药物临床试验文件归档管理办法

药物临床试验文件归档管理办法一、目的与意义药物临床试验文件是验证试验科学性、合规性及数据可靠性的核心依据，贯穿试验设计、实施、总结全流程。规范文件归档管理，既能满足《药物临床试验质量管理规范》（GCP）及国际/国内监管要求（如ICH-GCP、NMPA、FDA相关法规），又能为药品注册、上市后评价及科研追溯提供坚实数据支撑，保障受试者权益与公共用药安全。二、适用范围本办法适用于申办者、研究者、合同研究组织（CRO）及其他试验参与方，对药物临床试验（含I-IV期、生物等效性试验）过程中产生的各类文件的归档管理具有约束力。三、文件分类与内容界定临床试验文件需按“责任主体+试验阶段”双维度分类，确保覆盖试验全周期关键数据：（一）研究者文件（研究中心端）指研究机构及研究者在试验实施中产生的文件，核心为“原始数据溯源+过程合规性记录”：伦理相关：伦理委员会批件（含修正案审批）、受试者知情同意书（签署版）、伦理审查会议记录/意见；试验实施：研究者手册（含更新版）、试验方案（含版本记录）、病例报告表（CRF，纸质/电子）、原始病历（含受试者病程记录、检查报告、医嘱单）、实验室/影像检查报告（需注明检测时间、方法、质控信息）；管理类：研究者简历（含GCP培训证明）、研究团队分工表、试验药物管理记录（接收、发放、回收、销毁台账）、监查/稽查报告及回复。（二）申办者文件（申办者/CRO端）聚焦“试验设计+整体管理+总结报告”，体现试验科学性与合规性把控：试验设计：试验方案（含统计分析计划）、方案偏离/违背报告、临床试验报告（最终版）；管理类：申办者与研究者/CRO的合同（含财务协议）、监查计划/报告、稽查计划/报告、供应商资质（如CRO、实验室、冷链物流）；注册与合规：药品注册相关资料（如IND/CTA申请文件）、法规符合性声明、安全性报告（如SUSAR报告、定期安全性更新报告）。（三）受试者相关文件以“隐私保护+数据完整性”为核心，包含：知情同意书（签署版，需留存受试者可随时查阅的版本）；病例报告表（需与原始病历“源数据”核对一致，电子CRF需具备审计追踪功能）；受试者隐私授权文件（如需共享数据）、特殊人群（如儿童、孕妇）额外知情文件。（四）其他文件如试验相关标准操作规程（SOP）、申办者与第三方的合作协议（如数据管理、统计分析）、试验用药品检验报告、医疗器械（如试验用设备）校准记录等。四、归档流程与要求（一）文件生成与收集及时性：文件需在试验环节完成后3个工作日内生成（如CRF需在受试者访视后24小时内填写/录入）；申办者监查报告需在监查结束后5个工作日内完成。责任分工：研究者负责研究中心文件的“全流程管理”（生成、审核、存档）；申办者统筹收集各中心文件及自身管理文件；CRO协助申办者执行文件收集与质量核查。（二）整理与审核整理规则：按“文件类别→试验阶段→时间顺序”分层整理，纸质文件需编号（如“中心编号-类别编号-时间戳”），电子文件需建立逻辑文件夹（如“中心A-伦理文件-____”）。审核要点：完整性：检查文件是否覆盖试验关键节点（如入组/出组、方案修订、严重不良事件）；准确性：原始数据与CRF、报告数据逻辑一致（如实验室数值需与病历记录匹配）；规范性：签名、日期、版本号完整，涂改需“双签字+日期”（电子文件需留痕修改过程）。（三）归档与保存归档时间：试验结束（最后一例受试者出组）后60个工作日内完成归档；提前终止试验需在终止后30个工作日内归档。保存介质与方式：纸质文件：存放于防火、防潮、防磁、防盗的专用档案室，温度（18-25℃）、湿度（45%-65%）需受控；电子文件：存储于加密服务器（需符合FDA21CFRPart11或NMPA电子数据管理要求），定期（每月）异地备份（如云端+物理硬盘），备份文件需校验完整性。保存期限：试验药物获批上市：至少保存至上市后5年；试验药物未获批/提前终止：至少保存至试验终止后5年；受试者相关文件：需额外考虑隐私保护法规（如欧盟GDPR），可根据受试者授权延长/缩短，但最长不超过试验相关文件保存期限。五、管理措施（一）责任分工与权限申办者：制定归档管理SOP，统筹全试验文件的“质量管控+长期保存”，定期向研究者/CRO发布文件管理要求。研究者：对研究中心文件的“真实性、合规性”负责，指定专人（如研究护士/数据管理员）管理文件，禁止无关人员接触。CRO：协助申办者执行文件收集、审核，定期向申办者提交文件管理进度报告。（二）文件标识与检索所有文件需赋予唯一标识（如“CT-2024-001-伦理-001”），包含试验编号、类别、顺序号；建立“纸质+电子”双索引系统（如Excel台账+数据库检索），支持按“中心、受试者编号、文件类别、时间”多维度检索。（三）借阅与复制管理内部借阅：需填写《文件借阅申请表》，经项目负责人审批，借阅期限不超过15个工作日，归还时需检查文件完整性；外部借阅（如药监核查、合作研究）：需签署《保密协议》，明确借阅范围（禁止复制受试者隐私信息），复制文件需加盖“仅供参考，原件存档”章。（四）电子文件管理特殊要求系统权限：采用“角色-权限”管理（如申办者可修改方案，研究者仅可填写CRF），操作记录需实时审计追踪（含操作者、时间、操作内容）；数据备份：每月全量备份，每年验证备份数据的“可恢复性”，备份介质需异地存储（如与主服务器物理隔离的机房）。六、质量控制与监督（一）定期检查内部审计：申办者每季度抽查20%研究中心的文件管理情况，CRO每月自查所负责文件的完整性；外部核查：配合药监部门、伦理委员会的现场核查，提前3个工作日准备文件索引与借阅流程。（二）问题处理发现文件缺失：需在10个工作日内补正（如原始病历漏记需研究者重新记录并说明原因，双人签字）；发现文件错误：纸质文件需“划改+双签字+日期”，电子文件需通过系统留痕修改，禁止直接删除原始记录。（三）培训与考核申办者/CRO需为研究者团队提供“文件管理专项培训”（含GCP法规、SOP操作），每年至少1次；新入组人员需通过文件管理考核（如模拟文件归档操作）后方可参与试验。七、安全与保密（一）物理安全纸质文件存放于带门禁的专用档案室，配备消防设施（如灭火器、烟感报警器），非授权人员禁止进入；电子服务器需部署防火墙、入侵检测系统。（二）数据保密受试者信息需去标识化（如用“受试者编号”替代姓名），隐私信息（如身份证号、联系方式）需加密存储；试验数据仅限“必要人员”（如研究者、统计师）访问，对外披露需经申办者与研究者双审批。八、附则1.本办法自发布之