培训学校学生交接制度

PAGE培训学校学生交接制度一、总则1.目的本制度旨在规范培训学校学生交接流程，确保学生信息准确传递，保障教学服务的连续性和稳定性，维护学校与学生及家长的合法权益，提高学校整体管理水平和教学质量。2.适用范围本制度适用于本校所有涉及学生交接的部门、岗位及相关工作人员，包括但不限于招生部门、教学部门、教务部门、后勤部门等。3.基本原则准确性原则：交接过程中，务必确保学生各类信息的准确无误，包括个人基本信息、学习进度、课程安排、缴费情况等。及时性原则：严格按照规定的时间节点进行交接，避免因交接不及时导致教学延误或学生管理混乱。责任明确原则：明确各环节交接人员的职责，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。保密性原则：妥善保管学生的个人隐私信息，不得泄露给无关人员。二、交接流程招生阶段交接1.潜在学生信息交接招生人员在与潜在学生及家长沟通后，应及时将学生的基本咨询信息（如姓名、性别、年龄、联系方式、咨询课程、期望入学时间等）整理成电子文档或纸质表格，移交至教务部门。交接时需附带详细的沟通记录，包括学生及家长提出的问题、关注点以及招生人员的解答情况等。2.报名学生信息交接当潜在学生确定报名后，招生人员应在报名手续办理完成的当日，将学生的报名信息（如报名课程、缴费金额、缴费方式、入学协议等）完整无误地交接给教务部门。同时，向教务部门说明学生的特殊需求或特殊情况，如学习基础薄弱、有特殊学习目标等，以便教务部门在后续教学安排中予以考虑。教学阶段交接1.课程安排交接教务部门根据招生情况和学生需求，制定详细的课程安排表。在课程安排确定后，应及时将课程信息（如课程名称、授课教师、上课时间、上课地点、课程时长、课程教材等）交接给教学部门。交接时需确保课程安排表清晰准确，如有调整应提前通知教学部门，并说明调整原因和调整后的具体安排。2.学生分班交接依据学生的年龄、学习基础、学习目标等因素进行合理分班后，教务部门将分班信息（如班级名称、班主任、班级学生名单等）告知教学部门。同时向教学部门提供各班级学生的基本情况分析，以便教师更好地了解学生特点，制定个性化教学计划。3.教学资料交接教务部门负责准备学生所需的各类教学资料，如教材、讲义、练习册等。在教学开始前，将教学资料按班级分发给教学部门。交接时需确保教学资料的数量准确、内容完整，如有更新或补充应及时说明。4.学生学习进度交接在教学过程中，教师应定期记录学生的学习进度，包括课堂表现、作业完成情况、测验成绩等。每周或每两周将学生学习进度报告提交给教务部门。教务部门汇总分析后，将学生整体学习情况反馈给教学部门，以便教师调整教学策略和方法。学期/课程结束交接1.成绩及考核结果交接课程结束后，教师应在规定时间内完成学生的成绩评定和考核工作。将学生的成绩报告单（包括各科成绩、总成绩、排名等）提交给教务部门。同时提供学生的考核评语和综合评价，以便教务部门和家长全面了解学生的学习情况。2.学生学习档案整理交接教务部门负责整理学生的学习档案，包括入学资料、学习进度记录、成绩报告单、考核评语、奖惩记录等。在学期/课程结束后，将完整的学习档案交接给学校档案管理部门。交接时需确保档案资料齐全、分类清晰，并办理交接手续。3.续班及升级交接对于有意向续班或升级的学生，教学部门应及时与家长沟通，并将学生的续班/升级意向及家长反馈信息交接给招生部门。招生部门根据教学部门提供的信息，跟进续班/升级工作，办理相关手续。退费交接1.退费申请受理交接当学生提出退费申请时，家长应向学校财务部门提交书面退费申请，并提供相关证明材料。财务部门受理后，应及时将退费申请信息及家长提供的材料移交至教务部门。交接内容包括退费学生姓名、班级、申请退费原因、缴费情况等。2.教学部门核实交接教务部门收到退费申请信息后，及时通知教学部门核实学生的学习情况。教学部门在规定时间内将学生的学习进度、已完成课程情况等核实结果反馈给教务部门。如学生因特殊原因未完成全部课程，教学部门应说明剩余课程情况及对后续教学安排的影响。3.财务核算交接教务部门将教学部门反馈的核实结果及退费申请信息一并移交至财务部门。财务部门根据学校退费政策和学生缴费情况进行核算，确定退费金额。核算完成后，财务部门将退费金额明细及相关核算依据交接给教务部门，以便教务部门与家长沟通退费事宜。4.退费手续办理交接教务部门与家长沟通确定退费金额后，通知家长办理退费手续。家长办理完退费手续后，财务部门将退费支付凭证及相关手续资料移交至教务部门备案。教务部门同时将学生退费情况记录在学生学习档案中，并更新学生缴费状态。三、交接人员职责招生人员职责1.负责潜在学生信息的收集、整理和初步沟通，确保信息准确、完整。2.及时跟进潜在学生报名情况，按规定办理报名手续，准确无误地将报名信息交接给教务部门。