2026年跨境营销策划公司海外数据安全审计制度

2026年跨境营销策划公司海外数据安全审计制度第一章总则第一条制定目的为建立健全公司海外数据安全审计管理体系，规范海外数据安全审计工作流程，全面排查海外数据全生命周期管理中的安全风险，保障海外营销数据、客户数据、市场调研数据等核心数据的安全可控，确保公司海外数据处理活动符合境内外相关法律法规要求，维护公司商业信誉与客户合法权益，支撑跨境营销核心业务持续健康发展，结合公司行业特性及海外业务实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海外数据相关的安全审计活动，覆盖海外数据采集、存储、传输、使用、加工、销毁等全生命周期管理环节。适用主体包括公司所有涉及海外数据处理的部门（如营销部、技术部、法务部等）、全体员工，以及为公司提供海外数据处理相关服务的外部合作单位（如海外服务商、调研机构、技术供应商等）。其中，海外数据是指公司在境外营销业务开展过程中产生、采集或处理的各类数据，包括但不限于海外客户基础信息、海外市场消费数据、广告投放数据、跨境营销方案数据、海外舆情监测数据等。第三条核心原则合规优先原则：海外数据安全审计工作以境内外数据安全、个人信息保护等相关法律法规为根本遵循，确保审计流程及结果符合法律规定，助力公司海外数据处理活动合规化。全流程覆盖原则：审计范围贯穿海外数据全生命周期，对数据产生、流转、消亡的各个环节实施全面审计，不留审计盲区，防范各环节安全风险。风险导向原则：聚焦海外数据处理的高风险环节（如跨境数据传输、海外客户敏感信息管理、第三方数据处理等），合理分配审计资源，提升审计工作的针对性和有效性。权责明晰原则：明确各部门及人员在海外数据安全审计工作中的职责，确保审计计划制定、实施、报告、整改等各环节责任落实到人，全程可追溯。持续改进原则：结合审计结果、行业风险趋势及法律法规更新情况，定期优化审计流程和标准，推动公司海外数据安全管理体系持续完善。第四条制度管理本制度由公司行政部（海外数据安全审计牵头部门）牵头制定与修订，会同营销部、技术部、法务部等相关部门共同研讨完善。制度修订需经公司管理层审议通过后正式发布实施。本制度自发布之日起施行，原有相关海外数据管理或审计的规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立“统筹领导-牵头执行-部门配合-全员参与”的四级海外数据安全审计管理架构。管理层为统筹领导主体，负责审计工作的整体部署和重大事项决策；行政部为牵头执行部门，负责审计工作的组织实施、流程管控及结果跟进；各业务及职能部门为配合主体，负责协助开展本部门相关的审计工作，落实审计整改要求；全体员工为参与主体，配合审计工作开展，主动履行海外数据安全管理义务。第六条各主体职责管理层：审定公司海外数据安全审计战略、年度审计计划及审计制度体系；审批重大审计事项（如专项审计方案、重大违规问题处置意见等）；保障审计工作所需资源（人员、技术、资金等）的投入；监督审计制度的执行效果，协调解决审计工作中出现的重大问题；审阅审计报告，督促相关部门落实整改要求。行政部（审计牵头部门）：牵头组织实施本制度，制定海外数据安全审计实施细则、操作流程及评价标准；编制年度海外数据安全审计计划，报管理层审批后实施；组建审计工作小组（必要时可聘请外部专业审计机构参与），开展日常审计、专项审计等工作；负责审计过程的组织协调，收集、核查审计证据，编制审计报告；跟踪审计整改落实情况，对整改效果进行验证，形成整改闭环；建立审计管理台账，记录审计计划、审计过程、审计结果、整改情况等信息，妥善保管审计档案；组织开展海外数据安全审计相关的培训工作，提升各部门及员工的审计配合意识和数据安全管理能力。营销部：作为海外数据的主要产生和使用部门，配合行政部开展海外数据安全审计工作，提供海外数据采集、使用、存储、跨境传输等相关的资料和数据；对审计过程中发现的本部门海外数据管理问题，制定整改方案并组织落实；加强本部门员工的海外数据安全管理培训，规范海外数据处理流程，防范数据安全风险。