培训学校采购制度

PAGE培训学校采购制度一、总则（一）目的为规范培训学校采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学校所有采购活动，包括教学设备、办公用品、教材资料、服务采购等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督及相关部门监管，保障各方知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资和服务的性价比最优。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现学校资源的合理配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校管理层、财务部门、教学部门等相关人员组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目及采购管理制度等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校指定专门的采购部门或人员负责采购的具体执行工作。采购部门职责如下：1.根据学校需求，制定采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等要求。2.收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和选择。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，与供应商签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保采购任务按时完成。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购台账，记录采购明细。（三）需求部门各教学部门、行政部门等作为需求部门，负责提出采购需求，明确采购物资和服务的具体要求，并配合采购部门进行采购工作。需求部门应及时向采购部门反馈采购物资的使用情况和质量问题。（四）监督部门学校设立监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。监督部门有权对采购项目进行检查、审计，对违规行为提出纠正意见并追究相关人员责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校年度工作计划和实际需求，会同财务部门等相关部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、资金来源等内容，并按照学校预算管理要求进行审批。2.采购预算应具有前瞻性和合理性，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算能够满足学校正常运营和发展需要。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行核算和分析，确保预算资金使用合理、合规。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、学校业务发展变化等原因，导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。经采购领导小组审议通过后，报学校管理层批准。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。如申请内容不符合要求，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改。（二）采购审批1.根据采购金额大小和性质，采购申请按以下审批流程进行：采购金额较小（具体金额标准由学校根据实际情况确定）的采购申请，由采购部门负责人审批。采购金额较大的采购申请，经采购部门负责人审核后，提交采购领导小组审批。涉及重大采购项目或特殊采购事项的，需报学校管理层审批。2.审批通过后的采购申请，采购部门应及时安排采购工作。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等内容。2.采购部门应对供应商进行评估和选择，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等方面。根据评估结果，选择优质供应商作为合作伙伴。3.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对于新合作的供应商，应进行实地考察或要求其提供样品进行测试，确保其能够满足学校需求。4.采购部门应定期对供应商进行考核评价，考核内容包括合同履行情况、产品质量、售后服务等方面。根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和学校规定的程序进行，包括发布招标公告、编制招标文件、开标、评标、定标等环节。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要、不能事先计算出价格总额等情况的采购项目。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价单，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等情况的采购项目。单一来源采购应按照学校规定的程序进行审批，并与供应商签订采购合同。2.采购方式的选择应符合相关法律法规和学校规定，确保采购过程公平、公正、公开。（五）采购实施1.根据确定的采购方式，采购部门组织实施采购活动。招标采购：采购部门应发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。在开标、评标过程中，应严格按照招标文件规定的程序和标准进行操作，确保评标结果公平公正。评标结束后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。竞争性谈判采购：采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判过程中，应明确谈判内容和要求，记录谈判情况。谈判结束后，采购部门应根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。询价采购：采购部门应向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：采购部门应按照学校规定的程序进行审批，与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。2.在采购实施过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。如遇重大问题或紧急情况，应及时向采购领导小组汇报。（六）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后的合同，经采购部门负责人签字、学校授权代表签字并加盖学校公章后生效。3.采购部门应及时将签订的采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，以便各部门跟踪合同执行情况。（七）验收与付款1.采购物资到货后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《验收单》，并签字确认。2.对于大型设备、复杂系统等采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收过程中发现的问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物。3.财务部门根据采购合同和验收单进行付款审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。付款时，应严格遵守学校财务管理制度，确保资金支付安全。4.如因供应商原因导致采购物资质量不合格、交货期延误等问题，给学校造成损失的，学校有权扣除相应货款或要求供应商承担赔偿责任。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素对采购成本和采购进度的影响；供应商风险主要指供应商信誉不佳、产品质量不稳定、交货期延误等风险；质量风险主要指采购物资不符合质量要求，影响学校教学和运营工作；合同风险主要指合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险；付款风险主要指付款方式不合理、付款时间延误等风险。（二）风险应对1.针对识别出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。市场风险应对：加强市场调研和价格监测，合理安排采购时间，与供应商签订价格调整条款，采用套期保值等方式规避价格波动风险。供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，建立供应商淘汰机制，与供应商签订详细的合同条款，明确双方责任和义务，要求供应商提供担保或保证金。质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对采购物资进行定期抽检。合同风险应对：加强合同审核，确保合同条款合法合规、公平合理，明确合同双方的权利和义务，建立合同执行跟踪机制，及时解决合同执行过程中出现的问题。付款风险应对：合理选择付款方式，严格按照合同约定的付款时间和条件支付货款，加强付款审核，防止出现付款失误。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险得到有效控制。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件资料，主要包括采购申请表、采购预算、采购计划、供应商档案、采购文件（招标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收单、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，相关人员应及时将各类文件资料收集齐全，并按照档案管理要求进行分类整理。2.采购档案应按照年度、采购项目等进行分类归档，建立清晰的档案目录，便于查询和管理。档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案资料的完整性和安全性。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。