企业资源计划（ERP）模板集

企业资源计划（ERP）模板集一、总体概述二、财务管理模块典型应用场景月度财务结账、费用报销审批、预算执行分析、应收应付账款管理、固定资产盘点等。操作流程详解（以月度结账为例）数据准备阶段财务专员*收集本月所有业务凭证（采购入库单、销售出库单、费用报销单等），保证原始单据完整、审批流程闭环。核对ERP系统与实际业务数据的一致性，检查是否存在漏单、错单情况。凭证审核与过账财务经理*对凭证进行二次审核，重点核查科目运用是否正确、金额是否匹配、附件是否齐全。审核通过后，在ERP系统中执行“凭证过账”操作，总账与明细账数据。成本结转与摊销成本会计*根据BOM清单与工时记录，计算本月完工产品成本，执行“成本结转”功能。对待摊费用（如房租、保险）进行分摊处理，保证成本费用归属期间准确。报表与复核系统自动资产负债表、利润表、现金流量表，财务主管*核对报表勾稽关系（如资产负债表“资产=负债+所有者权益”）。对异常波动科目（如应收账款激增、管理费用骤降）进行溯源分析，形成书面说明。结账与归档完成所有复核后，在ERP系统中执行“月度结账”操作，结账期间数据锁定，禁止修改。打印纸质报表与凭证，按会计档案管理规定编号、归档。标准化表格模板（费用报销单）字段名称填写说明示例报销单号系统自动，格式：FY+年月日+流水号FY20231025001申请人员工工号+姓名A001*所属部门按组织架构选择销售部报销类型差旅费/办公费/业务招待费等差旅费报销事由简要说明费用发生背景参加上海行业展会费用明细日期、项目、金额、附件张数10月21日交通费120元（发票1张）报销总额小写与大写金额￥1,200.00；壹仟贰佰元整审批人按权限逐级审批（部门经理→财务→总经理）部门经理→财务提交日期员工提交单据日期2023-10-25关键注意事项与风险规避数据准确性：凭证录入需严格以原始单据为依据，禁止无依据调整科目余额；审批权限：严格执行分级审批制度，大额费用（如单笔超5万元）需总经理*审批；合规性：费用报销需符合企业财务制度与税法规定，避免“白条抵库”；系统安全：结账后操作需经财务负责人授权，防止误删或篡改历史数据。三、供应链管理模块典型应用场景采购需求提报、供应商评估与管理、采购订单执行、库存预警与调拨、采购成本分析等。操作流程详解（以采购订单管理为例）需求发起与审批仓库专员*根据库存水位（如安全库存量低于30%）或生产计划，在ERP系统中提交《采购需求申请单》，注明物料编码、需求数量、到货日期。需求部门负责人（如生产部经理）审核需求合理性，采购部经理复核采购预算。供应商选择与订单创建采购专员*通过ERP供应商库（按资质、价格、交期评级筛选），选择合格供应商，发起询价比价流程。确定供应商后，在系统中创建《采购订单》，明确物料规格、单价、数量、交货地点、验收标准。订单下达与跟单采购订单经财务（审核付款条款）与总经理（审批大额订单）后，正式下达给供应商。采购专员*跟踪供应商生产进度，提前3天确认发货信息，保证按期到货。到货验收与入库仓库收货员*核对送货单与采购订单信息（物料编码、数量、批次号），确认无误后安排卸货。质检员*按《检验标准》对物料进行抽检或全检，合格则在ERP系统中执行“采购入库”，入库单号；不合格则启动退货流程。付款结算与评价财务*根据入库单与采购合同，向供应商开具《付款申请单》，按账期安排付款（如月结30天）。采购部*在订单完成后，从交期合格率、质量达标率、价格竞争力三个维度对供应商进行评分，记录至供应商档案。