服务合同》欠款的催款函（二次）致：XX科技公司我司于2023年X月X日向贵司发送催款函（函号：XXX），提醒贵司结清《XX技术服务合同》项下欠款人民币XX元。截至今日（2023年X月X日），贵司已逾期XX日，仍未支付该笔款项。根据合同第X条约定，“服务验收合格后15日内，甲方（贵司）应支付剩余服务费XX元”，我司已于2023年X月X日完成服务成果交付并经贵司签字确认（验收单编号：XXX）。逾期付款将产生每日XX‰的违约金（截至今日违约金暂计XX元），同时可能影响贵我双方后续合作的信用评估。请贵司于2023年X月X日前完成付款，或于3个工作日内联系我司协商付款方案。如逾期未回应，我司将不得不采取进一步措施（包括但不限于委托律师发函、启动法律程序）维护合法权益。联系人：XXX，电话XXX，地址XXXXX有限公司（盖章）2023年X月X日注意事项：1.明确逾期天数和合同依据，增强催款的权威性；2.首次提及“违约金”但暂不强调具体金额（或仅计暂数），避免直接激化矛盾；3.保留“协商付款方案”的选项，给客户台阶，同时施压。（三）三次严肃催款函（含法务预警，适用：多次催款无果，拟启动法律程序前）场景说明：客户长期拖欠（逾期60日以上）、失联或明确拒绝付款，需以严肃语气告知法律后果，为诉讼/仲裁做铺垫。范文示例：最后催款函（法务预警版）致：XX建设公司就贵司拖欠我司工程款事宜，我司已先后于2023年X月X日、2023年X月X日两次发函催款，贵司均未回应或履行付款义务。现郑重函告：1.欠款事实：根据2023年X月X日签订的《XX建设工程施工合同》（合同编号：XXX），我司已完成XX标段工程施工并于2023年X月X日通过竣工验收（验收报告编号：XXX），合同总价款XX元，贵司已付款XX元，剩余欠款（含质保金）人民币XX元（大写：XX元整）。2.法律后果：如贵司在2023年X月X日前仍未支付欠款，我司将：委托律师向贵司发送律师函，正式主张债权及违约金；向XX人民法院提起诉讼，要求支付欠款、违约金及实现债权的费用（律师费、诉讼费等）；依法申请财产保全，冻结贵司相关账户或资产。3.协商最后期限：如贵司有还款诚意，可于2023年X月X日前联系我司法务部（XXX，电话XXX），协商分期还款或债务重组方案，否则我司将立即启动法律程序，届时贵司需承担全部不利后果。附件：1.施工合同复印件；2.工程验收报告；3.前两次催款函及邮寄凭证XX有限公司（盖章）2023年X月X日注意事项：1.措辞需准确严谨，避免“威胁”“恐吓”，用“依法”“将”等中性词表述措施；2.附件需完整（合同、验收单、催款记录等），形成证据链；3.明确“最后协商期限”，倒逼客户行动。二、按行业分类的催款函范文（一）贸易类（购销合同欠款）场景：货物已交付、验收，客户拖欠货款（如批发、零售、进出口贸易）。范文示例：催款函（贸易类）致：XX百货公司基于2023年X月X日签订的《XX商品采购合同》（合同编号：XXX），我司已按约向贵司交付XX品牌XX型号商品共XX件（送货单号：XXX-XXX，验收单日期：2023年X月X日），发票（票号：XXX）已于交付当日开具并送达。根据合同“货到验收后30日内付清全款”的约定，贵司应于2023年X月X日前支付货款人民币XX元。截至今日，贵司仅支付预付款XX元，尚欠XX元未付。为保障双方合作的持续性，烦请贵司于2023年X月X日前完成付款。如遇资金周转困难，可联系我司销售部（XXX，电话XXX）协商分期方案（最长可分3期，首期不低于欠款的30%）。顺祝生意兴隆！XX贸易有限公司（盖章）2023年X月X日行业特点与注意点：需明确货物交付状态（数量、型号、验收单），避免客户以“货物质量”“数量不符”为由拖延；可适当提及“后续订单优惠”等激励措施，促进付款；附件附发票复印件和送货单，证明债权成立。（二）服务类（咨询、技术服务等）场景：服务已完成（如咨询报告、系统开发、运维服务），客户拖欠服务费。范文示例：催款函（服务类）致：XX金融公司就2023年X月X日签订的《XX系统运维服务合同》（合同编号：XXX），我司已完成2023年X季度-X季度的系统运维服务，服务内容包括：系统故障处理：共响应故障XX次，平均响应时间XX分钟，解决率100%；功能优化：完成XX项需求开发，经贵司测试验收通过（验收单编号：XXX）；安全维护：通过XX机构安全检测（报告编号：XXX）。根据合同约定，季度服务费为XX元，季度末10日内结算。截至2023年X月X日，贵司应付我司X季度服务费人民币XX元，累计欠款XX元（含前两季度未付部分）。服务的稳定运行是贵司业务开展的重要保障，我司期待与贵司长期合作。请于2023年X月X日前支付欠款，或联系我司项目经理XXX（电话XXX）协商付款计划。XX科技服务有限公司（盖章）2023年X月X日行业特点与注意点：需量化服务成果（故障次数、响应时间、验收结果等），用数据证明服务价值，反驳“服务未达标”的借口；强调服务对客户业务的“保障作用”，唤醒客户重视；附件附服务报告、验收单、检测报告等，增强说服力。