2026年跨境营销策划公司海外合同风险审核管理制度

2026年跨境营销策划公司海外合同风险审核管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海外合同风险审核管理工作，建立系统化、全流程的风险防控机制，精准识别、评估并化解海外合同签订与履行过程中的法律风险、商业风险及合规风险，保障公司跨境营销业务合法合规开展，维护公司资产安全与品牌声誉，结合公司跨境业务实际运营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海外合同的起草、谈判、审核、签订、履行、变更及终止等全流程风险审核管理工作，覆盖跨境营销策划、市场推广、服务外包、客户合作、数据合作等各类业务场景的海外合同。公司各部门、全体员工及参与海外合同相关工作的合作第三方，均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则合规优先原则：海外合同全流程严格遵守中国《民法典》《涉外民事关系法律适用法》《数据安全法》等法律法规，同时符合海外目标市场相关法规（如欧盟GDPR、美国CCPA、当地广告法等），确保合同内容与履行行为合法合规。全流程管控原则：建立从合同需求提出、起草谈判，到审核签订、履行跟踪，再到变更终止的全流程风险审核机制，实现风险防控无死角。风险导向原则：针对不同类型、不同规模的海外合同，精准识别核心风险点，实施差异化审核标准，重点防控高风险领域（如数据跨境、知识产权、争议解决等）的风险。协同高效原则：明确各部门审核职责，建立跨部门快速协作机制，优化审核流程，在保障风险防控效果的前提下提升审核效率，避免流程冗余影响业务推进。第四条术语定义海外合同：指公司与境外主体（包括海外客户、外包商、合作伙伴等）签订的，涉及跨境营销业务且权利义务关系发生在境内外的各类书面协议、补充协议及附件。合同风险审核：指对海外合同全流程中可能存在的法律合规风险、商业履约风险、财务结算风险等进行识别、评估、分析，并制定防控措施的管理行为。高风险合同：指涉及金额较大（单份合同金额超过规定阈值）、合作周期较长（超过1年）、涉及数据跨境流动、知识产权密集型或合作方所在地区法律环境复杂的海外合同。合规审查：指对海外合同条款及履行过程是否符合中国及目标市场相关法律法规、公司规章制度的审查工作。第二章组织架构与职责分工第五条合同风险审核领导小组成立海外合同风险审核领导小组（以下简称“领导小组”），由公司管理层担任组长，成员包括合规部门、法务部门、业务部门、财务部门负责人。领导小组为合同风险审核的最高决策机构，主要职责包括：审批本制度及相关配套流程；审定高风险合同的风险审核报告与防控方案；统筹调配跨部门审核资源；监督合同风险审核工作的整体推进情况；审批合同重大风险的处置方案。第六条合同风险审核执行小组执行小组由合规部门牵头组建，成员包括合规专员、法务专员、业务专员、财务专员及专业翻译人员，根据合同类型与涉及区域灵活配置。主要职责包括：负责日常海外合同的风险审核工作；制定差异化的合同审核标准与流程；识别并评估合同各环节风险；出具合同风险审核意见；跟踪风险防控措施的落实情况；建立合同风险审核台账；组织开展合同风险审核培训。第七条各部门专项职责业务部门：提出合同需求，负责合同前期谈判与起草工作；提供业务相关的市场信息、合作方背景资料；协助识别业务层面的履约风险；跟踪合同履行进度，及时反馈履行过程中发现的风险问题；配合执行小组开展风险审核与防控工作。合规部门：作为执行小组核心牵头部门，负责制定合同风险审核的合规标准；主导合同的合规风险评估；审核合同条款的合规性，重点核查数据跨境、知识产权、广告合规等核心条款；提供跨境合规咨询支持；监督合同履行过程的合规性；处理合同合规风险事件。法务部门：负责合同的法律风险审核，核查合同主体资格、权利义务条款、违约责任、争议解决方式等的合法性与严谨性；协助起草标准化合同模板；提供法律意见，指导风险防控措施的制定；参与处理合同纠纷与诉讼事务。财务部门：负责审核合同中的财务条款，包括结算方式、付款周期、汇率约定、税务处理等；评估财务结算风险；提供财务合规建议；跟踪合同款项支付与结算情况，防范财务损失。翻译部门：负责海外合同的双语翻译工作，确保合同条款翻译准确、严谨，避免因翻译偏差引发风险；协助审核境外合同文本的表述规范性。第三章海外合同全流程风险审核规范第一节合同前期准备阶段风险审核业务部门在提出合同需求前，需对合作方开展初步尽职调查，收集合作方的合法注册资质、业务资质、合规经营记录、信用状况等背景资料，形成《合作方背景调查简报》提交执行小组。执行小组联合法务、财务部门对简报进行审核，重点核查合作方主体资格的合法性、是否存在违法违规历史或重大诉讼纠纷、信用评级是否良好等，评估合作方履约能力与潜在风险。