湖南安快国际贸易有限公司对英国得文国际贸易有限公司的商务接待方案设计

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目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1湖南安快国际贸易有限公司............................................................................1

1.2英国得文国际贸易有限公司............................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................1

2接待前准备工作...........................................................................................................2

2.1客户基本情况....................................................................................................2

2.2接待小组安排....................................................................................................2

2.3日程安排............................................................................................................3

2.4食宿预定.............................................................................................................3

2.5商务礼仪.............................................................................................................3

2.5.1英国商务礼仪.........................................................................................4

2.5.2中国商务礼仪.........................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................4

3.1接机与欢迎仪式.................................................................................................4

3.1.1接机.........................................................................................................4

3.1.2欢迎晚宴.................................................................................................5

3.2工作内容.............................................................................................................5

3.2.1参观工厂.................................................................................................5

3.2.2参加展会.................................................................................................5

3.2.3签约会议.................................................................................................6

3.3游玩活动.............................................................................................................7

3.3.1参观大学城.............................................................................................7

3.3.2参观袁隆平博物馆.................................................................................7

3.3.3夜游长沙.................................................................................................7

3.4欢送晚宴以及送机.............................................................................................7

3.4.1欢送晚宴.................................................................................................7

II

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3.4.2送机.........................................................................................................8

4预算...............................................................................................................................8

4.1预算表.................................................................................................................8

5总结...............................................................................................................................8

5.1主要问题.............................................................................................................8

5.2解决方案.............................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

