公司文件分类存储及文档归档管理制度

公司文件分类存储及文档归档管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司内部文件分类、存储及归档管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露或丢失风险，依据《_________档案法》及公司内部管理要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门（含子公司、分支机构）在工作过程中形成的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、合同协议、会议纪要、财务凭证、技术图纸等。第三条基本原则分类科学：根据文件性质、密级、载体类型等维度进行合理分类，保证逻辑清晰、便于检索。存储规范：明确纸质与电子文件的存储环境、设备及方式，保障文件物理及信息安全。归档及时：文件在完成当前阶段工作后，应按流程及时归档，避免长期滞留导致散失或损坏。责任到人：明确各部门、岗位在文件管理中的职责，保证管理责任可追溯。第二章文件分类标准第四条按文件性质分类将文件分为以下六大类，每类下设子类（可根据部门实际需求细化）：大类代码大类名称子类示例A行政管理类公司发文、收文、印章管理、会议纪要、行政通知等B业务管理类项目方案、客户资料、合同协议、招投标文件、业务报告等C财务管理类会计凭证、账簿、报表、预算文件、审计报告、费用报销单据等D人力资源管理类招聘录用、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利等E技术研发类研发项目计划、技术图纸、专利文件、实验数据、技术报告等F其他类无法归入上述类别的临时性文件、外单位来函（非业务类）等第五条按密级分类根据文件信息重要性及涉密程度，划分为四个密级：公开级：可对外公开或内部全员知悉的文件（如公司简介、行政通知等）。内部级：仅限公司内部员工知悉的文件（如部门工作计划、普通业务报告等）。秘密级：仅限相关部门及负责人知悉，泄露可能造成公司损失的文件（如未公开的合同、客户核心信息等）。机密级：仅限公司高层管理人员及指定责任人接触，泄露将严重损害公司利益的文件（如核心技术资料、战略规划、财务核心数据等）。第六条按载体类型分类纸质文件：以纸质为载体的文件，需统一规格（如A4纸）、装订整齐、标注清晰。电子文件：以电子设备存储的文件，包括文档、表格、图片、音视频等，需命名规范、格式兼容。声像资料：包含照片、录音、录像等载体，需标注拍摄时间、地点、内容及责任人。实物档案：奖杯、锦旗、礼品等具有保存价值的实物，需登记造册、专人保管。第三章存储管理规范第七条纸质文件存储管理存储环境：设立专用档案室，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。档案柜需分类标识（如“A-行政管理类”“B-业务管理类”），按大类-子类-年份顺序存放，避免混装。存储要求：文件归档前需去除金属夹、回形针等易氧化物品，装订时使用无酸纸卷宗或文件夹，保证长期保存不损坏。涉密纸质文件需存入带锁密码柜，钥匙由档案管理员某及部门负责人某共同保管，实行“双人双锁”管理。第八条电子文件存储管理存储设备：电子文件统一存储在公司指定服务器或云盘平台（如企业钉钉企业云盘），禁止存储在个人电脑或私人移动设备中。服务器需定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放（如总部与分支机构互备），保证数据安全。命名规范：电子文件命名格式为“部门代码-文件大类代码-形成日期-文件名称-版本号”，示例：“HR-D-20231015-员工培训计划-V1.0”。部门代码、文件大类代码需与第二章分类标准一致，形成日期为“YYYYMMDD”格式，版本号首次为“V1.0”，修订后递增。访问权限：根据文件密级设置访问权限：公开级文件全员可读，内部级文件本部门及以上人员可读，秘密级文件需部门负责人审批后访问，机密级文件需分管副总*某审批后访问。电子文件禁止随意复制、转发，确需外发的需通过公司加密邮件系统，并留存发送记录。第九条声像及实物档案存储管理声像资料：照片需打印为5寸或7寸相纸（重要照片需冲洗为防水相纸），背面标注“拍摄时间-地点-事件-拍摄人”，与电子版一并归档；录音、录像需转换为MP3、MP4通用格式，刻录为光盘并标注内容信息。实物档案：实物需登记造册（注明名称、接收时间、来源、存放位置），陈列于专用展示柜或存放于干燥仓库，定期检查是否有损坏、褪色等情况。第四章归档操作流程第十条文件形成与初步整理文件形成：各部门在完成文件编制后，由经办人*某对文件内容完整性、准确性进行自查，保证无错漏、无涂改（若需修改，需在修改处签字确认）。分类编号：经办人依据第二章分类标准，确定文件大类代码、子类及密级，填写《文件分类编号表》（详见附录一），并按命名规范为电子文件命名。第十一条部门审核与移交部门审核：部门负责人*某对文件的分类、密级、编号及内容进行审核，确认无误后在《文件归档移交清单》（详见附录二）上签字。定期移交：月度文件：每月最后一个工作日，各部门将本月需归档的纸质文件（含声像资料）及电子文件备份，移交至档案室；年度文件：次年1月31日前，各部门将上一年度所有未归档文件完成整理并移交。交接登记：档案管理员*某接收文件时，核对《文件归档移交清单》与实物数量、名称是否一致，确认无误后双方签字，清单一份由档案室留存，一份由移交部门留存。