技术部：为海外数据安全审计工作提供技术支持，协助核查海外数据存储加密、传输加密、访问控制、安全审计等技术措施的落实情况；配合审计工作小组开展技术层面的风险排查，提供相关的技术日志、系统配置信息等；针对审计发现的技术层面问题，制定并实施技术整改方案，优化数据安全防护体系；定期对海外数据处理相关的信息系统、数据平台进行安全检测，及时修复安全漏洞。法务部：负责审核海外数据安全审计制度、审计方案及审计报告的合规性，确保审计工作符合境内外相关法律法规要求；为审计工作提供法律支持，对审计发现的违规问题进行法律风险评估，提出合规的处置建议；协助行政部梳理海外不同国家/地区的相关法律法规要求，为审计范围和重点的确定提供依据；参与海外数据安全审计相关的培训，解读相关法律条款。外部合作单位：配合公司开展海外数据安全审计工作，提供与海外数据处理相关的服务协议、数据处理流程、安全防护措施等资料；对审计发现的涉及自身服务环节的问题，及时制定并落实整改措施；严格遵守公司海外数据安全管理相关规定，配合公司完成审计整改验证工作。全体员工：主动学习并遵守本制度及相关规定，规范处理工作中涉及的海外数据；积极配合审计工作小组的审计调查，如实提供相关资料和信息，不隐瞒、不谎报；对审计过程中发现的海外数据安全风险或违规行为，及时向行政部或部门负责人报告；落实个人岗位相关的审计整改要求，提升自身海外数据安全防护意识和操作能力。第三章海外数据安全审计流程第七条审计计划制定行政部每年第四季度牵头编制下一年度海外数据安全审计计划，结合公司海外业务发展情况、上一年度审计发现问题、海外数据安全风险趋势及法律法规更新情况，明确审计目标、审计范围、审计重点、审计方式、审计周期及责任分工。年度审计计划需经管理层审批后实施。对于突发的海外数据安全风险或重大合规需求，行政部可提出专项审计计划，报管理层审批后启动专项审计工作。第八条审计实施准备审计工作小组根据审批通过的审计计划，制定具体的审计实施方案，明确审计步骤、审计方法、审计时间节点及所需收集的审计资料清单。行政部提前3个工作日向被审计部门（或合作单位）发出审计通知，说明审计目的、审计范围、审计时间及需配合的事项。被审计部门（或合作单位）需提前准备相关资料，包括但不限于海外数据处理流程文件、数据安全管理制度、跨境数据传输审批资料、技术防护措施配置文档、数据使用记录等。审计工作小组可提前开展前期调研，了解被审计对象的海外数据处理现状，为审计实施做好充分准备。第九条审计现场实施审计工作小组按照审计实施方案开展现场审计（或远程审计，根据实际情况确定），通过查阅资料、访谈相关人员、核查系统日志、实地检查数据处理环节等方式，收集审计证据。在审计过程中，审计人员需对发现的问题进行详细记录，注明问题发生的环节、具体表现、相关证据及涉及的责任主体。对于审计过程中发现的重大问题，审计工作小组需及时向行政部经理及管理层汇报，以便及时采取管控措施。被审计部门（或合作单位）需全程配合审计工作，对审计人员提出的疑问及时解答，提供必要的支持。第十条审计报告编制与审批审计实施结束后，审计工作小组对收集的审计证据进行整理、分析和核实，总结审计发现的问题，提出针对性的整改建议，编制初步审计报告。初步审计报告需征求被审计部门（或合作单位）的意见，被审计部门（或合作单位）需在3个工作日内反馈意见，审计工作小组对合理意见进行采纳并修改报告。修改完善后的审计报告经行政部经理审核后，报管理层审批。审批通过的审计报告，由行政部印发至相关部门及被审计对象。第十一条整改跟踪与验证被审计部门（或合作单位）根据审批通过的审计报告，针对发现的问题制定详细的整改方案，明确整改责任人、整改措施及整改期限，报行政部备案。行政部建立整改跟踪台账，定期对整改落实情况进行跟踪检查，及时督促责任人推进整改工作。整改期限届满后，被审计部门（或合作单位）需向行政部提交整改完成报告及相关证明材料。行政部组织审计工作小组对整改效果进行验证，确认问题已整改到位的，完成整改闭环；对未按要求完成整改或整改效果不佳的，需责令其重新整改，并追究相关责任人的责任。整改情况及验证结果需及时向管理层汇报。