标准化表格模板（采购订单表）字段名称填写说明示例订单编号系统自动，格式：CG+年月日+流水号CG20231025001采购部门固定为“采购部”采购部供应商名称从供应商档案中选择A科技有限公司供应商编码系统内唯一编码GYS001物料编码企业内部物料编码MTL-2023-1058物料名称/规格详细描述物料特性50mm不锈钢轴承（型号：6205）订单数量需求数量+合理损耗（如+5%）1,000件单价（含税）合同约定单价￥120.00订单金额数量×单价￥120,000.00交货日期供应商需到货的最后日期2023-11-15交货地点企业指定仓库地址一号仓库验收标准质量检验依据（如GB/T307.1-2005）按国家标准执行经办人采购专员姓名*赵六关键注意事项与风险规避供应商资质：新供应商需提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证），并现场考察生产能力；订单变更：如需修改交期或数量，需提前5天书面通知供应商，双方确认后执行《订单变更单》；库存周转：避免过量采购导致库存积压，关注库存周转率（目标：≥6次/年）；异常处理：到货短装、质量不合格需在24小时内反馈，留存证据并启动索赔流程。四、生产管理模块典型应用场景生产计划制定、物料需求计算（MRP）、生产工单下达、车间进度跟踪、完工入库与成本核算等。操作流程详解（以物料需求计划为例）主生产计划（MPS）导入销售部*根据客户订单与市场预测，在ERP系统中录入《主生产计划》，明确产品型号、计划生产量、完工日期。生产计划员复核MPS的可行性（如产能负荷、物料供应），经生产总监审批后生效。物料清单（BOM）调用系统根据MPS中的产品型号，自动调用对应BOM清单（如生产1台A产品需：2个B零件+1个C组件）。工艺工程师*核对BOM版本的准确性（如产品设计变更后需及时更新BOM）。库存数据查询仓库专员*提供当前库存实时数据（可用库存、在途库存、已分配库存），系统自动计算“净需求”。公式：净需求=毛需求-现有库存+安全库存（如B零件毛需求2,000个，现有库存500个，安全库存200个，净需求=1,700个）。采购/生产建议系统根据净需求、采购leadtime（如B零件采购周期7天）、生产leadtime（如C组件生产周期3天），《物料需求建议清单》。采购需求：需外购的物料（如B零件），采购建议；生产需求：需自制的组件（如C组件），生产工单。计划下达与反馈计划员*将采购建议提交至采购部，生产工单下达至生产车间，明确生产班组、设备、完工时间。车间主任*每日反馈工单进度（如已投产800件、完工600件、在制品200件），系统自动更新数据。标准化表格模板（物料需求计划表）字段名称填写说明示例计划编号系统自动，格式：MRP+年月日+流水号MRP20231025001产品编码/名称MPS中的产品信息P-2023-A型智能设备计划生产量MPS确认的数量500台物料编码/名称BOM清单中的物料/组件B零件（MTL-2023-1058）单台产品用量BOM中该物料的需求数量2个毛需求计划生产量×单台用量1,000个现有库存仓库当前可用库存300个安全库存设定的最低库存阈值200个净需求毛需求-现有库存+安全库存900个供应类型采购/生产/库存调拨采购建议交货日期根据leadtime计算2023-11-10责任部门采购部/生产车间采购部关键注意事项与风险规避BOM准确性：BOM是MRP计算的核心，需定期（如每季度）由技术部*复核更新，避免“错配料”导致生产停滞；数据实时性：库存数据需每日更新，禁止使用“预估库存”计算MRP，保证计划与实际同步；产能约束：制定MPS时需评估设备产能与人力负荷，避免“超计划排产”影响交期；异常跟踪：对逾期未到料或延期完工的物料/工单，需建立《异常跟踪表》，明确责任人及解决时限。五、人力资源管理模块典型应用场景员工入职办理、异动（调岗/晋升/离职）管理、考勤与薪资核算、培训计划执行、绩效评估等。操作流程详解（以员工入职流程为例）入职通知与资料准备HR专员*根据《录用通知书》，提前1天通知员工入职时间与所需材料（证件号码、学历证、离职证明等）。在ERP系统中创建“入职办理流程”，关联岗位信息（如“销售专员”对应薪酬标准、权限模板）。资料审核与信息录入员工提交纸质资料，HR专员*核对原件与复印件，确认无误后扫描存档至ERP系统“员工档案”模块。录入员工基本信息：姓名、工号、证件号码号、入职日期、部门、岗位、薪资结构（基本工资+绩效工资+补贴）。岗位分配与权限开通用人部门经理*明确员工岗位职责与汇报线，HR在系统中分配岗位权限（如销售岗开通客户录入、订单查询权限）。