III

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湖南安快国际贸易有限公司对英国得文国际贸易有

限公司的商务接待方案设计

1背景介绍

1.1湖南安快国际贸易有限公司

湖南安快国际贸易有限公司（以下简称安快公司）位于湖南省长沙市湘江

新区，主要做对外贸易进出口（主要进出口国有：英国、美国、日本、韩国等），

它是一家为用户提供办公产品、日用品及服装服饰的综合性服务公司。安快公

司在商业流通领域里，有着很好的信誉度，不仅拥有专业的生产厂家做依托，

许多驻华使馆、外国企业公司、国际连锁酒店等千余家企业都选择安快公司作

为长期供应商。安快公司坚持以客户为中心的原则，公关销售部负责与您洽谈

商务合同事宜;客户服务部负责为您处理具体业务事项;财务部可根据您的管理

需求为您提供相应的采购报表;仓储部长期备有合同客户的常用商品，保证您在

任何突发情况下的正常使用，物流运输部保证您的订单准时无误送到您的手中。

1.2英国得文国际贸易有限公司

UKDevoninternationaltradeco.，ltd，英国得文国际贸易有限公司（以

下简称得文公司），总部位于英国利物浦，注册资金80万英镑，是经英国工商

注册总局（CompaniesHouse）批准享有进出口经营权的有限责任公司。得文公

司主要经营各种家居日用品、灯具、礼仪用品、服装服饰，包括艾利产品系列、

劳伦斯贝尔系列、裕德系列、安内斯系列、裕宝系列、莱特系列等；在国内有

多家固定生产厂家合作。

1.3来访目的

现代经济全球化的趋势使得跨国企业间的合作与交流日益频繁，为了进一

步推动项目合作，安快公司邀请得文公司代表来湖南长沙考察交流，我们相信

得文公司代表的来访将为双方开展合作提供更多机会。本次来访主要是对安快

工厂进行考察：进一步监督产品品质，使得文对我方公司有更好的印象。其次

是为了召开现场签约会议：双方有多项贸易往来，参观工厂后可以进行洽谈，

双方可以充分交流合作需求，我们期待举办现场签约会议能达成更多的合作。

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2接待前准备工作

2.1客户基本情况

此次来访人员包含得文公司总经理Jack、产品部经理Kelly、销售经理Ma

rtin、助理Eric、Marry。本次国外到访考察主要负责人是总经理Jack，即整

个考察活动的主要负责人；产品部经理主要负责考察产品质量、生产流程、产

品可行性等；销售经理可根据产品生产过程做出更好的销售报告，提高产品销

量；两名助理主要协调此次考察整个流程。

得文公司来自英国，英国人在工作中会表现得很严肃，对待事情十分认真，

不会拐弯抹角，讲话需要更加直接，过多的拐弯抹角会视为浪费时间。英国人

十分注重个人隐私，在日常交谈中不宜涉及过于隐私的话题，会引起对方的反

感。英国人的时间观念比较强，尤其是到别人家或者出国考察做客时，不喜欢

对方早到，会准时到达并且准备好小礼物，所以我方在接机时不宜提早过多到

达，以及日常出行时亦是如此，对于别人送出的小礼物也要给予好的回应，给

对方留下好的印象。本次到访的五位宾客都来自英国，我方在接待准备中应尽

量谦让对方。

2.2接待小组安排

本次接待由安快公司全程接待，我们将成立专项接待小组，接待人员有产

品部经理王滔，销售部经理刘明明，翻译员赵丽，助理于思维、方莎莎，专职

司机李建林，由于人数较大留有一个备用司机姜华。此次全部行程由两名助理

全权安排，交由公司总经理审核；产品部经理负责出口产品介绍，以及带领国

外考察人员体验样品；销售部经理主要负责产品介绍，推销产品，让得文公司

贵宾们了解销售渠道以及公司其他产品，加强双方合作，司机小李负责全程专

车接送。

本次接待小组的六名成员分别来自中国南方省市，在长沙都有五年以上的

工作经历，对长沙都比较熟悉，业务熟练。产品部经理王滔严谨细致，对产品

了如指掌，能让宾客们全面了解安快公司的产品种类及特点；销售部经理刘明

明屡次创下业绩高峰，社交能力突出；翻译员赵丽英语翻译专业毕业，有很强

的专业能力，能确保本次接待工作零语言障碍；两位助理均有多年文秘工作经

验，懂得商务礼仪，能熟练安排宾客们的食宿和出行。我们的接待小组已做好

充分准备来迎接得文公司各位宾客。

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2.3日程安排

表1行程表

12.512.612.712.812.9

上午无参观工厂参加博览会会议游览大学城

时

下午接机参观公司参加博览会签约仪式参观袁隆平博物馆

间

欢送晚宴

晚上欢迎晚宴休息休息娱乐活动

夜游五一广场

本次考察共五天，分为工作考察和文化交流，2024年12月5日到10日，

其中主要工作安排12月6、7、8日，其余空闲时间主要让宾客们体验长沙的生

活方式，了解中国文化，看到中国新一线城市人民的生活，感受中国的进步与

发展。12月5日，得文公司代表团到达黄花机场后，先休息整顿，然后双方代

表出席欢迎晚宴。12月6日于安快公司召开工作会议，7日考察工厂，8日签

订合同。工作安排行程结束后游玩长沙著名景点。12月10日上午十点飞机返

回英国。

