销售合同与交易流程标准化模板

销售合同与交易流程标准化模板工具一、适用范围与典型场景本标准化模板工具适用于各类企业间的常规商品销售与服务交易场景，涵盖实体产品（如工业设备、消费品）、数字化服务（如软件许可、技术支持）及定制化项目（如定制开发、工程交付）等类型。特别适合需规范合同管理、降低交易风险、提升跨部门协作效率的企业，尤其适用于销售团队与客户签订合同、财务部门审核流程、法务部门把控条款及供应链部门执行交付的全流程协同。二、标准化操作流程（一）交易启动与合同准备需求明确与客户对接销售人员与客户（采购方）沟通，明确产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算范围及特殊要求（如包装、运输方式）。客户对接人需提供加盖公章的《采购需求函》或《合作意向书》，作为合同起草依据。客户资质审核法务/风控部门审核客户主体资格：查验营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签约），确认客户经营范围与交易内容匹配。财务部门评估客户信用状况：通过企业征信平台查询客户信用记录，对首次合作或大额订单（如超过50万元），要求客户提供近半年财务报表或银行资信证明，必要时收取预付款（一般为合同金额的30%-50%）。内部合同评审销售部门起草合同初稿，包含核心条款（标的、价格、交付、付款、违约责任等），提交法务、财务、供应链部门联合评审：法务：审核条款合法性、争议解决方式、知识产权归属等；财务：审核付款方式、税费承担、开票信息、违约金比例是否符合财务制度；供应链：审核交付周期、运输方式、质量验收标准是否可执行。评审通过后形成合同终稿，由销售部门负责人签字确认。（二）合同签订与生效合同文本确认销售人员将合同终稿（一式两份或三份，含电子版）发送给客户，确认无误后安排签署。如客户提出修改意见，需重新触发内部评审流程，直至双方达成一致。正式签署与盖章双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（骑缝章）。合同签署后，销售部门在2个工作日内将原件分存：财务部门（付款依据）、法务部门（归档管理）、供应链部门（执行交付），自留存档。合同生效与备案合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定如“预付款到账后生效”除外）。对需备案（如医疗器械、进出口贸易），由销售部门协助客户完成备案手续，留存备案回执。（三）合同履行与交付订单下达与生产/备货供应链部门根据合同约定，下达生产指令（定制产品）或库存备货（标准产品），明确交付节点（如“合同签订后30日内交付”）。销售部门同步向客户发送《发货通知函》，告知预计交付时间、物流方式及联系人。物流交付与签收供应链部门安排物流发货（如客户指定物流，需提前确认运费承担方），随货附《发货清单》及产品合格证。客户签收时，核对货物数量、外观及型号，确认无误后在《签收单》上盖章签字，扫描件回传销售部门；如有异常（如破损、缺失），需在24小时内书面反馈，双方协商处理（补发、换货或折价）。验收与确认客户按合同约定的质量标准（如国标、行标或技术协议）进行验收，常规产品应在签收后5个工作日内完成验收，定制产品可约定延至15个工作日。验收合格后，客户出具《验收合格证明》，作为付款及质保期起算依据；验收不合格的，销售部门牵头分析原因，在约定时间内整改（如7日内完成维修或更换）。（四）收款与售后管理开票与催款财务部门在收到《验收合格证明》后，根据合同约定开具增值税发票（普通发票/专用发票），通过邮件或快递送达客户。销售人员同步跟进客户付款进度，逾期未付（如超过合同约定付款日10日）发送《催款函》，必要时启动法务催收流程。质保服务供应链部门建立《产品质保台账》，按合同约定质保期（如常规产品12个月，定制产品24个月）提供售后维修、技术支持服务。质保期内非人为损坏，免费维修或更换配件；人为损坏或超出质保期，按成本价收取服务费，服务前需客户确认《维修报价单》。合同归档与复盘法务部门在合同终止（质保期满/款项结清）后1个月内，将合同原件、签署页、附件、验收单、付款凭证等整理归档，电子档备份至企业知识库。销售部门每季度组织交易复盘，分析履约中的问题（如交付延迟、验收争议），优化合同模板及流程。