校本培训文献档案制度

PAGE校本培训文献档案制度一、总则（一）目的为加强校本培训文献档案管理，确保培训资料的完整性、准确性和可追溯性，提高培训质量和效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校开展的各类校本培训活动所产生的文献档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：校本培训文献档案由学校指定的专门部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映校本培训活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理职责（一）管理部门及职责学校设立校本培训文献档案管理办公室（以下简称“档案办”），负责校本培训文献档案的日常管理工作。档案办职责如下：1.制定和完善校本培训文献档案管理制度，并组织实施。2.负责校本培训文献档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）培训部门及职责各培训部门负责本部门校本培训活动中文件资料的收集、整理，并及时移交档案办。其职责如下：1.明确专人负责培训文件资料的收集和整理工作，确保资料的齐全、完整。2.在培训活动结束后，按照档案管理要求，对相关资料进行分类整理，编制目录清单，及时移交档案办。3.协助档案办做好培训档案的查阅、利用等工作。（三）其他部门及职责学校其他部门应积极配合档案办做好校本培训文献档案的管理工作，在各自职责范围内，及时提供与培训相关的文件资料，并协助档案办进行档案的收集、整理和归档。三、档案收集（一）收集范围1.培训计划、方案、大纲、教材等培训前期准备资料。2.培训通知、学员名单、考勤记录等培训组织管理资料。3.培训课件、讲义、教案、教学视频等教学资料。4.培训考核试卷、成绩记录、学员反馈意见等培训考核与评价资料。5.培训活动照片、录像、音频等多媒体资料。6.培训总结报告、经验交流材料、成果推广资料等培训总结与成果资料。7.与校本培训相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.及时性：各培训部门应在培训活动结束后[X]个工作日内，将相关资料收集齐全，并移交档案办。2.完整性：收集的资料应涵盖培训活动的全过程，确保资料完整无缺。3.准确性：资料内容应真实准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。（三）收集方式1.主动收集：档案办定期向各培训部门催交培训资料，确保资料按时收集。2.部门报送：各培训部门按照要求，将整理好的培训资料主动报送至档案办。3.特殊情况收集：对于培训过程中产生的特殊重要资料，档案办应及时与相关部门沟通协调，确保资料的收集。四、档案整理（一）分类标准校本培训文献档案按照培训项目、培训阶段、资料类型等进行分类整理。具体分类如下：1.培训项目类：按照不同的培训项目名称进行分类，每个项目下再按照培训阶段分为前期准备、组织实施、考核评价、总结成果等类别。2.培训阶段类：将培训活动分为培训前、培训中、培训后三个阶段，分别整理各阶段产生的资料。3.资料类型类：分为纸质文件、电子文档、多媒体资料等类别。（二）整理方法1.纸质文件：按照分类标准进行排序，去除重复、无效的文件，对文件进行编号、编目，编制目录清单。2.电子文档：按照文件名、日期等信息进行分类存储，建立电子文件夹结构，确保文件命名规范、易于查找。同时，对电子文档进行备份，防止数据丢失。3.多媒体资料：对照片、录像、音频等多媒体资料进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并建立相应的索引目录。（三）编目要求1.档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者（作者或部门）等信息。2.编目应准确、清晰，便于查阅和检索。五、档案归档（一）归档流程1.档案办收到各培训部门移交的培训资料后，按照整理要求进行再次核对和整理。2.对整理好的档案资料进行分类装订，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）面上标注档案名称、编号、保管期限等信息。3.将装订好的档案资料按照分类顺序上架存放，建立档案存放索引目录，便于查找。（二）归档时间校本培训文献档案应在培训活动结束后[X]个月内完成归档工作。（三）保管期限校本培训文献档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：反映学校校本培训历史沿革、重大事件、重要成果等具有长远利用价值的档案。2.长期保管：保存期限为[X]年的档案，主要包括培训计划、方案、总结报告等重要文件资料。3.短期保管：保存期限为[X]年的档案，如培训通知、学员名单、考勤记录等一般性文件资料。六、档案保管（一）保管环境档案办应设立专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器等，确保档案的安全保管。（三）定期检查档案办应定期对档案进行清查、核对，每年至少进行[X]次全面检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。（四）安全保密措施1.严格限制档案查阅人员范围，查阅档案需经档案办负责人批准，并进行登记。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.对涉及学校机密的档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。七、档案利用（一）利用范围1.学校内部培训管理与研究：为学校制定培训政策、规划培训项目、评估培训效果等提供参考依据。2.教师教学研究：教师可查阅相关培训资料，借鉴优秀教学经验，改进教学方法。3.学员学习回顾：学员可查阅自己参加培训的相关资料，巩固学习成果。4.对外交流与合作：向其他学校或机构提供校本培训成果资料，展示学校培训工作特色和成效。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案办查阅纸质档案或电子档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经档案办负责人批准后，方可借阅，并按时归还。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者需求，档案管理人员可提供档案资料的复制服务。复制档案应经档案办负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记档案办应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案办负责人、培训部门负责人、相关专家等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁或继续保管意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的价值、完整性、准确性等进行审查，判断其是否具有继续保存的必要。2.参考保管期限：根据档案保管期限的规定，对到期档案进行重点鉴定。3.结合学校实际：考虑学校的发展需求、培训工作重点等因素，综合判断档案的利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.档案办对拟销毁档案进行再次核对，确保清单准确无误。3.填写档案销毁申请表，经学校主管领导批