2.4食宿预定

饮食总体安排：需要准备一次欢迎晚宴，一次欢送晚宴，以及6日到9日

的饮食安排。12月5日下午到达后需要准备欢迎晚宴，提前预定钰樽楼酒楼宴

请；12月6、7日体验长沙街边餐馆；12月8日体验中西结合自助餐；12月9

日中午体验公司食堂，晚上举办欢送晚宴，预定君庭中餐馆可以观看湘江江景

夜色。

住宿安排：本次接待预算充足，在长沙君悦酒店接待贵客，到访团共五人，

安排一人一房。总经理入住豪华单人间，其余两名经理入住高级单人间，助理

入住普通单人间，预订五个房间，住五天五晚。安快公司接待小组需要提前检

查酒店环境，根据对方生活习惯准备好生活所需用品。

2.5商务礼仪

此次交流涉及中英两个不同的国家，会有很多不同的商务礼仪，接待小组

需要提前学习，避免在接待过程中造成误会影响双方公司合作。

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2.5.1英国商务礼仪

英国人性情孤傲，做事严肃认真生活方式刻板，对新鲜事物保持着严谨的

态度，具有独特的幽默。此外，英国人做事很有耐心，无论什么时候他们绝对

不会面露焦虑紧张的神情。英国人对时间的把控很严格，商谈前必须提前预约，

希望对方守时，遵守约定。

安快公司接待小组要特别学习英国人待人彬彬有礼的态度，尽量使用礼貌

用语，洽谈过程中语气要轻松委婉。接待小组应充分了解，英国人喜爱饮茶，

大多数英国人都会喝下午茶，饮用茶点，休息片刻，称为"茶休"。安快公司接

待小组应照顾好英国宾客的茶休习惯，安排好下午茶。

2.5.2中国商务礼仪

在中国的商务接待礼仪中，每次谈判前都应确定与对方主谈人职位大致相

等的主谈人。谈判前应充分准备所需交谈的问题以及应对突发状况，可制定不

同多种的方案，避免因仓促上阵造成失误。得文公司客户抵达酒店后，需要稍

作修整，不可过于仓促。在本次商务接待中，安快公司应尽可能以英国礼仪为

主，尊重客户的日常习惯，圆满完成本次商务交流活动。

3接待工作

3.1接机与欢迎仪式

3.1.1接机

安快公司接待小组应确定好客户机票时间，12月5日15:30到达长沙黄花

机场，接待人员须提前十五分钟到达机场，确认客户航班号及行李转盘，准备

好英文公司接机标识，能尽量保证对方能够看到；为表示我方看重此次合作，

接机团由总经理亲自带队，助理提前准备两辆七座车更加宽敞，让对方长时间

坐飞机的疲劳可以舒缓一下。由于是十二月份长沙天气比较冷，为其每人准备

一件羽绒服备用；接到客户简单认识后，先询问对方是否疲乏、冷，是否要办

理中国电话卡等；除此之外到车上简单和对方沟通一下流程，因机场到酒店距

离比较远可以让对方休息一下。到达酒店之后帮对方搬运好行李，办理好入住，

让对方在酒店休息片刻后参加欢迎晚宴。

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3.1.2欢迎晚宴

接待小组提前确定好用餐时间和地点，12月5日18:00正式开始晚宴。

做好晚宴场地的布置和准备工作，包活菜品及座位的安排，菜品有乳猪大拼盘、

白灼虾、梅菜扣肉、八宝酥鸭、糖醋排骨等，还为对方准备好刀叉以及西式餐

点，根据英国餐桌礼仪，在正式场合，刀叉的种类和使用方式多种多样，各地

习俗也不尽相同，但是无论正式与否，我们都可以用这种我们最熟悉的欧洲大

陆式刀叉使用方法。由于在中国举办欢迎晚宴第一顿让对方体验中国宴席，感

受使用筷子的乐趣。在晚宴开始前适时到场，迎接嘉宾和参与人员，为他们提

供必要的指引和服务。在晚宴开始前，安快公司总经理致开场辞，向所有到仿

的外国工作人员表示热烈的欢迎和感谢，进行一个小型开场仪式，点燃烛光、

敲锣打鼓，营造庄重而热烈的氛围，欢迎晚宴结束后送得文公司贵宾们回酒店。

3.2工作内容

3.2.1参观工厂

12月6日8:30集合后吃早餐，接下来的工作是参观工厂。安快公司接待小

组应提前安排后勤组、摄影组、迎宾指引，将工厂介绍等资料打印出来。公司

需安排工厂内部的接待人员和翻译，以确保客户在参观期间得到及时的服务和

支持。接待小组应准备好参观路线和参观指南，以便客户了解工厂的生产流程

和产品特点，并在参观过程中得到更好的体验。后勤组需确保工厂的环境卫生

和安全，包括工厂的清洁和消毒，以及消防和安全设施的检查和维护。接待小

组可以准备好工厂的宣传资料和样品，以便客户更好地了解工厂的产品和技术

特点，并进行交流和讨论。此外，本次参观重点应放在展示安快公司的核心产

品上，例如家用电器、灯具、工艺美术品等，工厂的工艺及生产环境能让得文

公司更坚定与我们进行长期合作。

参观完工厂后体验工厂食堂饭菜，用餐时要尊重客户的宗教信仰和饮食习

惯，根据欢迎晚宴了解对饭饮食习惯，若不喜欢中国食物需要提前准备西方食

物。

3.2.2参加展会

本次商务接待活动是特意选在12月初这个时段，应得文公司要求，希望参

加大型展会。安快公司接待小组将带领得文公司宾客们参加12月7日长沙国际

优品博览会，本次博览会以“世界品牌汇聚长沙·湖南品牌走向世界”为主题，

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展览规模3万平方，来自省内12个市州以及23个省、市、自治区超过200家