第十二条档案室接收与入库检查验收：档案管理员对移交文件进行二次检查，重点核对：纸质文件是否装订整齐、无破损；电子文件是否命名规范、可正常打开；密级划分是否符合规定，涉密文件是否有审批手续。入库登记：验收合格后，档案管理员将文件信息录入档案管理系统（如OA系统档案模块），唯一档案编号（格式为“大类代码-年份-流水号”，示例：“A-2023-001”），并在档案柜标签、管理系统同步标注。特殊处理：对破损、字迹褪色的纸质文件，需及时修复或复印后归档原件；对电子文件损坏或格式过时的，需联系形成部门重新提供并说明原因。第十三条借阅与归还流程借阅申请：员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》（详见附录三），说明借阅文件名称、档案编号、借阅事由、借阅期限（最长不超过15个工作日），并经部门负责人审批；涉密文件借阅需额外经分管副总*某审批。借阅登记：档案管理员核对审批通过后的申请表，与借阅人当面核对文件数量及完整性，在《文件借阅登记表》（详见附录四）中登记借阅时间、借阅人、归还期限等信息，方可借出。归还与检查：借阅人需在到期前归还文件，档案管理员检查文件是否完好、无缺页、无涂改，确认无误后在《文件借阅登记表》中标记“已归还”；若文件损坏或丢失，需按公司规定追究借阅人责任。第十四条到期鉴定与销毁鉴定周期：档案管理员每三年组织一次档案鉴定工作，由行政部、法务部及相关部门负责人组成鉴定小组，对到期档案（保管期限详见附录五）进行价值评估。销毁流程：对无保存价值的档案，由鉴定小组出具《档案销毁审批表》（详见附录六），列明销毁档案清单、理由及经办人，经总经理*某审批后，方可销毁；涉密档案销毁时，需由两人以上监销，使用碎纸机销毁纸质文件，电子文件需彻底删除（低级格式化或物理销毁），并在《档案销毁登记表》中记录销毁时间、监销人等信息。第五章责任分工第十五条各部门职责文件形成部门：负责本部门文件的分类、编号、初步整理及按时移交，保证文件内容真实、完整；指定专人（兼职档案员）负责本部门文件日常管理。档案管理员：负责档案室日常管理，包括文件接收、入库、登记、借阅、保管、鉴定及销毁；定期检查存储环境及备份情况，保证档案安全。部门负责人：负责本部门文件分类、密级、移交的审核，监督本部门制度执行情况。第16条特殊岗位责任涉密文件管理人员：负责涉密文件的收发、登记、保管及借阅审批，严格执行“双人双锁”制度，定期检查涉密文件存放情况。IT管理员：负责电子文件存储设备的维护、数据备份及技术支持，保证服务器、云盘等设备正常运行，防止数据泄露或丢失。第六章管理要求与风险提示第17条密级管理要求涉密文件需在文件首页右上角标注密级（如“秘密”“机密”），并严格控制知悉范围；禁止在非涉密计算机、网络中处理、存储涉密文件，禁止通过QQ等社交软件传输涉密文件；员工离职或调岗时，需办理涉密文件交接手续，保证涉密文件全部归还或移交。第18条电子文件备份要求电子文件需实行“本地+异地”双备份，本地备份每日进行，异地备份每周进行；备份数据需定期测试恢复功能（每季度一次），保证备份数据可用；禁止对备份数据进行随意修改或删除，修改需经IT管理员及档案管理员共同审批。第19条定期检查与整改档案管理员每月对档案室环境（温湿度、防火防盗设施）及纸质文件存放情况进行检查，填写《档案检查记录表》（详见附录七）；行政部每半年组织一次全公司文件管理情况抽查，重点检查文件分类、归档及时性、借阅规范等，对发觉的问题下达《整改通知书》，限期整改并跟踪验证。第20条培训与宣贯公司每年组织至少两次文件管理培训，内容包括本制度、分类标准、操作流程及保密要求，保证员工熟练掌握文件管理技能；新员工入职时，需接受文件管理培训并签署《文件管理责任书》（详见附录八），明确文件管理责任。第七章附则第21条制度解释权本制度由公司行政部负责解释和修订，修订后需经总经理办公会审批并重新发布。第22条生效日期本制度自2023年月日起施行，原有相关规定同时废止。附录附录一：《文件分类编号表》部门名称文件大类代码子类名称文件名称形成日期密级经办人编号备注人力资源部D劳动合同劳动合同20230510内部级D-2023-015-附录二：《文件归档移交清单》移交部门移交人接收人移交日期序号档案编号文件名称份数页数密级备注市场部赵六202310311B-2023-089Q4市场推广方案125内部级电子版同步移交市场部赵六202310312B-2023-090客户ABC合作合同218秘密级-附录三：《文件借阅申请表》借阅人部门借阅日期归还期限周七研发部2023110120231110档案编号文件名称借阅事由审批人E-2023-045新产品研发技术报告参考项目数据钱八（研发部负责人）机密级文件借阅审批：分管副总*某签字：日期：附录四：《文件借阅登记表》借阅日期借阅人部门档案编号文件名称借阅事由归还日期归还状态经办人20231101周七研发部E-2023-045新产品研发技术报告参考项目数据20231110已归还赵六附录五：文件保管期限表文件大类子类保管期限备注行政管理类公司发文长期永久保存行政管理类会议纪要10年含重要会议纪要业务管理类合同协议合同到期后5年涉及诉讼的保存至诉讼结束财务管理类会计凭证30年依据会计档案管理规定人力资源管理类员工档案员工离职后10年-附录六：《档案销毁审批表》档案名称档案编号形成日期保管期限销毁原因鉴定小组意见2022年Q2部门工作计划A-2022-1202022070110年保存期满，无保存价值同意销毁审批人：总经理*某审批日期：20231015监销人：孙九、周十销毁日期：20231020附录七：《档案检查记录表》检查日期检查人检查项目检查结果问题描述整改