美术培训学校采购制度

PAGE美术培训学校采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范美术培训学校的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性、合理性，保障学校教学及运营的正常开展，提高资金使用效益，维护学校利益。2.适用范围本制度适用于美术培训学校内所有涉及教学用品、办公用品、设备设施等各类物资及服务的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、符合教学及运营需求的物资和服务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由校长担任组长，副校长及相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购工作的实施。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购流程和相关法律法规。采购人员职责如下：需求调研：与各部门沟通，了解教学及运营需求，收集采购信息，编制采购需求清单。供应商选择：通过多种渠道寻找潜在供应商，进行供应商资质审查、实地考察等，建立合格供应商名录。采购谈判：与选定的供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。采购执行：跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资和服务按时、按质、按量供应。采购文档管理：整理和保存采购过程中的各类文档，如采购申请、报价单、合同等，以备查阅和审计。3.需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。在采购过程中，需求部门应积极配合采购部门，提供必要的协助和信息。三、采购流程1.采购申请各需求部门根据教学及运营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，需经采购领导小组审批。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于符合要求的采购申请，采购部门按照学校的采购审批权限进行审批。一般采购项目由采购部门负责人审批；金额较大或重大采购项目，提交采购领导小组审议批准。采购审批通过后，采购部门进入采购实施阶段。3.供应商选择与采购供应商寻找：采购人员通过多种途径寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。供应商筛选：对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、生产经营许可证、产品质量认证等相关证件的审核。同时，了解供应商的信誉、业绩、生产能力、售后服务等情况，筛选出合格的供应商。实地考察：对于重要的采购项目，采购部门组织相关人员对合格供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，确保其能够满足学校的采购需求。采购谈判：采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。合同签订：采购谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，经学校法律顾问审核后，与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。4.采购验收物资或服务到货前，采购部门通知需求部门准备验收工作，并提供相关验收标准和文件。需求部门组织相关人员按照验收标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门填写验收报告，经验收人员签字确认。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供合格产品。5.付款结算采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性以及资金支付的准确性。审核通过后，按照学校的财务管理制度进行付款结算。对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应跟踪供应商的供货进度，确保预付款的合理使用。在货物验收合格后，及时办理尾款结算手续。四、采购预算管理1.预算编制学校每年根据教学及运营计划，编制采购预算。采购预算应涵盖各类采购项目，包括教学用品、办公用品、设备设施等。各需求部门结合本部门的实际需求，提出采购预算建议，经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门汇总各部门的采购预算建议，结合学校的财务状况和发展规划，编制年度采购预算草案，提交至财务部门审核。财务部门对采购预算草案进行审核，综合考虑学校的资金状况和整体预算安排，提出修改意见。采购部门根据审核意见对采购预算草案进行调整，形成年度采购预算方案，报采购领导小组审议批准。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，控制采购成本和支出。对于超预算的采购项目，需重新履行审批手续。财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向采购领导小组报告。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因教学计划调整、市场价格波动等原因需要调整采购预算，需求部门应提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容和金额。采购部门对预算调整申请进行审核，核实调整的必要性和合理性。审核通过后，提交至财务部门。财务部门对预算调整申请进行评估，结合学校的财务状况和资金安排，提出意见。预算调整申请经采购领导小组审议批准后，方可进行预算调整。五、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。结合学校的采购特点和实际情况，确定风险的类型和等级，为风险应对提供依据。2.风险应对供应商风险管理：建立供应商评估和管理机制，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。与重要供应商建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化和风险挑战。质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件。加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资或服务的质量。对于质量问题频发的供应商，采取警告、暂停合作、终止合同等措施。价格风险管理：加强市场调研，及时了解市场价格动态，合理制定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。采用招标、询价、谈判等多种采购方式，比较不同供应商的价格，选择最优采购方案。法律法规风险管理：采购人员应熟悉国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。定期对采购人员进行法律法规培训，提高其法律意识和风险防范能力。在采购合同签订前，由学校法律顾问对合同条款进行审核，避免法律风险。六、采购监督与审计1.内部监督学校设立内部监督机构，定期对采购活动进行监督检查。监督内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。内部监督机构有权调阅采购相关文件和资料，对采购人员和需求部门进行询问和调查，并提出监督意见和建议。2.审计监督学校定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购预算的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购物资的验收与使用情况等。审计部门应出具