企业参加，涉及范围非常广泛，参展国家可来自世界各地。接待小组需注意在

参观展会时要遵守展会规定，不随意触摸展品，不在展会现场吸烟等。接待小

组需要合理规划参观路线，避免在展会现场浪费时间，可以先了解展会的布局

和参展商分布，根据客户的兴趣和需求选择参观路线。接待人员提醒客户可以

与参展商交流，了解产品和服务的详细信息，询问产品的性能、价格、售后服

务等问题，以便做出更好的决策。借此机会带领外国客户参加此次展会，此次

展会可以让外企更加深入了解中国产品，让得文公司看到更多的产品，让中国

产品走向世界。

3.2.3签约会议

在参观公司、工厂期间，得文公司与安快公司达成进一步合作意向，双方

决定于12月8日召开现场签约会议。会议前的准备工作：接待小组在会前做好

会场布置。会场的布置应庄严得体，可以适当用鲜花及绿色盆栽装饰，在桌面

上准备好商务洽谈所相关的资料、水、笔、记录本以及对应姓名的名牌，摆放

应整齐美观，采用印刷座次表以及设立指示标志方便客户入场，安排四名礼仪

人员做好接待工作，需要提前调试好投影设备等，提前检查会议文件资料、签

到表、笔记本等是否齐全。

会议流程：当得文公司客户到达会议厅时，在横幅上签字留名拍照留念，

双方代表握手，再由礼仪人员依次引入会场就座。主持人进行开场，主持人先

介绍本公司与得文公司的相关领导，公司部门经理介绍签约项目，双发代表发

言致词。接下来进入签约环节，我方作为主方应该先谦让对方，邀请让英方代

表Jack先行签字，其次为我方签字。客方的杰克先生应坐在主方王滔先生的右

手边，双方助签人员分别站立在自己签字代表的外侧。最后双方公司领导握手

相互祝贺，摄影组拍照留念。会议结束后，引导与会人员至就餐地点就餐，就

餐完毕后，由司机和秘书组负责将客户送回酒店，在途中就会议内容询问客户

是否存在疑虑并予以解答。

会议注意事项：因会议内容为保密部分，无论是在内交流还是对外联系，

会议工作人员的交流需要掌握分寸，谨言慎行；维护会场秩序，对于会议的无

关人员不允许入场，以保证会议的安全，对于迟到人员确认身份后予以进场。

如有发生混乱或存在突发事件，会议工作人员及时解决与制止，保障客户生命

财产安全；如会议内容有变动迅速与总负责人报告予以解决。

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3.3游玩活动

为表示对得文公司代表团的欢迎，我方特安排一天游玩长沙活动，带领宾

客们参观大学城、岳麓山，游玩湖南省博物馆、长沙文和友、五一广场等地。

3.3.1参观大学城

12月9日早上八点集合攀爬岳麓山，参观岳麓书院、爱晚亭；中午12点

下山到大学城小吃街感受中国小吃，稍作整顿下午游览三所大学，宾客们可以

适当与大学城的学生们做简单交流，当地学生文化素质较高，能很好的展示我

国文化素养。

3.3.2参观袁隆平博物馆

下午3点参观袁隆平博物馆，此博物馆完整的展示了水稻的发展历史，记

录这袁隆平爷爷为水稻事业无私奉献的一生，杂交水稻的产生不仅解决了我国

粮食不足的问题，更是养活了世界上上亿人口，解决了无数人的温饱问题，带

领对方参观能让对方更好的了解杂交水稻，让人知道是中国人生产出来的。

3.3.3夜游长沙

欢送晚宴结束后，带领对方前往五一广场、黄兴街、太平老街等，晚上九

点过后正式长沙夜生活开始的时候，感受人群拥挤的街头，吃着街边的小吃，

还会看到很多街边才艺表演的人，驻足在街上，看着大屏上3D动画，也为尝

不是一种享受，23点回到酒店整顿休息，第二天出发前往机场。

3.4欢送晚宴以及送机

3.4.1欢送晚宴

12月9日晚上18点，从袁隆平博物馆参观结束后赶往钰樽楼酒楼，安排

工作人员将贵宾引导至指定座位。晚宴正式开始由我方公司董事长致辞，翻译

做好准备工作，邀请对方总经理致辞，表达对这几日在中国生活的感受，是否

满意这五日的行程安排，以及对公司工厂是否满意，邀请其他员工来表达感受。

致辞结束后双方敬酒后开始晚餐时间，晚宴准备的是中国八大菜系每样菜系一

道两样代表菜（比如鲁菜九转大肠、川菜火锅肉、粤菜白切鸡、苏菜清炖蟹粉

狮子头、闽菜佛跳墙、浙菜东坡肉、湘菜剁椒鱼头、徽菜臭鳜鱼等）。晚宴结

束双方道别，由接待团带领对方前往五一广场感受长沙夜生活。

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3.4.2送机

送机安排定于12月10日上午十点的飞机返回英国。接待小组确认送机时

间并合理安排,告知客人国际航班安检比较严格需要留有足够时间办理托运，早

上7:00需要赶往机场，7:30左右抵达机场，帮助客人搬运行李并跟客人道别。

送机注意事项：及时确认航班时间是否存在延误，提前确认送机时的交通

路线以及其他转送路线，以避免突发情况；及时与客户沟通有效的安排客人出

发时间；协助客户办理登记手续；若客户存在其他要求及时予以帮助。

4预算

4.1预算表

表2预算表

12.512.612.712.812.9总计

住宿日人期民2000200020002000200010000

吃食币200010001000100020007000

出行2002002002002001000

机票20000