三、核心模板与填写规范（一）销售合同模板（简化版）合同编号：[年份]-[销售部门代码]-[序号，如2024-SALE-001]甲方（采购方）：名称：________________________统一社会信用代码：________________________法定代表人：________________________地址：________________________联系人：经理（仅示例，实际填写可留空或用*代替）乙方（销售方）：名称：________________________统一社会信用代码：________________________法定代表人：________________________地址：________________________联系人：经理（仅示例，实际填写可留空或用*代替）鉴于：甲方向乙方采购产品/服务，双方根据《_________民法典》及相关法律法规，平等协商一致，达成如下协议：第一条合同标的产品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注示例：工业设备A型-100台1050,000500,000含安装调试示例：软件许可V2.0企业版套1100,000100,000含1年免费升级合计金额：人民币（大写）________________________（¥________）第二条质量标准产品质量符合国家标准（GB/TXXXX-XXXX）及乙方提供的技术参数表（附件1）；软件服务无重大bug，功能满足甲方《需求说明书》（附件2）要求。第三条交付交付时间：乙方于______年______月______日前完成交付；交付地点：甲方指定地点（________________________）；交付方式：乙方负责运输并承担运费，货物毁损灭失风险自交付时转移。第四条验收甲方应在签收后______个工作日内验收，验收合格出具《验收合格证明》；验收不合格，乙方应在______个工作日内整改，整改后仍不合格，甲方有权解除合同。第五条付款方式预付款：合同签订后______日内，甲方向乙方支付总金额的______%（即¥________）；到货款：货物交付后______日内，甲方向乙方支付总金额的______%（即¥________）；质保金：验收合格后______日内，甲方向乙方支付剩余______%（即¥________），质保期满无质量问题无息返还。付款账户：开户名：________________________开户行：________________________账号：________________________第六条违约责任甲方逾期付款，每逾期一日按应付金额的0.05%支付违约金；乙方逾期交付，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同；产品质量问题导致甲方损失，乙方应赔偿直接损失（不含间接损失）。第七条争议解决因本合同产生的争议，双方协商解决；协商不成的，提交乙方所在地人民法院诉讼解决。第八条其他本合同一式______份，甲乙双方各执______份，具有同等法律效力；附件为本合同组成部分，与本合同具有同等效力：附件1：《产品技术参数表》附件2：《软件需求说明书》附件3：《法定代表人证件号码明》甲方（盖章）：________________________法定代表人/授权代表（签字）：________________________日期：______年______月______日乙方（盖章）：________________________法定代表人/授权代表（签字）：________________________日期：______年______月______日（二）交易流程关键节点表流程阶段责任部门关键动作输出物完成时限合同准备销售、法务、财务需求对接、资质审核、内部评审《采购需求函》、合同终稿签约前3-5个工作日合同签订销售、法务文本确认、签署盖章签字盖章合同原件客户确认后2个工作日内交付执行供应链、销售下单备货、物流发货《发货通知函》、物流单号合同约定交付日前3日验收确认客户、销售、供应链现场签收、质量验收《签收单》、《验收合格证明》签收后5-15个工作日内收款售后财务、销售开票催款、质保服务增值税发票、《质保台账》验收合格后10日内开票四、关键风险控制点条款明确性合同中避免使用“约”“大概”“尽快”等模糊表述，数量、金额、时间、质量标准等需量化（如“7个工作日”“±5%误差范围”）；定制化产品需明确附件（如技术协议、图纸）的效力，避免“以最终样品为准”等歧义条款。客户资质管理对高风险行业（如房地产、建筑）或大额订单，建议通过第三方机构（如征信公司、律师事务所）做背景调查，防范“皮包公司”履约风险；禁止与无独立法人资格的分支机构（如部门、办事处）签约，确有必要需提供总公司授权书。流程闭环管理合同签订前必须完成内部评审，未经评审的合同不得对外签署；交付、验收、收款等环节需留存书面凭证（如签收单、验收单、付款回单），保证“有据可查”