行政采购申请与审批标准化流程表

一、适用工作情境本标准化流程适用于公司各部门因日常办公、行政运营产生的各类物品采购及服务需求申请，包括但不限于办公设备、办公用品、维修服务、会务服务、后勤保障等场景。旨在通过规范化的申请与审批流程，保证采购需求合理、预算可控、流程高效，同时规避采购风险，保障公司资产安全与资源合理配置。二、标准化操作步骤步骤一：需求提出与申请发起执行人：需求部门经办人（经办人）操作说明：需求部门根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价等信息；填写《行政采购申请表》（详见第三部分模板），附《需求说明》（需部门负责人签字确认）及必要附件（如物品参数要求、服务需求明细、比价单等，单笔采购金额≥5000元需提供至少2家供应商的报价单）；将填写完整的申请表及附件提交至需求部门负责人审批。输出物：《行政采购申请表》（含附件）步骤二：部门初审执行人：需求部门负责人（部门负责人）操作说明：审核采购需求的合理性：是否符合部门工作计划，是否为必要支出，是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等）；审核采购信息的准确性：物品/服务名称、规格、数量、用途等是否清晰明确，预估价格是否符合市场行情；审核预算匹配度：采购金额是否在部门年度预算额度内，如超预算需在申请表中说明超预算原因及资金来源；初审通过后，在《行政采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并将申请表转交至采购部门。输出物：签字确认的《行政采购申请表》步骤三：采购部门审核执行人：采购专员（采购专员）、采购部门负责人（采购负责人）操作说明：采购专员审核：核对采购需求是否符合公司采购制度（如是否属于集中采购目录内物品，是否需要公开招标等）；审核采购方式的合规性：根据采购金额及物品特性，确定采用询价、比价、竞争性谈判或直接采购等方式（例如：单笔金额＜2000元可采用直接采购，2000-10000元需比价，≥10000元需询价或招标）；对比附件中的报价单（如有），评估价格的合理性，必要时进行市场调研补充比价。采购负责人审核：审核采购专员意见，确认采购流程及方式的合规性；对于跨部门或复杂采购需求，组织需求部门、财务部门召开沟通会，明确采购细节；审核通过后，在《行政采购申请表》“采购部门意见”栏签字，转交财务部门复核。输出物：审核意见完整的《行政采购申请表》步骤四：财务部门复核执行人：财务专员（财务专员）、财务部门负责人（财务负责人）操作说明：财务专员复核：审核采购预算：核对申请金额是否与部门预算匹配，预算科目使用是否正确；审核价格合理性：参考历史采购数据、市场价格信息，评估预估价格的公允性；审核附件完整性：检查比价单、需求说明等附件是否齐全，票据类型是否符合财务规定（如需开具增值税专用发票需提前说明）。财务负责人复核：确认资金安排：如涉及预算调整或新增预算，需核实资金来源的合规性；复核整体采购方案的财务风险，提出优化建议（如付款方式、履约保证金等）。复核通过后，在《行政采购申请表》“财务部门意见”栏签字，转交相应领导审批。输出物：复核意见完整的《行政采购申请表》步骤五：领导审批执行人：分管领导（分管领导）、总经理（总经理）操作说明：分级审批权限（根据公司实际情况调整，以下为示例）：单笔采购金额＜5000元：由分管领导审批；单笔采购金额≥5000元且＜20000元：由分管领导审核后，报总经理审批；单笔采购金额≥20000元：需经总经理办公会集体审议通过后，由总经理最终审批。审批内容：审核采购事项的必要性及对公司整体运营的影响；审批采购金额是否符合授权范围，预算安排是否合理；对重大采购事项，重点关注供应商资质、履约能力等风险点。审批通过后，在《行政采购申请表》“领导审批”栏签字确认，审批流程结束，转采购部门执行。