第四章海外数据安全审计核心内容第十二条海外数据采集环节审计审计重点包括：海外数据采集是否获得合法授权，是否与客户签订数据采集授权协议，授权范围是否明确；采集的海外数据是否符合境内外相关法律法规要求，是否存在非法采集个人敏感信息或商业秘密的情况；采集流程是否规范，采集人员是否具备相应的资质，采集过程是否有完整的记录；采集的数据是否及时进行分类分级管理，是否标注明确的来源、采集时间及保密等级；针对不同国家/地区的法规要求，采集环节是否采取了相应的合规措施。第十三条海外数据存储环节审计审计重点包括：海外数据存储载体是否安全可靠，是否符合公司数据存储安全标准，是否存在存储在非授权载体（如个人电脑、私人云盘、海外非合规服务器等）的情况；海外数据存储是否采用加密技术，加密算法是否符合相关安全标准，加密效果是否有效；存储权限管理是否规范，是否遵循“最小必要”原则分配存储访问权限，权限变更是否有完整的审批记录；存储数据的备份机制是否完善，备份数据是否安全存储，备份频率是否符合要求，备份数据的恢复测试是否定期开展；海外数据存储期限是否符合境内外法律法规及业务需求，是否存在超期存储的情况。第十四条海外数据传输环节审计审计重点包括：跨境数据传输是否符合境内外相关法律法规要求，是否办理了必要的审批手续（如境内数据出境安全评估、备案等）；跨境数据传输是否采用安全的传输通道及加密技术，传输过程是否可追溯、可管控；境内外分支机构之间的数据流传输是否规范，是否有完整的传输记录；向外部合作单位传输海外数据时，是否与其签订保密协议，明确传输范围、用途及保密责任；传输过程中是否存在数据泄露、篡改或丢失的风险，是否有相应的风险防控措施。第十五条海外数据使用与加工环节审计审计重点包括：海外数据使用是否符合授权范围及业务需求，是否存在超范围使用或用于与工作无关用途的情况；数据加工过程是否规范，加工方法是否符合相关标准，加工过程是否有完整的记录；使用和加工海外数据时，是否采取了必要的安全防护措施，防范数据泄露或滥用；涉及海外客户敏感信息的使用和加工，是否获得客户的额外授权，是否严格遵守客户的保密要求；数据使用和加工人员是否具备相应的资质，是否经过相关的安全培训。第十六条海外数据销毁环节审计审计重点包括：海外数据销毁是否符合公司数据销毁标准，是否确保数据无法被恢复；不同类型载体（电子载体、纸质载体等）的海外数据销毁流程是否规范，是否有完整的销毁记录；销毁过程是否有专人监督，相关人员是否签字确认；过期、废弃的海外数据是否及时销毁，是否存在随意丢弃或违规销毁的情况；员工离职时，其保管的海外数据及相关载体是否按要求完成交接或销毁。第十七条技术防护措施审计审计重点包括：海外数据处理相关的信息系统、数据平台、舆情监测工具等是否具备完善的安全防护功能，是否定期进行安全检测和升级；防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备的配置是否合理，运行是否正常；安全审计日志是否完整，是否能够准确记录海外数据处理的相关操作，日志保存期限是否符合要求；针对黑客攻击、病毒入侵、数据泄露等安全事件，是否有完善的应急响应技术措施。第十八条制度与流程执行审计审计重点包括：各部门是否严格执行本制度及公司其他海外数据安全管理相关规定；海外数据安全管理相关的流程（如审批流程、领用流程、交接流程等）是否得到有效执行，是否存在流程缺失或违规操作的情况；员工是否熟悉海外数据安全管理相关制度及流程，是否具备相应的安全防护意识和操作能力；海外数据安全管理相关的台账记录是否完整、规范，是否具备可追溯性。第五章特殊场景海外数据安全审计第十九条不同地区法规适配审计针对不同海外市场（如欧盟、美国、东南亚等）的法律法规差异，开展专项法规适配审计。审计重点包括：公司海外数据处理活动是否符合目标市场所在国家/地区的核心法规要求（如欧盟GDPR、美国CCPA、东南亚部分国家的个人信息保护法等）；是否建立了针对性的合规管理措施，如数据主体权利保障机制（访问、更正、删除等）、数据保护影响评估机制等；是否配备了相应的合规管理岗位或人员，负责跟踪法规更新并推动公司数据处理活动适配调整；针对法规变化，公司是否及时更新相关制度和流程，确保持续合规。第二十条第三方服务商审计对为公司提供海外数据处理相关服务的外部合作单位（如海外调研机构、营销平台服务商、技术供应商等）开展专项审计。