IT支持*根据权限配置开通OA系统、ERP系统账号，设置初始密码（要求员工首次登录修改）。劳动合同签订与社保办理HR专员*与员工签订《劳动合同》（一式两份，员工留存一份），合同信息同步至ERP系统“合同管理”模块。当月15日前入职的员工，当月办理社保增员；15日后入职的次月办理，保证社保缴纳连续性。入职引导与培训HR组织新员工入职培训：企业文化、制度规范、ERP系统操作（如考勤打卡、费用报销流程）。用人部门安排岗位导师（如*主管），进行1对1业务带教，3日内完成《入职引导反馈表》填写。标准化表格模板（员工入职信息登记表）字段名称填写说明示例工号系统自动，格式：部门代码+入职年月+流水号XS20231025001姓名与证件号码一致王七性别男/女男证件号码号18位号码110*入职日期实际到岗日期2023-10-25所属部门按组织架构选择销售部岗位名称具体岗位销售专员汇报上级直接主管姓名*（销售部经理）联系方式手机号+邮箱/wangqixx银行卡号用于薪资发放6222*5678紧急联系人姓名与关系+电话张八（父亲）/139合同期限固定期限/无固定期限3年（2023-10-25至2026-10-24）关键注意事项与风险规避资料合规：入职时必须核对《离职证明》，避免双重劳动关系风险；学历、职业资格需留存原件复印件，虚假录用可解除劳动合同；权限最小化：遵循“岗位所需、权限最小”原则，避免过度授权导致信息泄露；社保合规：按时足额缴纳社保，试用期员工也需参保，禁止“未缴社保先入职”；试用期管理：试用期考核标准需在入职时明确（如“3个月内完成10个客户开发”），考核不合格及时办理离职。六、客户关系管理模块典型应用场景客户信息录入与更新、商机跟踪与转化、销售订单管理、客户服务与投诉处理、客户价值分析等。操作流程详解（以客户信息管理为例）客户信息收集销售专员*通过展会、拜访、线上渠道获取客户信息，填写《客户信息采集表》（含客户名称、行业、联系人、需求意向等）。核对客户资质（如营业执照、经营范围），排除“失信企业”“异常经营名录”客户。信息录入与分类在ERP系统“客户档案”模块录入客户基本信息，设置客户等级（A类：年采购额≥100万；B类：50万-100万；C类：<50万）。标注客户来源（如“展会推广”“老客户转介绍”）、跟进阶段（如“初步接洽→需求分析→方案报价→合同签订”）。信息更新与共享客户信息变更（如联系人更换、地址调整）时，销售专员*需在24小时内更新系统，保证信息时效性。设置客户信息共享权限：销售团队可查看全部客户信息，财务部仅查看信用额度与回款记录。客户跟进记录销售专员*每次与客户沟通后，在系统中记录《客户跟进日志》（时间、方式、沟通内容、下一步计划）。客户转化成功（如签订合同）后，将客户状态更新为“正式客户”，关联订单信息。客户价值分析系统按月自动《客户分析报表》，包括：客户贡献度（采购额、利润率）、复购率、流失风险（超3个月未下单）。销售经理*针对高价值客户（A类）制定“客户维护计划”（如季度回访、定制化服务），针对流失风险客户启动挽回流程。标准化表格模板（客户跟进记录表）字段名称填写说明示例客户编码系统自动，格式：KH+年月日+流水号KH20231025001客户名称全称与简称北京科技有限公司（科技）所属行业按标准行业分类电子设备制造联系人主要对接人姓名+职务*陈九（采购经理）联系方式电话+邮箱010-/chenjiuxx需求意向客户采购产品/服务描述需采购智能传感器1,000个跟进日期最近一次沟通日期2023-10-24跟进方式电话/拜访/邮件/展会现场拜访沟通内容摘要核心需求、异议点、承诺事项对价格敏感，要求10月内交货下一步计划跟进动作与时间节点10月27日提交报价方案跟进人销售专员姓名*刘十关键注意事项与风险规避信息保密：客户资料仅限内部工作使用，禁止泄露给第三方，违者追究法律责任；信用管理：新客户需进行信用评估（如查询征信报告），设置信用额度（如A类50万，B类20万），超额度订单需财务*审批；跟进及时性：商机阶段客户需每周跟进1次，避免“久未联系导致客户流失”；服务闭环：客户投诉需在24小