校外培训班印章管理制度

PAGE校外培训班印章管理制度一、总则（一）目的为加强校外培训班印章的管理，规范印章的使用，保障培训班的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校外培训班所有印章，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法人章以及其他具有法律效力的专用章。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.规范性原则：印章的使用必须严格按照规定的程序和审批流程进行，确保使用规范、准确。4.责任性原则：明确印章管理和使用过程中的责任，对违规行为追究相关人员的责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.培训班根据实际需要刻制印章时，由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表经培训班负责人审核批准后，由专人负责到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。3.刻制完成后，刻章单位应提供印章印模，并在印模上注明印章名称、规格、启用日期等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，由培训班负责人指定专人负责将印章印模留存备案，并填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，应在培训班内部进行公示，明确告知全体员工印章的启用时间、用途和使用规定。3.印章启用后，原相关印章同时废止，如有需要，应及时办理废止手续，并在培训班内部进行公示。三、印章的保管（一）保管人员1.培训班应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经培训班负责人批准，并办理相关委托手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、密码箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.对于重要印章，如公章、财务专用章等，应实行双人保管制度，并分别掌握保险柜钥匙和密码，确保印章安全。（三）保管要求1.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告培训班负责人，并采取相应的措施进行处理。2.印章保管人员应妥善保管印章使用记录，包括使用时间、使用人、使用事项、审批人等信息，以备日后查阅和审计。3.未经培训班负责人批准，印章保管人员不得擅自携带印章外出，如有特殊情况需要携带印章外出，必须经培训班负责人批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于培训班对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.财务专用章：用于培训班财务收支、结算、票据等相关业务的办理。3.合同专用章：用于培训班对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。4.法人章：用于培训班法定代表人授权的特定事项的办理。5.其他专用章：根据培训班实际需要，用于特定业务或事项的办理，具体使用范围由培训班负责人确定。（二）使用流程1.用章申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并附上相关文件或资料。2.审批流程：一般性用章事项，由部门负责人审核签字后，报培训班负责人批准。重要用章事项，如涉及金额较大的合同签订、重大决策文件签署等，需经培训班负责人审核后，提交培训班领导班子集体研究决定。涉及法律纠纷或诉讼等重大事项的用章，必须经培训班法律顾问审核签字后，报培训班负责人批准。3.用章登记：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应进行认真核对，确认无误后，在《印章使用登记表》上详细记录用章信息，包括用章时间、用章人、用章事项、审批人等，并留存《印章使用申请表》及相关文件资料。4.印章使用：印章保管人员应按照审批后的《印章使用申请表》内容，在用章文件或资料上正确加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。5.用章归还：用章完毕后，用章人应及时将印章归还印章保管人员，并在《印章使用登记表》上签字确认。印章保管人员应对归还的印章进行检查，确保印章完好无损。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.未经培训班负责人批准，任何部门和个人不得擅自使用印章对外提供担保、抵押、贷款等。3.印章使用必须严格按照规定的用途和范围进行，不得超范围、超权限使用印章。五、印章的废止与销毁（一）印章废止1.因培训班名称变更、业务调整、机构撤销等原因，需要废止印章时，由相关部门提出申请，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并附上相关证明文件。2.申请表经培训班负责人审核批准后，由专人负责将废止印章的印模留存备案，并在培训班内部进行公示，明确告知全体员工印章废止的时间和原因。（二）印章销毁1.对于废止的印章，应及时进行销毁处理，防止印章被非法使用。2.印章销毁应由培训班负责人指定专人负责，并在至少两名以上员工的监督下进行。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁完成后，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人等信息，并由监督人签字确认。六、印章管理的监督与检查（一）内部监督1.培训班应建立健全印章管理监督机制，定期对印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理规范、安全。2.培训班财务部门应定期对印章使用情况进行审计，检查印章使用是否符合规定的程序和审批流程，是否存在违规使用印章的情况。3.培训班行政部门应定期对印章保管情况进行检查，确保印章存放安全，保管人员是否严格履行保管职责。（二）外部监督1.培训班应接受上级主管部门、行业协会等相关部门的监督检查，积极配合提供印章管理的相关资料和信息。2.对于外部审计、检查等发现的印章管理问题，培训班应及时进行整改，并将整改情况报告上级主管部门。七、违规责任追究（一）责任界定1.因保管不善导致印章被盗用、冒用或滥用的，由印章保管人员承担主要责任。2.因违规使用印章给培训班造成经济损失或法律纠纷的，由用章人承担主要责任，审批人承担相应的领导责任。3.因违反印章管理规定，擅自刻制、伪造印章的，由相关责任人承担全部责任。（二）责任追究方式1.对于违反印章管理规定的行为，培训班将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处