审计重点包括：合作单位是否具备相应的资质和数据安全管理能力，是否通过相关的安全认证；双方签订的服务协议及保密协议是否明确数据安全责任和义务；合作单位的海外数据处理流程是否规范，是否采取了有效的安全防护措施；合作单位是否存在违规使用、泄露公司海外数据的情况；公司对合作单位的日常监督管理机制是否完善，是否定期开展安全评估。第二十一条海外分支机构数据审计对公司海外分支机构的海外数据安全管理情况开展专项审计。审计重点包括：海外分支机构是否严格执行公司海外数据安全管理相关制度；海外分支机构的海外数据采集、存储、使用、传输等环节是否规范，是否符合当地法律法规要求；海外分支机构的技术防护措施是否与公司总部保持一致，是否具备独立的安全风险防控能力；海外分支机构与公司总部之间的数据流传输是否安全可控，是否有完整的记录；海外分支机构员工的海外数据安全意识和操作能力是否符合要求。第二十二条重大海外营销项目审计对公司重大海外营销项目的海外数据安全管理情况开展专项审计。审计重点包括：项目开展前是否开展了数据安全风险评估，是否制定了针对性的风险防控方案；项目实施过程中，海外数据的采集、使用、传输等环节是否严格遵守相关制度和法规要求；项目涉及的客户数据是否得到妥善保管，是否符合客户的保密要求；项目结束后，相关海外数据是否按要求进行整理、归档或销毁；项目实施过程中是否发生过数据安全事件，事件处置是否及时、规范。第六章监督管理与奖惩规定第二十三条日常监督行政部作为牵头部门，负责对海外数据安全审计制度的执行情况进行日常监督，定期检查各部门海外数据安全管理台账、审计整改落实情况等；每月汇总审计工作开展情况，形成月度监督报告，报管理层备案。各部门负责人需履行本部门海外数据安全管理第一责任，定期对本部门员工的海外数据处理行为进行监督检查，及时发现并纠正违规操作。第二十四条专项监督行政部会同技术部、法务部等相关部门，每半年开展一次海外数据安全管理专项监督检查，重点核查审计整改闭环情况、高风险环节数据安全管控情况、法律法规适配情况等；对发现的问题，出具《专项监督检查整改通知书》，明确整改要求和期限；跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。针对重大节假日、重要业务节点（如重大海外营销项目启动、海外数据大规模跨境传输等），行政部需组织开展专项监督巡查，强化重点环节的安全管控。第二十五条奖励情形对在海外数据安全审计工作及海外数据安全管理工作中表现突出的部门及个人，公司予以表彰奖励：严格遵守本制度规定，积极配合审计工作，全年未发生任何海外数据安全违规问题的部门，给予通报表扬及专项奖金奖励；个人在海外数据安全管理工作中表现优异，及时发现重大海外数据安全风险并有效避免损失，或在审计整改工作中积极主动、成效显著的，给予物质奖励及绩效加分；针对海外数据安全审计或管理工作提出合理化建议，被采纳后有效提升公司海外数据安全管理水平、降低审计风险的部门或个人，给予专项奖励；外部合作单位严格遵守保密协议及相关规定，积极配合审计工作，海外数据安全管理成效显著的，可作为优质合作单位优先考虑合作，并给予相应的表彰。第二十六条惩处情形对违反本制度规定，在海外数据安全审计工作中存在不配合行为，或在海外数据处理过程中存在违规操作、导致数据安全风险或事件的部门及个人，公司予以相应惩处；造成公司经济损失、品牌损害或违反法律法规的，依法追究相关责任：员工存在以下行为之一的，给予通报批评；情节较轻的，扣除当月绩效奖金；情节严重的，扣除季度或年度绩效奖金：（1）拒绝配合或消极对待海外数据安全审计工作，隐瞒、谎报相关信息或资料的；（2）未按规定办理海外数据采集、存储、传输、使用、销毁等手续，违规处理海外数据的；（3）海外数据存储在非授权载体，或通过非安全渠道传输海外数据的；（4）擅自泄露、滥用海外数据，或超权限、超范围使用海外数据的；（5）未按要求落实审计整改要求，或整改不彻底、敷衍了事的。员工存在以下严重违规行为的，给予降职、降薪处理；情节特别严重的，解除劳动合同：（1）故意泄露、出售公司或客户的海外核心敏感数据，造成重大经济损失或品牌损害的；（2）违反跨境数据传输规定，未经审批擅自开展大规模海外数据跨境传输，引发重大合规风险的；（