对于高风险合同的合作方，执行小组需开展深度尽调，通过查阅第三方信用报告、境外官方注册信息，必要时委托当地专业机构协助调查等方式，进一步核实合作方情况，形成《合作方合规尽调报告》报领导小组审批。经审批确认合作方无重大风险后，方可启动合同起草与谈判工作。第二节合同起草与谈判阶段风险审核合同起草应优先使用公司制定的标准化海外合同模板，标准化模板由执行小组联合各相关部门制定并定期更新，确保模板条款符合中国及主要目标市场的法规要求。对于无标准化模板的特殊业务合同，由业务部门牵头起草，执行小组提供全程指导。起草与谈判过程中，需重点关注以下风险点：合同主体信息是否准确完整，是否明确双方的法定代表人、联系方式、注册地址等核心信息；合作范围与服务内容是否清晰具体，避免模糊表述引发履约争议；权利义务划分是否公平合理，是否符合行业惯例；数据跨境相关条款是否符合中国及目标市场的数据出境规定，是否明确数据使用范围与安全保障措施；知识产权条款是否明确成果归属、使用权限及侵权责任；结算与付款条款是否清晰，是否考虑汇率波动风险；违约责任是否明确具体，是否具有可执行性；争议解决方式是否约定明确，选择的管辖法院或仲裁机构是否合理。执行小组需全程参与高风险合同的谈判工作，实时提供风险审核意见，指导业务部门规避谈判过程中可能产生的风险；对于一般合同，业务部门完成谈判后需将谈判纪要提交执行小组审核，确认无重大风险后进入正式审核环节。第三节合同正式审核阶段风险审核合同审核实行分级审核机制，根据合同风险等级确定审核流程与审批权限：一般风险合同：由执行小组中的合规专员、法务专员、业务专员联合审核，出具《合同风险审核意见书》，经执行小组负责人审批后，即可推进签订工作。高风险合同：需经执行小组全面审核，形成详细的《合同风险审核报告》，明确风险点、防控措施及审核意见，报领导小组审批。领导小组审批通过后，方可推进签订工作；审批未通过的，需由业务部门联合执行小组调整合同条款后重新审核。审核过程中，各审核人员需在审核意见书中明确标注审核意见，对于存在风险的条款，需提出具体的修改建议；审核意见存在分歧的，由执行小组组织召开协调会协商解决，重大分歧需上报领导小组审定。审核时限要求：一般风险合同审核需在3个工作日内完成，高风险合同审核需在5个工作日内完成，特殊紧急合同可适当缩短时限，但需确保审核质量。第四节合同履行与变更终止阶段风险审核合同签订后，业务部门需指定专人跟踪合同履行进度，定期向执行小组反馈履行情况。执行小组建立合同履行风险跟踪机制，定期核查合同履行的合规性与履约进度，重点关注以下风险点：合作方是否按合同约定履行义务，是否存在违约迹象；合同履行过程中的数据使用、成果交付是否符合合规要求；款项支付与结算是否按合同约定执行，是否存在财务风险；海外目标市场法规政策调整是否影响合同履行。合同需要变更或补充的，需由业务部门提出变更申请，说明变更原因与变更内容，提交执行小组审核。执行小组按原合同审核流程对变更内容进行风险审核，审核通过后方可签订变更协议；高风险合同的变更需报领导小组审批。合同终止时，执行小组需牵头组织业务、财务等部门开展终止清算审核，核查合同义务是否全面履行完毕、款项是否结清、数据资料是否妥善交接或销毁、遗留问题是否妥善处理等，确保终止流程合规，避免后续风险。第四章监督考核与责任追究第一节监督机制领导小组每季度对海外合同风险审核工作开展一次监督检查，每年开展一次全面专项检查。检查内容包括：合同风险审核流程的执行情况；审核意见的准确性与完整性；风险防控措施的落实情况；合同履行风险跟踪情况；审核台账的建立与完善情况等。执行小组建立日常监督台账，记录每一份海外合同的审核流程、风险点、防控措施及落实情况，及时发现并处置潜在风险。合规部门对合同风险审核工作进行常态化监督，重点核查合规要求的落实情况，对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。第二节考核机制建立海外合同风险审核专项绩效考核体系，将考核结果纳入相关部门及人员的绩效考核范围。核心考核指标包括：合同审核及时率、审核意见准确率、风险防控措施落实率、合同纠纷发生率、高风险合同审核通过率等。考核周期分为季度考核与年度考核，考核结果与绩效薪酬、评优评先直接挂钩。对考核优秀的部门与个人，公司给予表彰奖励；对考核不合格的，进行绩效约谈，制定改进计划，限期整改；整改后仍不合格的，进行岗位调整或降薪处理。第三节责任追究对在海外合同风险审核工作中存在失职、渎职行为的部门与个人，公司将根据情节轻重追究责任：未按要求开展合作方尽调或合同审核，导致引入不合规合作方或签订存在重大风险合同的，给予相关责任人警告、通报批评，并处以相应绩效扣分；审核过程中隐瞒风险、弄虚作假，或未及时跟踪风险防控措施落实，引发合同纠纷或公司损失的，给予相关责任人降职、降薪处理；因违规操