3.积极协助教务部门解答学生及家长关于招生政策、报名流程等方面的疑问。教务人员职责1.接收招生人员移交的学生信息，进行二次核对和整理，确保信息准确无误后录入学校管理系统。2.根据学校教学资源和学生需求，合理安排课程、分班，并负责教学资料的准备和分发。3.定期收集教师提交的学生学习进度报告，汇总分析后向教学部门反馈，协助教学部门调整教学策略。4.在学期/课程结束后，负责整理学生学习档案，与教学部门、档案管理部门进行交接。5.受理学生退费申请，协调教学部门核实情况，将相关信息传递给财务部门，并跟进退费手续办理情况。教学人员职责1.根据教务部门提供的课程安排和学生分班信息，制定个性化教学计划，认真组织教学活动。2.定期记录学生学习进度，及时向教务部门提交学生学习进度报告，对学生的学习情况进行客观评价。3.在课程结束后，按时完成学生成绩评定和考核工作，提供详细的成绩报告单和考核评语。4.配合教务部门做好学生续班及升级工作，与家长沟通学生学习情况，提供专业建议。财务人员职责1.负责接收教务部门移交的学生缴费信息，建立学生缴费台账，确保缴费记录准确无误。2.根据学校退费政策和教务部门提供的核实结果，对退费申请进行财务核算，确定退费金额。3.办理学生退费手续，将退费支付凭证及相关手续资料移交至教务部门备案，并更新学生缴费状态。档案管理人员职责1.接收教务部门移交的学生学习档案，按照档案管理规定进行分类整理、归档保存。2.负责档案的安全保管，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄露。3.建立档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。四、交接时间要求1.招生人员应在与潜在学生达成初步意向后的[X]个工作日内，将潜在学生信息交接给教务部门；在学生报名手续办理完成后的当日，将报名信息交接给教务部门。2.教务部门在收到招生人员移交的学生信息后，应在[X]个工作日内完成信息核对、录入系统及相关教学安排准备工作，并将课程安排、分班信息等交接给教学部门。3.教学人员应在每周/每两周的固定时间（如每周周五下午[X]点）将学生学习进度报告提交给教务部门；在课程结束后的[X]个工作日内，完成学生成绩评定和考核工作，并将成绩报告单及考核评语提交给教务部门。4.教务部门在收到教学人员提交的学生学习进度报告和成绩报告单后，应在[X]个工作日内完成汇总分析，并将整体学习情况反馈给教学部门；在学期/课程结束后的[X]个工作日内，完成学生学习档案整理，并与档案管理部门进行交接。5.对于学生退费申请，财务部门应在收到教务部门移交的申请信息及相关核实结果后的[X]个工作日内完成核算，并将退费金额明细及核算依据交接给教务部门；教务部门在与家长沟通确定退费金额后，应在[X]个工作日内协助家长办理完退费手续，并将退费情况反馈给财务部门备案。五、交接方式1.纸质文档交接涉及学生基本信息、报名资料、成绩报告单、考核评语、退费申请等重要文件，应采用纸质文档交接方式。交接双方需在交接清单上签字确认，注明交接日期、交接内容等信息。2.电子文档交接对于课程安排表、学生学习进度报告、教学资料电子文档等，通过学校内部办公系统或指定的电子文件传输平台进行交接。交接人员应确保电子文档的格式正确、内容完整，并在系统中进行交接记录，注明交接时间、交接人等信息。3.面对面沟通交接在交接过程中，涉及重要事项或需要详细说明的内容，交接双方应进行面对面沟通交接。沟通时需做好记录，明确沟通时间、沟通内容、沟通结果等信息，并由双方签字确认。六、监督与考核1.学校设立专门的交接工作监督小组，由学校管理层、各部门负责人组成。负责定期检查学生交接制度的执行情况，对交接过程中出现的问题及时提出整改意见。2.将学生交接工作纳入各部门及相关工作人员的绩效考核体系。考核内容包括交接信息的准确性、及时性、完整性，交接手续的规范性，以及对学生教学服务的影响等方面。3.对于在学生交接工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反交接制度，导致学生信息错误、教学延误、家长投诉等不良后果的，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效奖金、岗位调整等处罚。七、保密规定1.所有参与学生交接工作的人员，应对学生的个人隐私信息严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.学生隐私信息包括但不限于学生姓名、性别、年龄、家庭住址、联系方式、学习成绩、健康状况、家庭经济情况等。3.因工作需要查阅学生隐私信息的，必须经过学校相关负责人批准，并严格按照规定的查阅范围