2026年跨境营销策划公司供应商合作协议管理制度

2026年跨境营销策划公司供应商合作协议管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范公司供应商合作协议的全流程管理，明确协议签订、履行、变更、终止等环节的操作标准与责任分工，防范合作风险，保障公司与供应商的合法权益，维护公司跨境营销策划业务的有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国涉外民事关系法律适用法》等相关法律法规，结合公司跨境业务合作实际，特制定本制度。第二条适用范围。本制度适用于公司与所有供应商开展跨境营销策划相关合作所签订的各类协议，包括但不限于海外媒体投放合作协议、跨境物流服务协议、设计制作合作协议、市场调研服务协议、物料采购协议等。公司所有参与协议起草、审核、签订、履行、归档等工作的部门及人员，均需严格遵循本制度规定。第三条核心原则。供应商合作协议管理遵循“合法合规、平等自愿、权责统一、风险可控、高效便捷”的核心原则。协议内容需符合国家法律法规及目标市场相关规定，明确双方权利义务，充分保障公司核心利益，同时兼顾合作效率，推动与优质供应商建立长期稳定的合作关系。第四条管理职责。采购部为供应商合作协议管理的牵头部门，负责协议的发起、谈判、文本拟定、履行跟踪及归档管理；法务部负责协议的合规性审核，包括条款合法性、风险点识别及法律责任界定；财务部负责协议中付款条款、结算方式、税务相关条款的审核；各业务部门负责提出合作需求，参与协议核心条款谈判，反馈协议履行过程中的业务问题；公司管理层负责重大协议的最终审批。第二章协议起草与审核流程第五条协议起草前提。协议起草前，采购部需联合业务部门完成供应商筛选与资质审核，确认供应商具备开展跨境合作的相应资质、履约能力及合规记录；明确合作需求细节，包括服务内容、质量标准、交付时间、价款金额、跨境履约要求等核心要素，形成书面需求清单作为协议起草的依据。第六条协议文本拟定。协议文本优先采用公司标准合同模板，针对跨境合作特殊场景需补充专项条款。协议核心条款需明确、具体，至少包含以下内容：双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人等）；合作标的、服务范围及质量标准（需符合目标市场相关规范）；合作期限及履行地点（跨境合作需明确境内外责任划分）；价款及支付方式（明确币种、汇率约定、付款节点及跨境结算要求）；履约进度及验收标准（含跨境运输、清关等环节的验收要求）；保密条款（明确双方保密义务及违约责任）；知识产权条款（界定合作成果的权属及使用范围）；违约责任（明确双方违约情形及赔偿标准）；争议解决方式（优先约定在中国境内诉讼或仲裁）；跨境合作专项条款（如目标市场合规承诺、外汇管理合规、不可抗力认定等）。第七条内部审核流程。协议文本拟定完成后，采购部填写《协议审核申请表》，连同协议草稿、供应商资质文件、需求清单等资料提交至相关部门审核。审核流程如下：首先由法务部进行合规审核，重点核查条款合法性、风险点及跨境合规要求，出具审核意见；再由财务部审核付款、结算、税务条款的合理性与可行性；最后由业务部门审核业务条款是否符合合作需求。各部门审核需在3个工作日内完成，审核通过的进入审批环节；审核未通过的，由采购部根据审核意见修改后重新提交审核。第八条审批权限划分。根据协议标的金额及合作重要程度，划分不同审批权限：标的金额低于5万元的常规协议，经采购部负责人、法务部负责人审批后即可签订；标的金额在5万元至20万元的协议，需额外经财务部负责人及分管副总审批；标的金额超过20万元的重大协议，需上报公司主要负责人最终审批。跨境独家合作、长期框架合作等特殊协议，无论金额大小，均需上报公司主要负责人审批。第三章协议签订与生效管理第九条协议谈判确认。内部审核通过后，采购部组织相关人员与供应商就协议条款进行最终谈判，重点确认跨境履约细节、风险承担、违约责任等核心内容。谈判过程需形成《谈判记录》，明确双方达成一致的条款及未决事项，由双方参与人员签字确认。针对谈判中修改的条款，需重新提交法务部复核。第十条协议签订规范。协议条款达成一致后，由采购部负责核对协议文本的准确性、完整性，确保无文字错误、条款遗漏。协议签订需由双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章（或合同专用章）；跨境供应商为境外主体的，需核查其签字人授权文件的真实性与有效性，必要时要求进行公证认证。协议一式两份及以上，公司至少留存一份原件，跨境合作协议需额外留存英文（或目标市场官方语言）版本原件。第十一条协议生效条件。协议生效需同时满足以下条件：协议文本经双方签字盖章；内部审批流程全部完成；涉及跨境合作需办理相关备案手续的，已完成备案。协议生效日期以双方最后一方签字盖章日期为准，或按协议约定的生效条件成就日期确定。采购部需在协议生效后3个工作日内，将生效协议副本分送财务部、业务部门等相关单位备案。