2026年跨境营销策划公司海外外包服务合规管控制度

2026年跨境营销策划公司海外外包服务合规管控制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海外外包服务全流程管理，建立系统化、标准化的合规管控机制，有效防范外包合作中的法律风险、声誉风险及业务风险，保障外包服务质量与数据安全，确保合作全流程符合中国及海外目标市场相关法律法规要求，结合公司跨境营销业务实际运营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海外外包服务的规划、筛选、签约、执行、监督及终止等全流程管理工作，覆盖跨境营销策划、内容创作、市场推广、翻译服务、数据处理、技术支持等各类外包服务类型。公司各部门、全体员工及参与海外外包合作的所有外部服务商（以下简称“外包商”），均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则合规优先原则：外包合作全流程严格遵守中国《个人信息保护法》《数据安全法》及海外目标市场相关法律法规（如欧盟GDPR、美国CCPA等），确保合作行为合法合规。风险可控原则：建立全流程风险评估与管控机制，提前识别外包合作各环节潜在风险，制定针对性防范措施，确保风险处于可控范围。权责对等原则：明确公司与外包商的权利与义务，通过规范的合同约定划分责任边界，保障双方合法权益。协同联动原则：明确各部门在海外外包合规管控中的职责分工，建立跨部门协作机制，确保信息传递顺畅、管控措施落地见效。第四条术语定义海外外包服务：指公司为提升业务效率、拓展海外市场，将部分跨境营销相关业务委托给海外本地或跨境运营的外部服务商完成的合作模式。外包商：指承接公司海外外包服务的各类外部机构或个人，包括但不限于海外营销代理机构、专业技术服务商、翻译机构、内容创作团队等。数据跨境流动：指在外包服务过程中，涉及的个人信息、业务数据等在境内外之间的传输、存储及使用行为。合规审核：指公司对海外外包合作各环节进行的法律法规符合性审查，包括外包商资质审核、合同条款审核、服务执行过程审核等。第二章组织架构与职责分工第五条外包合规管控领导小组成立海外外包服务合规管控领导小组（以下简称“领导小组”），由公司管理层担任组长，成员包括业务部门、合规部门、采购部门、数据部门负责人。领导小组为外包合规管控的最高决策机构，主要职责包括：审批本制度及相关配套流程；审定重大外包项目的合作方案与合规评估报告；统筹调配跨部门管控资源；监督外包合规管控工作的整体推进情况；审批外包合作中的重大风险处置方案。第六条外包合规管控执行小组执行小组由合规部门牵头组建，成员包括合规专员、业务专员、采购专员、数据安全专员及专业翻译人员，根据外包服务类型与涉及区域灵活配置。主要职责包括：负责外包服务的日常合规管控工作；开展外包商筛选与资质审核；组织外包合作的合规风险评估；审核外包合同的合规条款；监督外包服务执行过程的合规性；处理外包合作中的合规风险问题；建立外包合规管控台账。第七条各部门专项职责业务部门：提出外包服务需求，参与外包商筛选；负责外包服务的业务对接与进度跟踪；及时反馈外包服务执行过程中发现的问题；配合执行小组开展合规风险评估与管控工作。合规部门：作为执行小组核心牵头部门，负责制定外包合规管控标准与流程；审核外包商的合规资质；主导外包合作的合规风险评估；审核外包合同的合规条款；监督外包服务全流程的合规执行情况；提供合规咨询与培训支持；处理外包合规风险事件。采购部门：负责外包商的寻源与初步筛选；组织外包合作的招标、谈判工作；协助完善外包合同条款；负责外包服务费用的结算审核；配合执行小组开展外包商资质审核与履约评估。数据部门：负责评估外包服务中的数据安全风险；制定数据跨境流动的安全管控措施；监督外包商的数据使用与保护情况；保障外包相关数据的存储、传输安全；协助处理数据安全相关的合规问题。人力资源部门：协助执行小组制定外包合规培训计划，组织开展相关法律法规、合规流程的培训；负责公司内部外包管控相关人员的绩效管理。第三章外包服务全流程合规管控第一节外包商筛选与准入合规管控外包商筛选需建立严格的资质审核标准，执行小组联合采购、业务部门共同开展筛选工作。审核内容包括：外包商的合法注册资质，确保其具备承接对应外包服务的主体资格；相关业务资质与专业能力，需提供过往同类项目业绩证明；合规经营记录，核查其是否存在违法违规历史、重大诉讼纠纷或不良合作记录；数据安全保障能力，尤其是涉及数据处理的外包商，需审核其数据安全管理制度与技术防护措施；是否熟悉目标市场的相关法律法规，具备相应的合规管理能力。对符合初步筛选标准的外包商，执行小组需开展合规尽调，通过查阅官方注册文件、资质证书、第三方信用报告，必要时进行实地考察或约谈等方式，核实相关信息的真实性与有效性。