档案管理制度培训

PAGE档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖公司活动的各个方面，保证档案的全面性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。5.组织开展档案的查阅、借阅服务，确保档案的合理利用。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司规章制度，人事档案，行政公文等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告，销售合同、订单，采购合同，生产计划、报表，质量检验报告等。4.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告，项目计划与进度安排，项目验收报告等。5.技术研发类：包括研发项目文档，技术方案、图纸，专利申请文件等。6.合同协议类：包括各类合作协议、租赁合同、借款合同等。7.资质荣誉类：包括公司营业执照、资质证书，获得的各类荣誉证书等。8.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式。大类代码按照上述分类分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务审计类等。年度用四位数字表示，流水号为三位数字。例如：A2023001，表示行政管理类2023年的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，由相关部门负责收集，并及时移交综合管理部门。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门按时完成档案收集工作。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的题名、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案材料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备中。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的档案应定期移交综合管理部门进行归档。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案归档应按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。（二）保管1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照保管期限分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关业务人员和部门负责人组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，按照国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。2.档案销毁应填写档案销毁清单，注明档案的题名、编号、数量、销毁原因等信息。销毁清单应一式两份，一份留存，一份交综合管理部门备案。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监督，销毁人员和监督人员应在销毁清单上签字确认。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.综合管理部门档案管理人员应根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅档案一般应在综合管理部门档案查阅室进行，如需带出查阅室，应经综合管理部门负责人批准，并办理借阅手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有问题应及时查明原因，并追究借阅人员责任。八、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密的档案予以保密。2.未经公司批准，任何人不得擅自对外提供、泄露公司档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定。（二）安全1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置