2026年跨境电商公司员工人事档案管理制度

2026年跨境电商公司员工人事档案管理制度第一章总则第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）员工人事档案管理工作，建立“完整归集、规范归档、安全保密、高效利用”的全流程管理体系，保障员工合法权益与公司档案资产安全，提升人力资源管理规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司跨境电商业务特性（含境内业务岗位、海外运营岗位、跨境出差岗位等员工构成），制定本制度。第二条本制度所指员工人事档案，是指公司在招聘录用、劳动合同管理、薪酬福利、绩效考核、培训发展、岗位异动、离职等全雇佣周期中，形成的反映员工个人基本情况、工作表现、职业发展等各类具有保存价值的文字、电子等形式的资料，包括境内员工档案与海外员工专项档案。第三条员工人事档案管理遵循“依法合规、真实完整、安全保密、全程追溯、便捷高效”的核心原则，确保档案管理全流程符合法律法规要求，档案内容真实准确、完整可查，档案信息严格保密，档案利用规范高效。第四条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，涵盖员工档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递、销毁等全环节；公司各部门及全体员工需严格遵守本制度规定，积极配合人事档案管理相关工作。第五条各部门核心职责分工：（一）人力资源部：作为员工人事档案管理的牵头部门，负责档案的统一收集、整理、归档、保管、更新，统筹档案的查阅、借阅、转递等审批流程，建立档案管理台账，负责档案管理人员的专业培训及制度的修订完善；（二）各业务部门（含跨境运营部、海外运营部、销售部等）：负责配合人力资源部收集本部门员工入职、异动、培训、考核等相关档案资料，及时提交至人力资源部归档，协助核实档案资料的真实性；（三）法务部：负责审核档案管理全流程的合规性，特别是员工个人信息保护、档案销毁等环节的法律风险防控，为档案管理工作提供法律支持，协助处理档案相关的争议事项；（四）信息技术部：负责保障电子人事档案管理系统的稳定运行，搭建档案信息安全防护体系，实现档案数据的安全存储、备份与加密，协助优化档案管理系统功能；（五）行政部：负责提供档案保管所需的物理场地（档案柜、档案室），落实档案室防火、防盗、防潮、防虫等安全保障措施，协助人力资源部做好纸质档案的日常保管；（六）公司管理层：负责审批重大档案管理事项（如档案销毁、特殊档案查阅等），监督本制度的落实情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。第二章组织架构与核心岗位职责第六条人事档案管理架构：公司设立员工人事档案管理专项组（以下简称“专项组”），由人力资源部负责人担任组长，行政部、法务部负责人担任副组长，人力资源部档案专员、各部门档案联络员、信息技术专员、行政安保人员为成员。专项组下设档案归集管理组、安全保密组、审核监督组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。第七条档案归集管理组岗位职责（由人力资源部、各部门档案联络员组成）：（一）资料收集：负责员工全雇佣周期档案资料的归集工作，包括入职材料（简历、学历证明、身份证明、离职证明等）、在职材料（劳动合同、薪酬调整记录、绩效考核表、培训记录、岗位异动审批单等）、离职材料（离职申请、解除/终止劳动合同证明等）；（二）整理归档：对收集的档案资料进行分类、甄别、整理，核实资料的真实性与完整性，按统一标准装订归档，建立纸质档案与电子档案的对应关联，同步更新档案管理台账；（三）档案更新：跟踪员工在职期间的信息变动，及时收集相关材料并更新档案内容，确保档案信息与员工实际情况一致；（四）档案流转：负责档案查阅、借阅、转递的日常对接工作，按审批流程办理相关手续，跟踪档案流转全过程，确保档案安全回笼。第八条安全保密组岗位职责（由行政部、信息技术部、人力资源部档案专员组成）：（一）物理安全：负责档案室的日常安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防高温等防护措施，定期检查档案室环境及安全设施，排查安全隐患；（二）信息安全：负责电子档案的安全防护，落实数据加密、访问权限管控、定期备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或篡改；（三）保密管理：严格遵守档案保密规定，规范档案查阅、借阅流程，严禁擅自泄露档案信息，对档案管理过程中的涉密信息进行严格管控；（四）应急处置：制定档案安全应急预案，针对档案损毁、丢失、信息泄露等突发情况，及时启动应急处置流程，降低损失并追溯相关责任。第九条审核监督组岗位职责（由法务部、人力资源部、专项组纪检联络员组成）：（一）合规审核：审核档案收集、整理、归档、查阅、借阅、转递、销毁等全流程的合规性，核查档案资料的合法性与真实性，确保符合相关法律法规及本制度要求；（二）流程监督：监督档案管理各环节工作的执行情况，核查档案管理台账的完整性与准确性，及时纠正流程执行中的不规范行为；（三）争议处理：协助法务部处理档案管理相关的争议事项，核查争议涉及的档案资料，提供档案管理层面的佐证材料；（四）复盘优化：定期对档案管理工作进行复盘，总结经验教训，针对存在的问题提出流程优化建议，提升档案管理规范化水平。