培训会议室使用管理制度

PAGE培训会议室使用管理制度一、总则（一）目的为了规范培训会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保培训工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有培训会议室的使用管理。（三）基本原则1.统一管理原则：培训会议室由公司行政部门统一管理，负责会议室的日常维护、调配及使用安排。2.合理使用原则：各部门应根据实际需求合理申请使用培训会议室，避免资源浪费。3.安全第一原则：使用培训会议室时，应确保人员及设备的安全，遵守相关安全规定。二、会议室使用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：各部门如需使用培训会议室，需提前填写《培训会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数等信息。2.提交申请：申请表经部门负责人签字后，提交至公司行政部门。3.行政部门审核：行政部门收到申请表后，根据会议室的使用情况进行审核。如申请时间与其他安排冲突，行政部门将与申请部门沟通协调，重新安排使用时间。（二）审批权限1.常规培训会议：使用时间在2小时以内的常规培训会议，由行政部门负责人审批。2.大型培训活动：使用时间超过2小时或涉及较多人员的大型培训活动，需经公司分管领导审批。（三）申请时间1.为确保会议室的合理安排，原则上应提前[X]个工作日提交使用申请。特殊情况需临时使用会议室的，应尽量提前[X]小时申请。三、会议室使用安排（一）使用顺序1.根据申请时间先后及会议的重要性等因素，行政部门进行会议室使用安排。优先安排涉及公司重要决策、跨部门协作等重要会议。2.对于多个部门同时申请使用会议室的情况，行政部门将根据会议主题及参会人员范围进行综合协调，尽量满足各部门需求。（二）使用时长1.单次使用培训会议室的时长一般不得超过[X]小时。如需延长使用时间，应提前向行政部门提出申请，并经同意后方可继续使用。2.如遇连续培训或大型活动等特殊情况，需长时间使用会议室的，行政部门将根据实际情况进行统筹安排，并确保其他部门的正常使用不受影响。（三）使用调整1.如因特殊原因需变更已批准的会议室使用安排，申请部门应提前通知行政部门。行政部门将根据实际情况进行调整，并及时通知相关部门。2.若申请部门未提前通知变更，导致会议室闲置或其他部门无法正常使用的，申请部门应承担相应责任。四、会议室使用规范（一）人员管理1.参会人员应严格按照申请时间准时进入会议室，不得迟到。如有特殊情况不能按时参会，应提前通知会议组织者及行政部门。2.进入会议室后，应保持安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意接听电话或大声喧哗。3.爱护会议室设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设施设备有损坏情况，应及时通知行政部门。（二）设备使用1.培训会议室配备的投影仪、音响、麦克风等设备，由行政部门负责日常维护和管理。使用前，使用人员应熟悉设备的操作方法，如有疑问可向行政部门工作人员咨询。2.使用设备时，应按照正确的操作流程进行，避免因误操作导致设备损坏。使用完毕后，应及时关闭设备电源，并整理好相关连接线。3.如需使用自带的电子设备连接会议室设备，应提前与行政部门沟通，确保设备兼容性及安全性。（三）环境卫生1.使用会议室后，参会人员应自觉保持会议室的整洁卫生，将垃圾带走，不得随意丢弃在会议室。2.严禁在会议室吸烟、吃东西、随地吐痰等行为。如违反规定，行政部门将视情节轻重给予相应处罚。五、会议室维护与管理（一）日常维护1.行政部门定期检查：行政部门应定期对培训会议室进行检查，包括设施设备的运行情况、环境卫生等，及时发现并解决问题。2.设施设备维护：安排专业人员对会议室的投影仪、音响、空调等设施设备进行定期维护和保养，确保设备正常运行。3.环境卫生清洁：每天安排专人对会议室进行清洁，包括桌面擦拭、地面清扫、垃圾清理等，保持会议室整洁干净。（二）设备维修1.如会议室设施设备出现故障或损坏，使用人员应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应立即安排维修人员进行维修。2.对于紧急维修情况，维修人员应在[X]小时内到达现场进行处理；对于非紧急维修情况，应在[X]个工作日内完成维修。（三）物品管理1.会议室配备的桌椅、文具、饮用水等物品，由行政部门负责统一管理和补充。使用人员应合理使用，不得浪费。2.如需额外使用其他物品，可向行政部门申请领取。使用完毕后，应及时归还，如有损坏或丢失，应照价赔偿。六、会议室安全管理（一）消防安全1.培训会议室应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。2.严禁在会议室堆放易燃、易爆物品，不得私拉乱接电线。使用电器设备时，应严格按照操作规程进行，避免因电气故障引发火灾。3.定期组织消防安全培训和演练，提高参会人员的消防安全意识和应急处置能力。（二）人员安全1.会议室的门、窗等设施应保持完好，确保人员进出安全。2.在会议室举办大型培训活动或人员较多时，应合理安排座位，保持疏散通道畅通，避免发生拥挤踩踏事故。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定申请或未经批准擅自使用培训会议室。2.未按申请时间使用会议室，或使用时间超过批准时长且未提前申请延长。3.在会议室使用过程中，违反人员管理、设备使用、环境卫生等相关规定。4.损坏会议室设施设备或丢失物品未照价赔偿。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求其立即改正。2.如再次出现违规行为，行政部门将视情节轻重给予书面警告、限制使用会议室[X]个月等处罚。3.对于严重违规行为，如造成会议室设施设备重大损坏或影响公司正常工作秩