（三）工程类（建设工程、装修工程等）场景：工程已完工/阶段性完工，客户拖欠进度款或结算款。范文示例：催款函（工程类）致：XX地产公司根据2023年X月X日签订的《XX小区X号楼装修工程合同》（合同编号：XXX），我司已完成以下工程节点：2023年X月X日：完成墙面基层处理（验收单编号：XXX-1）；2023年X月X日：完成吊顶安装（验收单编号：XXX-2）；2023年X月X日：整体工程竣工验收合格（验收报告编号：XXX）。合同约定“竣工验收合格后30日内支付至结算总价的97%，剩余3%为质保金（质保期1年）”。结算总价经双方确认（结算单编号：XXX）为人民币XX元，贵司已付款XX元，本次应付进度款（含前两期未付）人民币XX元，质保金将按约于2024年X月X日到期后结算。请贵司于2023年X月X日前支付上述款项，如逾期，我司将暂停后续维保服务（根据合同第X条约定），并保留追究逾期付款违约金的权利（按日万分之五计算）。联系人：XXX（项目经理），电话XXX；法务部：XXX，电话XXXXX装饰工程有限公司（盖章）2023年X月X日行业特点与注意点：需明确工程节点和验收情况，引用验收单/报告编号，避免客户以“工程未完工”“质量问题”拒付；区分“进度款”和“质保金”，明确付款条件；可提及“暂停服务”的合同依据，但需谨慎使用，避免激化矛盾（除非合同明确约定）。三、特殊场景催款函范文（一）质保金催款函（适用：质保期届满，需退还质保金）场景：工程/产品质保期结束，无质量问题，客户拖欠质保金退还。范文示例：质保金退还催款函致：XX制造公司根据2023年X月X日签订的《XX设备采购合同》，我司向贵司供应的XX设备（设备编号：XXX）质保期为2023年X月X日至2024年X月X日。质保期内，我司按约提供免费维保服务（维保记录见附件），贵司未提出任何质量异议。合同约定“质保期届满且无质量问题，甲方（贵司）应于15日内退还质保金人民币XX元（合同总价的5%）”。现质保期已届满，烦请贵司于2024年X月X日前退还质保金至以下账户：户名：XX有限公司开户行：XX银行XX支行账号：XX如贵司对质保期内的服务或设备质量有疑问，可随时联系我司售后部XXX（电话XXX）核实。XX设备有限公司（盖章）2024年X月X日注意点：明确质保期起止时间和无质量问题的依据（维保记录、客户无异议的事实）；附件附维保记录、质保期届满通知（如有），证明质保义务已履行；语气可稍显“委屈”（如“盼尽快退还，以缓解我司资金压力”），激发客户同理心。（二）长期挂账账款催款函（适用：欠款多年，需重新确认债务）场景：欠款形成时间久（如3年以上），客户可能遗忘或否认，需重新唤醒债务认知，协商还款。范文示例：关于历史账款的催款函致：XX实业公司经我司财务清查，发现贵司于2020年X月X日签订的《XX材料供应合同》项下，尚欠我司货款人民币XX元（大写：XX元整）。该笔账款因双方人员变动、业务调整等原因长期挂账，现我司希望与贵司重新确认并妥善解决。为清晰还原债务事实，我司整理了以下凭证（可随时提供原件核对）：1.2020年X月X日的《XX材料供应合同》复印件；2.2020年X月X日的送货单（签收人：XXX）；3.2021年-2023年期间的催款记录（邮件/短信截图）。考虑到贵司可能存在的资金安排，我司可接受以下还款方案：方案一：2024年X月X日前一次性付清，我司给予XX%的减免（减免后金额XX元）；方案二：分3期支付，首期于2024年X月X日前支付XX元，剩余两期每月支付XX元。请贵司于2024年X月X日前回复确认债务及还款方案，如无异议，我司将视为贵司认可该笔债务并按方案执行。联系人：XXX，电话XXX，邮箱XXXXX材料有限公司（盖章）2024年X月X日注意点：追溯债务时需提供充分凭证，避免客户以“时间久、无记录”为由否认；提出减免/分期方案，降低客户还款压力，提高回款可能性；明确“视为认可”的法律后果（需谨慎，最好通过书面确认），但语气仍需温和。四、催款函撰写与发送核心注意事项（一）内容要素：“5W1H”清晰呈现Who：明确债权方（公司全称、盖章）、债务方（全称、经办人）；What：欠款事由（合同/交易背景、货物/服务内容）、金额（大小写、组成明细）；When：欠款形成时间、逾期时间、付款/反馈期限；Where：付款账户信息、沟通地址/方式；Why：催款理由（合同约定、服务/货物交付事实）；How：付款方式、协商方案（如有）。（二）语气策略：“三阶递进”，灵活调整友好期（逾期≤15日）：用“提醒”“核对”“沟通”等词，强调“信任”“疏忽”；正式期（逾期15-60日）：用“通知”“确认”“依据合同”等词，强调“义务”“影响”；严肃期（逾期≥60日）：用“函告”“法律后果”“将采取”等词，强调“后果”“证据”。（三）法律合规：“三不原则”不诽谤：避免指责客户“恶意拖欠”“欺诈”等，仅陈述事实；不威胁：不用“断供”“曝光”等违法手段施压，依法主张权利；不遗漏证据：所有主张需附合同、对账单、