第三章核心流程规范第十条档案归集与归档流程：（一）入职档案归集：员工入职后3个工作日内，人力资源部档案专员通知员工提交入职相关材料，各部门协助督促；人力资源部在收到材料后2个工作日内完成审核，审核通过后整理归档，建立员工初始档案；（二）在职档案更新：员工发生薪酬调整、绩效考核、岗位异动、培训等情况后，相关部门需在5个工作日内将相关审批文件、记录材料提交至人力资源部；档案专员在收到材料后3个工作日内完成审核归档，更新档案内容及台账；（三）离职档案归集：员工办理离职手续时，人力资源部同步收集离职相关材料，在离职手续办理完毕后3个工作日内完成离职档案的整理归档，完善档案收尾工作；（四）电子档案同步：纸质档案归档后，档案专员需在1个工作日内完成电子档案的扫描上传与关联，确保电子档案与纸质档案内容一致，电子档案命名规范、分类清晰。第十一条档案查阅与借阅流程：（一）内部查阅：因工作需要查阅员工人事档案的，需由查阅部门提交《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围，经部门负责人及人力资源部负责人审批同意后，在档案专员陪同下在指定场所查阅，严禁擅自复制、摘录档案内容；（二）外部借阅：外部单位（如司法机关、政府部门）需借阅档案的，需提供有效证明文件及单位介绍信，经法务部审核、公司管理层审批同意后，由档案专员按规定办理借阅手续，明确借阅期限，跟踪档案归还情况；（三）查阅/借阅记录：档案专员需详细记录每次查阅/借阅的相关信息，包括查阅/借阅人、查阅/借阅事由、查阅/借阅时间、归还时间等，建立查阅/借阅台账，确保全程可追溯；（四）特殊限制：员工个人原则上不得查阅本人档案，确有合理需求的，需提交书面申请，经人力资源部负责人审批同意后，在档案专员监督下查阅，严禁员工擅自修改本人档案内容。第十二条档案转递流程：（一）转递申请：因员工调岗至子公司/关联公司、离职后档案转移等需要转递档案的，由相关部门或员工提交《人事档案转递申请表》，经人力资源部负责人审批同意后，启动转递流程；（二）档案整理：档案专员对需转递的档案进行整理核查，确保档案资料完整，密封包装并加盖公司档案专用章，明确转递方式（专人送达、机要邮寄等）；（三）转递跟踪：档案转递后，档案专员及时跟踪档案送达情况，获取对方单位的档案接收回执，确保档案安全、准确送达；（四）海外档案转递：涉及海外员工档案转递的，需符合境内外相关法律法规要求，由海外运营部协助对接，选择合规的转递渠道，确保档案转递合法合规。第十三条档案销毁流程：（一）销毁申请：对于超过保管期限且无保存价值的人事档案，由人力资源部提出档案销毁申请，附《人事档案销毁清单》，注明档案编号、员工姓名、档案内容、保管期限等信息；（二）审核审批：《人事档案销毁清单》经法务部审核、专项组审议后，提交公司管理层审批；涉及海外员工档案销毁的，需额外经海外运营部核实是否符合当地法规要求；（三）销毁实施：审批通过后，由人力资源部、行政部、法务部共同负责档案销毁工作，选择合规的销毁方式（如集中焚烧、专业机构销毁等），全程监督销毁过程；（四）销毁记录：档案销毁完成后，相关人员需在《人事档案销毁清单》上签字确认，留存销毁过程记录（如照片、视频等），归档备查，确保销毁全程可追溯。第四章档案安全与保密管理第十四条物理档案安全管理：（一）档案室管理：档案室需设置独立区域，安装防盗门窗、监控设备、消防器材，配备防潮、防虫、防高温设备，确保档案存放环境安全稳定；（二）档案存放：纸质档案需按分类编号有序存放于专用档案柜，档案柜加锁管理，钥匙由档案专员专人保管，严禁随意存放或带出档案室；（三）日常检查：档案专员每日检查档案室环境，每周核查档案存放情况，每月联合行政安保人员开展安全隐患排查，及时发现并处理问题。第十五条电子档案安全管理：（一）权限管控：电子档案管理系统需设置严格的访问权限，按岗位分配操作权限，实现“专人专权、全程留痕”，严禁超权限访问或操作；（二）数据防护：电子档案需进行加密存储，定期开展数据备份（至少每月备份一次，备份数据异地存放），防止数据丢失或损坏；（三）系统维护：信息技术部定期对电子档案管理系统进行维护与升级，修复系统漏洞，查杀病毒，确保系统稳定安全运行。第十六条保密责任管理：（一）保密培训：人力资源部定期组织档案管理人员及相关人员开展保密培训，强化保密意识，明确保密责任，确保相关人员熟悉档案保密规定；（二）行为规范：严禁档案管理人员及其他相关人员擅自泄露、传播、篡改档案信息，严禁私自复制、摘录、销毁档案资料，严禁将档案资料带离指定保管或查阅场所；（三）责任追究：对违反档案保密规定，导致档案信息泄露、丢失或损坏的，按公司相关规定追究责任人责任；情节严重的，依法追究法律责任。第五章保障措施第十七条制度保障：专项组每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合境内外相关法律法规更新、公司业务发展变化（如新增海外岗位、调整人力资源管理模式等），提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实施；各部门可结合自身岗位特性，制定内部档案资料提交配合细则。第十八条人员保障：人力资源部配备专职档案管理人员，明确档案管理人员的任职要求与岗位职责；定期组织档案管理人员参加专业培训，提升档案管理专业能力与合规意识；建立档案管理岗位绩效考核机制，激励人员规范履职。第十九条技术保障：信息技术部持续优化电子档案管理系统功能，新增档案信息自动备份、访问权限预警、档案到期提醒等功能；针对海外员工档案管理，适配多语言、多时区的系统操作需求，保障跨境档案管理的便捷性与安全性。第二十条资源保障：公司为人事档案管理工作提供必要的资源支持，包括档案室建设与维护经费、档案管理设备（档案柜、扫描仪、打印机等）、电子档案管理系统运维经费、培训经费等；行政部、人力资源