医院物资采购流程标准说明

医院物资采购流程标准说明为规范医院物资采购管理工作，确保医疗物资供应的及时性、质量可靠性，同时提升资金使用效益，结合医院实际运营需求及相关法律法规要求，制定本物资采购流程标准，供各部门参照执行。一、适用范围本流程标准适用于医院各类物资的采购管理工作，涵盖药品、医用耗材、医疗器械、办公设备、后勤物资等所有需通过采购渠道获取的物资，包含新建项目采购、常规补货采购及应急采购等不同场景。二、需求申报与计划编制（一）科室需求提报各科室（含临床、医技、行政后勤）需结合业务开展需求、现有库存周转情况及预算额度，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数（如涉及设备、耗材）、预估数量、需求时间、预算金额等信息。需求提报应遵循“必要性、合理性、经济性”原则，避免重复申报或超预算提报。科室负责人需对需求的真实性、合规性进行初审，签字确认后提交至采购管理部门（如采购科、设备科等）。（二）采购计划汇总与初审采购管理部门收到各科室需求后，需联合仓储管理部门（库房）核对现有库存数量、在途物资情况，结合医院年度采购预算、物资使用周期（如耗材的耗用量趋势、设备的更新周期），对需求进行分类汇总，初步筛选出需采购的物资清单。对于超预算或不符合医院采购政策（如限制采购的物资）的需求，需反馈科室沟通调整，必要时提交医院预算管理委员会审议。（三）采购计划审批采购管理部门根据汇总后的需求，编制《医院物资采购计划》，明确采购物资明细、采购方式建议（如招标、谈判、询价等）、预算总额、实施时间节点等内容。计划需按“分级审批”原则提交：常规物资（预算金额较低、通用性强）：由采购分管领导审批；大额物资（如大型设备、高值耗材批量采购）或特殊物资（如进口设备、独家供应药品）：提交医院采购管理委员会（或药事管理与药物治疗学委员会、设备管理委员会等）审议，必要时经党委会/院长办公会批准。三、供应商管理与采购实施（一）供应商资质审核1.准入审核：采购部门需对意向供应商的主体资质（营业执照、医疗器械经营许可证/药品经营许可证等）、质量体系认证（如ISO认证）、产品资质（注册证、检验报告、授权书等）进行严格审核，必要时实地考察生产/经营场所，评估其供应能力、售后服务水平。2.供应商库管理：通过审核的供应商纳入《医院合格供应商名录》，按物资类别（药品、耗材、设备等）、供应能力分级管理。每年定期对供应商进行履约评估（从产品质量、交货及时性、服务响应速度、价格合理性等维度评分），淘汰评分不合格或出现重大质量/服务问题的供应商。（二）采购方式选择与实施根据物资性质、预算金额、供应市场情况，选择合适的采购方式（需符合《政府采购法》《医院采购管理规范》等要求）：1.公开招标：适用于预算金额高、通用性强、市场竞争充分的物资（如大型医疗设备、常规药品集中采购）。需编制招标文件，明确技术参数、商务条款、评标标准，通过官方平台或媒体发布招标公告，组织投标、开标、评标，按评标结果确定中标供应商。2.竞争性谈判/磋商：适用于需求紧急、技术复杂或供应商数量较少的场景（如应急医疗物资、定制化设备）。邀请3家以上符合资质的供应商参与谈判，就价格、技术方案、售后服务等细节磋商，最终确定成交供应商。3.单一来源采购：仅限“只能从唯一供应商处采购”（如专利产品、配套维修服务）、“发生不可预见的紧急情况”或“必须保证原有采购项目一致性”的情形，需提前公示单一来源理由，经审批后直接采购。4.询价采购：适用于规格标准统一、价格透明的小额物资（如办公用品、低值耗材）。向3家以上供应商发出询价单，对比报价、供货周期等，选择性价比最优的供应商。（三）采购合同签订确定供应商后，采购部门需与供应商签订书面采购合同，明确物资规格、数量、质量标准、交货时间、验收要求、付款方式、违约责任、售后服务条款（如设备的安装调试、保修期限）等内容。合同需经医院法务部门（或法律顾问）审核，确保条款合法合规、权责清晰。四、验收入库与付款结算（一）到货验收物资到货后，采购部门需联合使用科室（如临床科室、设备使用部门）、仓储部门（库房）、质检部门（或第三方检测机构，如涉及高风险耗材、设备）组成验收小组，按以下流程验收：1.外观与数量验收：核对到货物资的品牌、规格、数量是否与合同一致，检查包装是否完好，有无破损、污染。2.质量与资质验收：核查物资的质量证明文件（如合格证、检验报告、注册证复印件）是否齐全有效，抽样检查物资性能（如设备开机测试、耗材抽样送检）。3.验收结论与记录：验收合格的，填写《物资验收单》，各方签字确认后移交仓储部门入库；验收不合格的，按合同约定办理退货、换货或索赔，严禁“先入库后验收”。（二）入库管理仓储部门根据《物资验收单》办理入库手续，更新库存台账，对物资进行分类存放（如药品按温湿度要求储存、耗材按效期管理），确保账物相符。对于需特殊管理的物资（如毒麻药品、高值耗材），需执行专项管理制度，双人双锁、全程追溯。（三）付款结算1.付款依据：供应商按合同约定提交发票、《物资验收单》、《入库单》等凭证，采购部门审核凭证的真实性、完整性，确认与合同条款一致后，提交财务部门。2.付款流程：财务部门根据医院资金管理规定，结合合同付款条款（如预付款、进度款、尾款），履行内部审批流程（如部门负责人、分管领导签字），通过银行转账等方式支付款项，严禁现金交易。3.发票与凭证管理：财务部门需留存发票、验收单、入库单等原始凭证，建立付款台账，确保资金流向可追溯。五、监督与审计（一）内部审计监督医院内部审计部门需定期对采购流程进行专项审计，重点检查：需求提报的合理性、预算执行情况；供应商资质审核的合规性、供应商库管理的规范性；采购方式选择的合法性、合同条款的完整性；验收环节的真实性、付款结算的准确性。审计过程中发现的问题需下达整改通知书，跟踪整改落实情况，形成审计报告提交医院管理层。（二）纪检监察监督纪检监察部门对采购全过程进行廉政监督，重点防范围标串标、收受回扣、利益输送等违规行为。设立举报渠道（如邮箱、电话），鼓励职工、供应商对违规行为进行举报，对查实的违规行为严肃追责。（三）信息公开与追溯采购过程中的关键信息（如招标公告、中标结果、供应商名录）需在医院官网或内部OA系统公开公示，接受职工监督。同时，建立物资采购追溯体系，通过信息化系统（如SPD供应链管理系统）记录物资从采购到使用的全流程信息，确保质量安全可追溯。六、附则1.本流程标准由医院采购管理部门负责解释，未尽事宜可结合国家相关法律法规、医院规章制度补充完善。2.本标准自发布之日起施行