企业管理-公司费用报销管理制度及报销单模板

会计实操文库11/11企业管理-XX公司费用报销管理制度及报销单模板第一章总则第一条目的为规范公司费用报销管理，明确报销流程、标准及责任，保障公司资金安全，提高资金使用效率，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工（含正式员工、试用期员工、驻外员工）发生的各类公务费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、通讯费、交通费、培训费等。第三条核心原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，相关票据、凭证需真实、合法、完整，严禁虚构费用、虚报冒领；2.合规性原则：报销流程、费用标准需严格遵守国家法律法规及公司相关规定；3.效益性原则：费用支出需符合公司经营需求，兼顾合理性与经济性；4.及时性原则：员工应在费用发生后规定期限内提交报销申请，避免逾期报销。第二章费用报销标准第四条差旅费报销标准1.交通费用：出行方式职级标准说明飞机总监及以上可乘坐公务舱，凭票据实报销；特殊情况需乘坐头等舱的，需经总经理审批飞机主管及以下可乘坐经济舱，凭票据实报销；因紧急公务需升级舱位的，需经部门负责人及财务负责人审批火车/高铁总监及以上可乘坐一等座，凭票据实报销火车/高铁主管及以下可乘坐二等座，凭票据实报销；行程超过8小时的，经部门负责人审批可升级为一等座市内交通全体员工凭出租车票、地铁票、公交票实报实销；或按出差天数享受市内交通补贴（XX元/天），二选一执行2.住宿费用：城市级别职级报销标准（元/天）一线城市（北上广深）总监及以上800一线城市（北上广深）主管及以下500新一线城市总监及以上600新一线城市主管及以下400二三线城市总监及以上500二三线城市主管及以下3003.伙食补贴：按出差天数计算，XX元/天，凭票据实报销或按标准补贴，二选一执行。第五条业务招待费报销标准1.招待标准：根据招待对象级别合理控制费用，单次招待费用超过XX元的，需提前经部门负责人及总经理审批；2.报销要求：需提供招待审批单、餐饮发票、消费明细单，注明招待对象、人数、事由；3.严禁报销私人招待费用，严禁以招待名义公款吃喝。第六条其他费用报销标准1.办公费：公司统一采购的办公物品由行政部负责报销；员工个人垫付的零星办公费，凭正规发票实报实销，单次金额不超过XX元；2.通讯费：根据岗位需求制定补贴标准，按月发放或凭发票报销（具体标准见附件）；3.交通费：员工日常公务出行产生的交通费用，凭票据实报销；4.培训费：经审批的员工培训费用（含学费、教材费、差旅费等），凭相关票据实报实销。第三章费用报销流程第七条报销申请1.员工费用发生后，需在15个工作日内（差旅费需在出差结束后10个工作日内）整理相关票据、凭证，填写《费用报销单》，并附上对应的支持材料（发票、合同、审批单、消费明细等）；2.报销单需填写完整、准确，注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，签字确认无误后提交部门负责人审核。第八条部门审核部门负责人对员工提交的报销申请进行审核，重点核查费用发生的真实性、合理性、相关性，以及报销单填写的完整性、附件的合规性。审核通过后，签字确认并提交财务部审核。第九条财务审核财务部审核人员对报销申请进行专业审核，包括：1.票据的真实性、合法性（发票抬头、税号、印章是否齐全，是否为正规发票）；2.费用标准的合规性（是否符合本制度规定的报销标准）；3.报销流程的完整性（审批签字是否齐全）；4.金额的准确性（报销金额与票据金额是否一致，计算是否正确）。审核通过后，签字确认并提交财务负责人审批。第十条审批支付1.财务负责人对审核通过的报销申请进行最终审批，审批通过后安排资金支付；2.金额较大的报销（单次超过XX元），需经总经理审批；3.财务部在审批完成后3个工作日内，通过银行转账、现金等方式支付报销款项，并将支付凭证反馈给员工。第十一条退回修正若报销申请在审核过程中发现问题（如票据不全、填写错误、费用超标等），审核人员需及时退回给员工，并说明退回原因。员工需在5个工作日内修正完善后重新提交审核，逾期未修正的，视为放弃报销。第四章报销凭证要求第十二条核心凭证类型1.发票：必须为国家税务部门认可的正规发票，发票抬头需与公司全称一致，税号准确，票面清晰、无涂改；2.合同/协议：涉及大额费用、业务合作的，需提供对应的合同或协议复印件；3.审批单：需提前审批的费用（如业务招待费、培训费、差旅费），需提供对应的审批单；4.其他支持材料：消费明细单、行程单、会议通知、培训证书等，证明费用发生的真实性和相关性。第十三条凭证粘贴规范1.粘贴介质：使用公司统一的报销凭证粘贴单；2.粘贴顺序：按费用发生日期先后顺序粘贴，或按费用类型分类粘贴；3.粘贴要求：票据粘贴平整、牢固，不超出粘贴单边缘，避免重叠、褶皱；金额较大的票据单独粘贴，便于审核；4.附件标注：在粘贴单上注明附件张数、总金额。第五章责任划分第十四条员工责任员工对报销费用的真实性、合法性负责，确保提交的票据、凭证真实有效，报销信息准确完整；对审核退回的报销申请及时修正完善。若存在虚报、冒领、伪造凭证等违规行为，公司将追回违规款项，并视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十五条部门负责人责任部门负责人对本部门员工的报销申请进行严格审核，对费用发生的真实性、合理性负责。若因审核不严导致违规报销，将追究部门负责人的管理责任。第十六条财务人员责任财务人员对报销申请的合规性、准确性进行专业审核，严格执行报销制度。若因审核失职导致公司资金损失，将追究相关财务人员的责任。第六章附则第十七条制度解释本制度由公司财务部负责解释。第十八条制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营发展需要适时修订，修订后以公司正式通知形式发布。第十九条生效日期本制度自202X年X月X日起生效，原《XX公司费用报销管理制度》同时废止。附件：1.XX公司费用报销单模板；2.XX公司通讯费补贴标准表；3.XX公司差旅费审批单模板；4.XX公司业务招待费审批单模板。XX公司财务部202X年X月X日附件1：XX公司费用报销单模板XX公司费用报销单报销人__________所属部门__________报销日期____年__月__日联系方式__________费用总金额（元）__________附件张数__________张开户银行__________银行账号__________费用明细序号费用类型（如：差旅费/业务招待费/办公费）金额（元）费用事由（注明时间、地点、人物、事件）1______________________________2______________________________3______________________________4______________________________5______________________________合计金额（大写）____________________（小写：__________元）审批意见部门负责人审核签字：__________日期：____年__月__日财务审核签字：__________日期：__