费用申请及审批流程模板

费用申请及审批流程模板一、适用情境本流程适用于公司内部各类因公产生的费用支出场景，包括但不限于：日常办公采购（如文具、设备耗材）、项目专项支出（如调研、物料采购）、差旅费用（如交通、住宿）、业务推广（如场地租赁、宣传物料）、员工培训（如课程费用、资料印刷）等。所有符合公司规定的费用支出均需通过本流程申请审批，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。二、操作流程详解步骤1：申请人发起申请前置准备：明确费用用途、预算范围，收集相关支撑材料（如报价单、活动方案、行程单等，根据费用类型选择性提供）。填写申请表：登录公司OA系统或填写纸质《费用申请表》（模板见第三部分），完整填写以下信息：个人基本信息（姓名、部门、工号）；费用明细（分类、项目、金额、计算依据）；费用事由（简述支出背景、目的及预期效果）；预算归属（如对应项目编号、部门年度预算科目）。提交申请：在系统中提交申请或将纸质表交至部门负责人，同步电子版附件（如有）。步骤2：部门负责人初审审核重点：费用是否符合部门年度工作计划及预算；事由是否真实、必要，是否存在更经济的替代方案；金额是否在部门审批权限内（如权限内直接审批，超权限则流转至下一环节）。处理结果：符合要求：在系统中“同意”并签字，流转至财务部门；不符合要求：注明驳回理由（如“超预算”“事由不清晰”），退回申请人修改后重新提交。步骤3：财务部门审核审核重点：费用是否符合公司财务制度及国家相关规定；附件是否完整（如大额支出需提供合同、三方比价记录）；计算是否准确（单价、数量、合计金额）；预算余额是否充足（对应项目或部门预算）。处理结果：审核通过：在系统中“审核通过”并签字，流转至分管领导；审核不通过：注明驳回理由（如“附件缺失”“超预算范围”），退回申请人补充材料或调整申请。步骤4：分管领导审批（根据金额分级）权限划分示例（以公司实际制度为准）：金额≤5000元：由部门负责人审批（步骤2完成即可）；5000元＜金额≤20000元：由分管业务副总审批；金额＞20000元：由总经理审批。审核重点：费用是否与部门核心业务目标相关；大额支出的投入产出比是否合理。处理结果：审批通过：在系统中“批准”并签字，流转至财务部门备案；审批不通过：注明驳回理由，退回至部门或申请人。步骤5：费用执行与报销执行要求：审批通过后，申请人按申请用途执行支出，原则上需使用公司对公账户支付或取得合规票据（如增值税发票、收据等，票据抬头需为公司全称）。报销流程：申请人整理原始票据（粘贴整齐，注明费用事由及申请编号）；填写《费用报销单》，附审批通过的《费用申请表》复印件；提交至财务部门，财务核对票据与申请信息一致后，安排支付。步骤6：资料归档财务部门每月将《费用申请表》《费用报销单》及原始票据整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。三、费用申请表（模板）申请编号申请日期年月日申请人信息姓名：工号：部门：*联系方式（内部分机）费用基本信息费用类型（勾选）：□办公费□差旅费□业务招待费□项目支出□培训费□其他：*预算归属项目编号/预算科目：*费用明细序号费用项目单位12…总金额（大写）仟佰拾元角分总金额（小写）￥*费用事由及说明（请详细说明支出背景、目的、预期效果，如“为配合项目开展，采购调研设备台，用于客户需求分析”）附件清单□报价单□合同□行程单□活动方案□其他：*审批意见部门负责人：签字：日期：*财务审核：签字：日期：*分管领导：签字：日期：*总经理（如需）：签字：日期：*备注（如紧急支出说明、特殊审批需求等）四、关键提示填写规范：费用事由需简洁明确，避免模糊表述（如“采购办公用品”应补充具体品名及用途）；金额大小写需一致，涂改无效。时限要求：日常费用申请：至少提前3个工作日提交，紧急费用（如突发维修）需在申请时标注“紧急”，并同步电话告知部门负责人及财务专员，24小时内完成审批；报销时限：费用发生完毕后10个工作日内提交报销，逾期需说明原因并由部门负责人签字确认。权限管理：严禁越级审批或代签，审批人对所签批内容的真实性、合规性承担连带责任。禁止行为：虚构费用事由、拆分金额规