第四章协议履行与跟踪管理第十二条履行计划制定。协议生效后，采购部联合业务部门、供应商制定详细的履约计划，明确各阶段工作任务、时间节点、责任主体及跨境协作要求。针对跨境运输、清关、海外交付等关键环节，需制定专项保障措施，预判可能出现的风险并明确应对方案。第十三条履约跟踪与监控。采购部指定专人负责协议履行的全程跟踪，定期与供应商、业务部门沟通履约进度，核查实际履行情况与协议约定是否一致。重点跟踪以下内容：供应商是否按计划推进工作；服务或产品质量是否符合约定标准；跨境运输、清关是否顺利；是否存在违反保密义务、知识产权约定等情形。跟踪过程中需形成《履约跟踪记录》，及时记录相关情况，对出现的问题及时协调解决。第十四条验收与结算管理。供应商完成阶段性工作或全部履约任务后，需向采购部提交验收申请及相关证明材料（如交付清单、质量检测报告、清关文件等）。采购部组织业务部门、相关技术人员依据协议约定的验收标准开展验收工作，验收合格的，出具《验收合格单》；验收不合格的，出具《整改通知书》，要求供应商在规定期限内整改后重新验收。验收合格后，采购部凭《验收合格单》、协议、发票等资料向财务部申请付款，财务部按协议约定的付款条款及审批流程完成结算。第十五条履行异常处理。协议履行过程中出现以下异常情况的，采购部需立即启动应急处理流程：供应商未按约定进度履约；服务或产品质量不符合要求；出现跨境合规风险（如目标市场政策调整、清关受阻等）；供应商存在违约行为。处理流程包括：及时向供应商发出书面通知，要求其说明情况并采取补救措施；组织相关部门评估损失及影响，制定应对方案；必要时通过法务部向供应商提出索赔要求，维护公司合法权益。处理过程需形成完整的书面记录，归档备查。第五章协议变更、终止与归档管理第十六条协议变更管理。因市场环境变化、业务需求调整、政策变动等原因需变更协议条款的，由相关部门提出变更申请，说明变更原因及具体变更内容。采购部核实变更需求后，与供应商协商达成一致，拟定《协议变更协议》，按原协议审核审批流程完成内部审核审批后，与供应商签订变更协议。变更协议作为原协议的补充文件，与原协议具有同等法律效力。第十七条协议终止管理。协议终止分为正常终止与提前终止两种情形：正常终止指协议履行完毕或合作期限届满，自动终止；提前终止指因一方违约、不可抗力、双方协商一致等原因需提前终止协议的，需符合协议约定的终止条件。提前终止协议的，由采购部与供应商协商签订《协议终止协议》，明确终止时间、剩余款项结算、已完成工作的验收、后续责任划分等内容。因供应商违约导致提前终止的，需同时明确其违约责任及赔偿事宜。第十八条协议归档管理。采购部负责供应商合作协议全流程资料的收集、整理与归档工作，归档资料包括但不限于：协议原件及副本、协议草稿、审核申请表及审核意见、谈判记录、供应商资质文件、履约跟踪记录、验收合格单、付款凭证、变更协议、终止协议等。归档需按“年度-协议类型-供应商名称”的分类标准进行，建立电子与纸质双重档案。电子档案需存储在公司加密服务器，设置访问权限；纸质档案需存放在专用文件柜，由专人保管。归档资料保存期限不少于协议终止后5年，涉及重大跨境合作的协议资料保存期限不少于10年。第六章监督考核与奖惩第十九条监督检查机制。审计部定期对供应商合作协议管理工作进行监督检查，重点核查协议起草审核流程的合规性、条款履行的完整性、归档管理的规范性等，每季度形成《协议管理监督检查报告》，上报公司管理层。对检查中发现的问题，责令相关部门限期整改。第二十条考核评价机制。公司将供应商合作协议管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括协议审核审批及时性、条款履行合规率、履约问题解决效率、归档资料完整性等。考核结果与绩效薪酬、岗位晋升、评优评先等直接挂钩。同时，将协议履行情况纳入供应商动态考核体系，作为后续合作的重要依据。第二十一条奖励措施。对在协议管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予相应奖励：严格遵守本制度规定，协议管理规范、无违规事项的，给予部门及个人通报表扬及物质奖励；成功识别协议重大风险并有效规避损失的，给予个人专项奖励；在协议谈判、履约跟踪中表现优异，为公司争取重大利益的，给予相关人员表彰及奖励。第二十二条惩处措施。对违反本制度规定，存在以下情形之一的，公司将根据情节轻重给予相关部门及人员通报批评、绩效扣减、岗位调整等处罚；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理：未按规定流程起草、审核协议的；协议文本存在重大疏漏或错误，导致公司利益受损的；未经审批擅自签订协议的；在协议谈判、履行过程中弄虚作假、收受回扣的；未按规定跟踪协议履行，导致出现重大履约问题未及时处理的；未按规定归档协议资料，造成资料丢失或泄露的；泄露协议中的涉密信息，给公司或供应商造成损失的。第七章附则第二十三条制度修订。本制度根据