培训学校档案收纳制度

PAGE培训学校档案收纳制度一、总则1.目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校各部门、各班级在教学、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的收纳管理。3.基本原则档案收纳工作应遵循集中统一管理、分类科学合理、保管安全可靠、利用高效便捷的原则。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案收纳管理制度，并组织实施。集中管理学校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。确保本部门档案的齐全、完整、准确。明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好档案的整理、编目、查询等工作。在各项工作活动中，及时将形成的档案材料按照档案管理要求进行收集和整理，不得积压或丢失。三、档案分类及归档范围1.行政管理类档案学校文件：上级主管部门下发的各类文件、学校制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。会议记录：学校各类会议的会议纪要、决议、记录等。人事档案：教职工的个人档案，包括入职登记表、履历表、学历证书、职称证书、考核记录、奖惩情况等。财务档案：学校财务收支凭证、报表、审计报告等。资产管理档案：学校固定资产清单、购置合同、维修记录、报废处理等档案。招生与学籍档案：招生计划、招生简章、录取名单、学生学籍登记表、成绩册、毕业证明等。2.教学管理类档案教学计划：各专业教学大纲、教学进度计划、课程表等。教案：教师授课教案、教学课件等。教学资料：教材、讲义、参考资料、试卷、考试成绩分析等。教学活动记录：教学研讨会记录、教学观摩活动记录、学生实践活动记录等。教学质量评估档案：学生评教结果、教师教学质量考核记录等。3.学生管理类档案学生基本信息：学生入学登记表、身份证复印件、家庭联系方式等。学生奖惩档案：学生获得的各类奖励证书、违纪处分决定等。学生社会实践档案：学生参加社会实践活动的记录、报告、证明等。学生就业档案：毕业生就业推荐表、就业协议书、就业情况统计等。4.后勤服务类档案校园建设档案：校园规划图纸、建设项目审批文件、工程合同、竣工验收报告等。后勤保障档案：食堂管理档案（食品采购记录、卫生检查记录等）、宿舍管理档案（住宿登记、宿舍设施维修记录）、水电维修档案等。安全保卫档案：学校安全管理制度、安全检查记录、突发事件处理记录、消防设施档案等。四、档案收集1.收集要求各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的齐全、完整。档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。2.收集时间各类档案应在形成后的[X]个工作日内移交至档案管理部门。学期末，各部门应将本学期形成的档案材料进行整理后移交档案管理部门。年度终了，各部门应将全年形成的档案材料进行全面整理后移交档案管理部门。五、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于档案的数字化处理和检索查询。2.整理方法分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。六、档案编目1.编目内容全宗号：培训学校的档案全宗号，用于标识整个学校的档案体系。目录号：根据档案分类情况编制的目录编号，便于区分不同类别的档案目录。案卷号：每一卷档案的编号，按照档案整理顺序依次编排。题名：档案的标题，应准确反映档案的主要内容。日期：档案形成的日期。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值确定的保管期限，分为永久、长期、短期。密级：根据档案内容的敏感程度确定的密级，分为绝密、机密、秘密。2.编目要求编目应准确、规范、清晰，不得随意更改档案内容。目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。七、档案装订1.装订范围纸质档案材料应进行装订，包括文件、报表、图纸、照片等。2.装订要求拆除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等。对破损的档案材料进行修补或复制，确保档案的完整性。采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固整齐，不掉页、不压字。装订线应在左侧适当位置，不得影响档案的查阅和扫描。八、档案装盒1.装盒原则按照档案类别和保管期限进行装盒，不同类别的档案应分别装盒。同一类档案应按照档案编号顺序依次装盒，不得混装。2.装盒要求档案盒应选用符合标准的硬盒，具有一定的强度和耐久性。在档案盒正面和脊背上应标明档案类别、编号、起止日期、保管期限等信息，字迹应清晰、工整。档案装入档案盒后，应保持整齐、紧凑，不得有空隙或松动。九、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。2.保管要求按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据的安全和完整。严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。十、档案利用1.利用原则遵循保密、安全、高效的原则，确保档案的合理利用。严格按照档案查阅审批制度，履行审批手续，未经批准不得查阅档案。2.利用方式查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。借阅：如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。十一、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定方法对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管期限和利用价值。参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去保存价值的档案提出销毁意见。4.销毁程序档案鉴定小组提出档案销毁清单，经学校领导批