输出物：最终审批通过的《行政采购申请表》步骤六：采购执行执行人：采购专员（采购专员）操作说明：根据审批结果，按照确定的采购方式实施采购：直接采购：联系合格供应商（优先选择公司合格供应商库内的供应商）下单，确认交货期、付款方式等细节；比价/询价采购：向选定供应商发出采购订单，要求供应商在规定时间内报价，综合评估后确定供应商并签订采购合同；招标采购：按照公司招标流程组织开标、评标，确定中标供应商并签订合同。签订采购合同时需明确双方权利义务、物品/服务标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款，合同需经采购部门负责人及法务（如有）审核。输出物：采购订单、采购合同（如有）步骤七：验收入库执行人：需求部门验收人（验收人）、采购专员（采购专员）、行政库管员（库管员，如涉及物品入库）操作说明：货物验收（采购物品类）：需求部门与行政库管员共同到场验收，对照采购订单、合同及需求说明，核对物品名称、规格型号、数量、质量（如外包装是否完好、配件是否齐全、是否通电测试等）；验收合格后，填写《物品验收单》，需求部门验收人、库管员签字确认；如不合格，当场拒收并通知采购专员联系供应商退换货。服务验收（采购服务类）：服务完成后，需求部门根据合同约定的服务标准（如会务服务的效果、维修服务的质量等）进行验收，填写《服务验收确认单》，需求部门负责人签字确认。采购专员将验收单与采购申请、合同、发票等资料一并整理存档。输出物：《物品验收单》或《服务验收确认单》步骤八：付款结算执行人：财务专员（财务专员）、采购专员（采购专员）操作说明：采购专员在收到供应商提供的合规票据（增值税发票/普通发票）后，与采购申请、合同、验收单等资料进行核对，保证“票、单、货、款”一致；将完整资料提交财务部门，财务专员审核无误后，按照合同约定的付款方式（如预付款、货到付款、分期付款等）办理付款手续；付款完成后，财务部门将付款凭证反馈至采购部门，采购专员更新采购台账。输出物：付款凭证、采购台账更新记录步骤九：资料归档执行人：采购专员（采购专员）操作说明：每笔采购事项完成后，采购专员负责将以下资料整理成册，统一归档：《行政采购申请表》及附件（需求说明、比价单等）；采购订单、采购合同（如有）；验收单（物品/服务）；发票复印件、付款凭证；其他相关资料（如供应商资质文件、沟通记录等）。归档资料按“年度-月份-采购申请单号”分类存放，电子版同步至公司管理系统，保证可追溯、可查询。输出物：完整的采购档案（纸质+电子）三、行政采购申请表模板行政采购申请表基本信息申请单号（由采购部门填写）申请部门申请人联系方式申请日期年月日需求详情物品/服务名称规格型号/服务要求单位数量预估单价（元）预估总价（元）资金来源□部门预算□专项预算□其他（请注明：_________________）预算科目用途说明（需详细描述采购原因及使用场景，如：替换报废办公电脑、部门季度例会服务等）附件清单□需求说明□比价单（≥2家）□参数要求□其他：_________________审批流程部门负责人意见签字：_________日期：_________采购部门意见经办人：_________负责人：_________日期：_________财务部门意见经办人：_________负责人：_________日期：_________分管领导审批签字：_________日期：_________（≥5000元需总经理审批）总经理审批签字：_________日期：_________（≥20000元需经总经理办公会审议）备注（其他需要说明的事项，如紧急采购、特殊供应商要求等）四、关键执行要点预算控制优先：所有采购申请需严格控制在年度预算额度内，无预算或超预算需求需提前提交预算调整申请，经审批后方可发起采购流程。审批时限管理：各部门应在收到申请后2个工作日内完成审核，紧急采购（如突发维修、应急物资）需在申请表上标注“紧急”，可启动加急流程，但事后需补全审批手续。资料完整性要求：采购申请需附齐必要附件，避免因资料不全导致流程反复；金额≥5000元的采购，比价单需明确供应商名称、报价、联系方式及报价日期，保证比价过程透明。合规性底线：严禁采购国家明令禁止的物品或服务，供应商需具备合法资质（如营业执照、相关行业许可证等），优先选择公司合格供应商库内的合作方。验收责任到人：物品验