会议纪要记录与行动项跟进模板

会议纪要记录与行动项跟进模板适用场景操作流程指南一、会前：明确目标与准备确认会议核心目的组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如项目进度同步、方案决策、资源协调等），避免议题发散。若涉及决策，提前准备相关背景资料（如数据报表、方案草案），供参会人预读。通知参会人员并收集议程通过会议通知明确时间、地点、参会人、会议目标及预会材料，要求参会人提前反馈需讨论的议题。汇总议题后，按优先级排序形成会议议程，提前1-2天分发，保证参会人有准备。准备记录工具指定会议记录人（可由主持人或专人兼任），提前准备本模板电子版或纸质版，熟悉表格结构；准备好录音设备（需提前告知参会人）以辅助记录关键细节。二、会中：高效记录与聚焦决策记录基础信息会议开始后，第一时间填写“会议基本信息”部分，包括会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含请假人员及原因）、列席人员。跟踪议题讨论与决议按议程顺序逐项记录：每个议题的讨论要点（如不同参会人的意见分歧、共识点）、最终决议（明确“同意/暂缓/否决”及依据）。关键讨论内容需客观记录，避免主观评价，重点标注“未达成共识”的议题及后续处理建议（如“下次会议需补充数据后再次讨论”）。明确行动项核心要素会议中形成的所有行动项（任务）需单独记录在“行动项跟踪表”中，保证包含：行动项描述：具体任务内容（避免“跟进项目”等模糊表述，改为“完成模块的需求文档初稿”）；负责人：明确到具体人名（用“”代替，如“工”）；截止时间：精确到“年/月/日/时”（如“2024-06-3017:00”）；优先级：按“高/中/低”标注（高优先级为影响会议核心目标或关键节点的事项）；交付物：明确成果形式（如“PPT方案”“会议纪要签字版”“测试报告”）。实时核对与补充记录过程中，对存疑的决议或行动项（如负责人不确定、截止时间模糊），及时向主持人或相关参会人确认，避免会后遗漏。三、会后：整理、分发与跟进24小时内完成纪要初稿基于会议记录和录音，整理完整纪要，重点核对决议事项与行动项的准确性（负责人、截止时间、交付物是否清晰）。纪要需包含“会议总结”部分，简要概括会议成果（如“共形成3项决议、5项行动项，解决问题，下一步聚焦方向”）。分发与确认将纪要初稿发送给所有参会人及需知晓的相关方，明确“如有异议请在2个工作日内反馈，逾期视为确认”。根据反馈修改后，形成最终版会议纪要，由主持人签字确认（电子版可使用电子签章）。行动项跟踪与提醒记录人需将“行动项跟踪表”同步给各负责人，并在截止日前3天、1天通过即时通讯工具或邮件发送提醒。每周/双周更新行动项状态（如“进行中”“已完成”“延期”），延期需注明原因及预计完成时间。归档与复盘最终版会议纪要及行动项跟踪表需按“年份-月份-会议名称”格式归档（电子档存共享文件夹，纸质档存档指定地点），方便后续查阅。对周期性会议（如周例会），每月可复盘行动项完成率，分析未完成原因，优化会议效率或资源分配。模板表格表1：会议基本信息项目内容会议名称例：项目Q2进度推进会日期例：2024-06-20时间例：14:00-16:00地点例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：X）主持人例：*经理记录人例：*助理参会人员例：工、工、*工（共5人）请假人员及原因例：*工（因出差，已提前提交书面意见）列席人员例：*工（技术支持）表2：议题与讨论记录序号议题名称讨论要点（关键意见、分歧点）决议事项1项目A进度延迟问题工：因供应链到货延迟，测试环节延期3天；工：建议协调优先级，先完成核心模块测试。1.供应链部门需在6月25日前完成到货；2.测试团队调整计划，6月28日前完成核心模块测试。2新功能方案选择工：推荐方案B（成本低但开发周期长）；工：推荐方案C（周期短但预算超10%）。未达成共识。暂缓决策，由*工补充方案B与C的投入产出比分析，下次会议再议。表3：行动项跟踪表序号行动项描述负责人截止时间优先级完成状态交付物备注（如延期原因）1协调供应商完成零件到货*工2024-06-2517:00高进行中到货确认单-2完成核心模块测试报告*工2024-06-2817:00高未开始测试报告（含缺陷清单）-3分析方案B与C的投入产出比*工2024-07-0512:00中未开始PPT分析报告需财务部配合提供数据使用要点提示及时性是关键会后24小时内完成纪要初稿，避免细节遗忘；行动项提醒需在截止日前发出，保证负责人预留足够时间。行动项需“SMART”原则描述具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、有时限（Time-bound），避免“尽快”“跟进”等模糊表述。责任必须到人每个行动项仅指定1名负责人，避免多人负责导致推诿；若需协作，需明确“主责人”和“配合人”。定期回顾与闭环对已完成行动项，需交付物