尽调完成后形成《外包商合规评估报告》，报领导小组审批。经审批通过的外包商，纳入公司合格外包商名录；未通过审批的，不得开展合作。第二节外包合同签订合规管控外包合作必须签订正式的书面合同，合同条款需经执行小组合规审核确认后方可签订。合同中需明确以下核心合规条款：合作范围、服务内容与质量标准，确保符合公司业务需求与相关法规要求；双方的权利与义务，明确合规责任边界；数据保护条款，严格约定数据使用范围、传输方式、安全保障措施及违约责任，涉及数据跨境流动的，需符合中国及目标市场关于数据出境的相关规定；知识产权条款，明确外包服务成果的知识产权归属，约定外包商不得侵犯第三方知识产权，以及相关侵权责任的承担方式；合规承诺条款，要求外包商承诺遵守中国及目标市场相关法律法规，配合公司的合规监督检查；违约责任条款，明确外包商违反合规要求或合同约定的具体责任承担方式，包括赔偿损失、终止合同等；争议解决方式，约定适用的法律与争议处理途径。合同签订前，执行小组需对合同条款进行全面合规审核，重点核查条款是否符合相关法律法规要求，是否充分覆盖潜在合规风险。涉及重大外包项目的合同，需报领导小组审批后签订。合同签订后，由执行小组归档管理，并同步至相关业务部门。第三节外包服务执行过程合规管控业务部门需指定专人负责外包服务的日常对接，实时跟踪服务进度与质量，及时发现并反馈执行过程中的问题。执行小组建立常态化合规监督机制，定期对外包服务执行情况进行检查，检查内容包括：外包商是否按照合同约定与相关法规要求开展服务；数据使用与保护是否符合合同约定及数据安全法规；服务成果是否存在合规风险，如营销内容是否符合目标市场的广告法规、文化习俗，是否存在侵权或不当表述等。针对涉及数据处理的外包服务，数据部门需全程监督数据流转过程，确保数据仅在约定范围内使用，严禁外包商擅自泄露、篡改或用于其他用途。若外包服务过程中涉及海外目标市场法规政策调整，执行小组需及时告知外包商，并协助调整服务方案，确保合规性。外包服务执行过程中，如发现外包商存在违规行为，执行小组需立即发出《合规整改通知》，要求其限期整改，并跟踪整改进度。情节严重的，可暂停合作；整改无效或造成严重后果的，可依据合同约定终止合作，并追究其违约责任。第四节外包服务终止合规管控外包合同到期或因其他原因终止合作时，执行小组需牵头组织业务、数据等部门开展终止清算工作。重点完成以下事项：核实外包商是否已全面履行合同约定的服务义务，确认服务成果的完整性与合规性；要求外包商返还或销毁合作过程中获取的公司各类数据、资料及相关载体，出具数据清理完成证明；办理外包服务成果的交接手续，明确交接清单，确保成果归属清晰；结清相关服务费用，处理合同终止后的遗留问题。合作终止后，执行小组需对该外包商的履约情况进行全面评估，形成《外包商履约评估报告》，更新至合格外包商名录。对存在严重违规行为的外包商，将其纳入黑名单，禁止后续合作。第四章监督考核与责任追究第一节监督机制领导小组每季度对海外外包服务合规管控工作开展一次监督检查，每年开展一次全面专项检查。检查内容包括：外包商筛选与准入的合规性；外包合同条款的完整性与合规性；外包服务执行过程的合规管控情况；数据安全与知识产权保护措施的落实情况；合规管控台账的建立与完善情况等。执行小组建立日常合规监督台账，记录外包合作各环节的合规管控情况，及时发现并处置潜在风险。合规部门对海外外包合规管控工作进行常态化监督，重点核查合规要求的落实情况，对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。第二节考核机制建立海外外包服务合规管控专项绩效考核体系，将考核结果纳入相关部门及人员的绩效考核范围。核心考核指标包括：外包商资质审核准确率、外包合同合规条款完备率、外包服务执行合规率、合规风险处置及时率、数据安全事故发生率等。考核周期分为季度考核与年度考核，考核结果与绩效薪酬、评优评先直接挂钩。对考核优秀的部门与个人，公司给予表彰奖励；对考核不合格的，进行绩效约谈，制定改进计划，限期整改；整改后仍不合格的，进行岗位调整或降薪处理。第三节责任追究对在海外外包服务合规管控工作中存在失职、渎职行为的部门与个人，公司将根据情节轻重追究责任：未按要求开展外包商资质审核或合规尽调，导致引入不合规外包商的，给予相关责任人警告、通报批评，并处以相应绩效扣分；外包合同条款未经合规审核或审核不严，引发合规风险的，给予相关责任人降职、降薪处理；未履行监督职责，导致外包商存在严重违规行为未被及时发现和处置，造成公司损失或声誉损害的，给予相关责任人解除劳动合同处理；泄露公司商业秘密或客户数据，引发合规风险的，依法追究相关责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。外包商违反合同约定或相关法律法规，给公司造成损失的，公司将依据合同约定