培训机构保管制度规定

PAGE培训机构保管制度规定一、总则（一）目的为加强本培训机构各类资产及资料的保管，确保资产安全完整、资料有序存放与可追溯，保障培训教学活动的正常开展，特制定本保管制度规定。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内所有教学设备、办公用品、教材资料、学员档案以及其他与培训业务相关的各类物品的保管管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保所保管物品不受损坏、丢失，保障人员及机构安全。2.分类管理原则：根据物品的性质、用途等进行科学分类，便于保管与查找。3.责任明确原则：明确各保管环节的责任人员，做到责任到人。4.规范操作原则：严格按照规定的流程和方法进行保管操作。二、教学设备保管（一）设备采购与验收1.教学设备的采购应根据培训课程需求及预算进行规划，由相关部门提交采购申请，经审批后实施采购。2.设备到货后，采购部门应及时通知验收人员进行验收。验收人员需依据采购合同及相关标准，对设备的数量、规格、型号、质量等进行全面检查。3.验收合格的设备应填写验收报告，由验收人员、采购人员及使用部门负责人签字确认后，方可办理入库手续。（二）设备入库1.设立专门的教学设备仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.设备入库时，仓库管理人员应根据验收报告核对设备信息，按照分类存放原则将设备摆放整齐，并做好入库登记，记录设备名称、型号、数量、入库日期、存放位置等信息。（三）设备使用与借用1.使用部门需指定专人负责教学设备的日常使用管理，使用人员应熟悉设备的性能和操作方法，严格按照操作规程进行操作。2.如需借用教学设备，借用部门应填写借用申请表，注明借用设备名称、型号、借用时间、借用用途等，经使用部门负责人及保管部门负责人审批后，方可办理借用手续。3.借用人员应在规定时间内归还借用设备，归还时需确保设备完好无损。保管部门应对归还设备进行检查，如发现设备有损坏或缺失，借用人员应承担相应责任。（四）设备维护与保养1.定期对教学设备进行维护与保养，制定详细的维护保养计划，明确维护保养的内容、周期及责任人。2.使用人员在每次使用设备后，应做好设备的清洁工作，并检查设备是否正常。3.保管部门应定期组织专业技术人员对设备进行全面检查和维护，及时排除故障隐患，确保设备处于良好运行状态。对设备的维修、更换零部件等情况应做好记录。（五）设备盘点与清查1.每月末，保管部门应对教学设备进行一次盘点，核对设备的实际数量与入库登记是否一致，检查设备的完好情况。2.每年末，组织全面的设备清查工作，编制设备清查报告，对盘盈、盘亏及损坏的设备进行详细说明，并分析原因，提出处理意见。3.根据设备清查结果，及时调整设备台账及相关记录，确保账实相符。三、办公用品保管（一）办公用品采购1.设立办公用品采购预算，由行政部门根据实际需求编制办公用品采购计划，经审批后实施采购。2.采购人员应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保所采购办公用品符合使用要求。（二）办公用品入库1.办公用品到货后，行政部门应安排专人进行验收，核对办公用品的品种、规格、数量等与采购清单是否一致。2.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，仓库管理人员按照类别进行存放，并做好入库登记，记录办公用品名称、规格、数量、入库日期、存放位置等信息。（三）办公用品领用1.各部门根据实际工作需要填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品名称、规格、数量、领用用途等，经部门负责人审批后，到仓库领取。2.仓库管理人员应根据审批后的领用申请表发放办公用品，并做好领用记录，记录领用部门、领用人员、领用日期、领用物品等信息。（四）办公用品库存管理1.定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。根据盘点结果，及时调整库存记录。2.对于长期积压或不再使用的办公用品，应及时清理，按照相关规定进行处理。四、教材资料保管（一）教材资料采购1.根据培训课程设置和教学大纲要求，由教学部门制定教材资料采购计划，经审批后实施采购。2.采购人员应选择正规出版社或供应商，确保教材资料的质量和适用性。（二）教材资料验收1.教材资料到货后，教学部门应组织相关人员进行验收，核对教材资料的版本、数量、质量等是否符合采购要求。2.验收合格的教材资料应办理入库手续，仓库管理人员按照学科、年级等进行分类存放，并做好入库登记，记录教材资料名称、版本、数量、入库日期、存放位置等信息。（三）教材资料使用与发放1.教学人员根据教学进度和学生需求，到仓库领取教材资料，并做好领用记录。2.鼓励学员循环使用教材资料，对于使用完毕的教材资料，应及时回收，交仓库统一保管。（四）教材资料保管环境要求1.教材资料仓库应保持干燥、通风，避免阳光直射和潮湿环境对教材资料的损坏。2.配备必要的防火、防盗设施，确保教材资料的安全。（五）教材资料盘点与清查1.每学期末，对教材资料进行一次盘点，核对库存数量与使用记录是否一致。2.每年对教材资料进行全面清查，对破损、陈旧、不再使用的教材资料进行清理，并根据实际情况进行补充采购或报废处理。五、学员档案保管（一）学员档案建立1.学员报名时，招生部门应收集学员的基本信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码、学历、报名课程等，并建立学员档案。2.学员档案应包含学员的报名登记表、身份证复印件、学历证明复印件、缴费凭证等相关资料。（二）学员档案整理与归档1.招生部门应定期对学员档案进行整理，按照学员姓名或报名时间等顺序进行排列，确保档案资料完整、有序。2.将整理好的学员档案及时归档到专门的档案柜或电子档案系统中，便于查询和管理。（三）学员档案保管期限1.学员培训期间的档案应妥善保管，直至培训结束后[X]年。2.对于已毕业学员的档案，按照国家相关规定和本机构的档案管理制度，确定合理的保管期限。（四）学员档案查阅与借阅1.内部人员因工作需要查阅学员档案时，应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，经相关部门负责人审批后，方可查阅。2.外部单位或个人如需借阅学员档案，必须经过严格的审批程序，由本机构相关负责人批准，并签订借阅协议，明确借阅期限、借阅用途、保密责任等事项。借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自复制、传播档案内容。（五）学员档案安全与保密1.加强学员档案保管场所的安全防范措施，防止档案丢失、被盗或损坏。2.严格遵守档案保密制度，对涉及学员个人隐私的信息予以保密，严禁泄露学员档案内容。六、其他物品保管（一）活动物资保管1.对于培训活动中使用的各类物资，如道具、奖品、宣传资料等，应在活动策划阶段明确保管责任人和保管方式。2.活动物资到货后，按照规定进行验收和入库登记，根据活动需求进行发放和使用，并做好使用记录。3.活动结束后，及时对剩余物资进行清理和盘点，办理退库手续，妥善保管。（二）固定资产保管1.固定资产的购置、验收、入库、使用、维护、盘点等管理按照国家相关固定资产管理制度及本机构的规定执行。2.定期对固定资产进行清查，确保固定资产账实相符。对固定资产的增减变动情况及时进行账务处理。（三）特殊物品保管1.对于易燃、易爆、有毒、有害等特殊物品，应设立专门的存放区域，严格按照相关安全规定进行保管。2.特殊物品的采购、运输、储存、使用等环节必须由专人负责，确保安全。七、保管责任与监督（一）保管责任人职责1.各类物品的保管责任人应负责所保管物品的日常管理，包括入库、存放、发放、盘点等工作。2.确保所保管物品的安全、完整，定期检查物品的状况，发现问题及时报告并采取措施处理。3.严格遵守本保管制度规定，履行相关手续，做好各项记录。（二