2026年跨境营销策划公司海外营销行业展会参展管理制度

2026年跨境营销策划公司海外营销行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范公司海外营销行业展会参展活动的组织与管理，提高参展效率和效果，降低运营风险，保障公司品牌形象和商业利益，结合公司跨境营销业务实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司组织或参与的各类海外营销行业相关展会，包括但不限于国际跨境电商展、全球营销服务展、海外目标市场行业专题展等各类境外展会的筹备、实施及后续跟进全流程管理。第三条参展工作遵循“战略导向、目标明确、规范高效、效益优先”的原则，确保参展活动与公司跨境营销战略布局相契合，实现品牌推广、客户开发、市场调研、业务拓展等核心目标。第四条公司市场部为参展工作的统筹管理部门，负责展会筛选、方案制定、组织协调等工作；各业务部门根据展会定位和业务需求配合参与；财务部负责参展费用的审核与结算；行政部负责物资保障和后勤支持。各部门协同配合，保障参展工作顺利开展。第二章参展筹备管理第五条展会筛选与评估。市场部结合公司跨境营销战略目标、海外目标市场布局、行业发展趋势及展会影响力，收集海外各类营销行业展会信息，建立展会信息库。筛选过程中需重点评估展会的权威性、参展商构成、观众质量、举办周期、历史数据及与公司业务的匹配度，形成《海外展会评估报告》，报公司管理层审批。审批通过后，确定参展展会清单及优先级。第六条参展方案制定。确定参展后，市场部牵头成立专项参展小组，明确小组负责人及成员职责。参展小组需在展会举办前3个月完成《参展实施方案》制定，内容包括但不限于：展会基本信息（名称、时间、地点、主办方）、参展目标（品牌曝光量、意向客户数量、业务合作意向数等量化指标）、展位需求（面积、位置偏好）、参展人员配置、宣传推广计划（线上预热、现场物料、活动策划）、预算明细、时间进度表等。方案需经市场部负责人审核后，报公司管理层审批，审批通过后严格执行。第七条预算管理。参展预算实行“事前审批、总额控制、专款专用”的原则。预算范围包括展位费、搭建费、物料制作费、人员差旅费（交通、住宿、餐饮）、宣传推广费、礼品费、杂费等。市场部根据《参展实施方案》编制详细预算表，经财务部审核、管理层审批后，纳入公司年度营销预算。参展过程中，各项费用支出需严格遵循预算标准，确因特殊情况需超出预算的，需提交书面申请，经管理层审批同意后方可支出。第八条展位筹备。市场部负责展位的申请、确认及搭建相关工作。根据审批后的方案向展会主办方提交展位申请，及时跟进申请进度，确保展位确认无误。展位搭建需结合公司品牌形象和参展主题，选择专业的境外搭建服务商，签订正式服务合同，明确搭建要求、工期、费用及违约责任。搭建过程中，参展小组需安排专人跟进，确保搭建效果符合方案要求，且通过展会主办方的验收。第九条物料与宣传准备。参展物料包括宣传册、产品介绍页、品牌海报、案例手册、名片、礼品等，需由市场部牵头设计制作，确保物料内容准确、设计规范、符合海外目标市场的文化习俗和语言要求。宣传推广工作需结合展会节奏，提前1-2个月开展线上预热，通过公司官网、海外社交媒体平台、行业媒体等渠道发布参展信息；现场宣传需配合展位布置，合理设置宣传物料摆放位置，策划互动活动吸引观众关注。所有物料需在展会举办前15天完成制作并清点到位，根据物流需求提前安排国际运输，确保展会开幕前顺利送达。第十条人员筹备。参展人员需从市场部、业务部等相关部门选拔，要求具备良好的外语沟通能力、专业的业务知识、较强的客户服务意识及团队协作精神。参展小组需明确各参展人员的职责分工，包括现场接待、客户洽谈、产品讲解、活动组织、后勤保障等。展会举办前10天，组织参展人员进行专项培训，内容包括展会背景、参展目标、产品知识、沟通技巧、海外礼仪、应急处理流程等。同时，完成参展人员的签证、机票、住宿等事宜的统筹安排。第三章参展实施管理第十一条现场布置与验收。参展人员需在展会开幕前1天抵达展会现场，配合搭建服务商完成展位的最终布置，包括物料摆放、设备调试（电脑、打印机、音响、灯光等）、礼品陈列等。布置完成后，参展小组负责人需对展位进行全面验收，确保各项设施正常运行、物料齐全、布置符合方案要求，发现问题及时协调解决。第十二条人员现场管理。参展人员需严格遵守展会主办方的各项规定及公司考勤要求，按时到岗离岗，不得擅自离岗、迟到、早退。工作期间需统一着装，保持仪容整洁，言行举止文明得体，展现公司良好形象。参展小组负责人需每日召开班前会和班后会，明确当日工作重点，总结当日工作情况，及时解决现场问题。第十三条客户接待与沟通。参展人员需主动、热情地接待来访观众，耐心解答观众疑问，积极介绍公司业务、产品及服务优势。与客户沟通时，需准确记录客户信息，包括客户名称、联系人、联系方式、业务需求、合作意向等，填写《展会客户信息登记表》。对于意向较高的客户，需及时安排深度洽谈，明确后续对接计划。接待过程中，需尊重海外客户的文化习俗和沟通习惯，避免因文化差异产生误解。第十四条现场活动执行。若参展方案中包含现场宣讲、产品演示、互动体验等活动，参展人员需严格按照活动流程执行，确保活动按时开展、顺利进行。活动过程中，需做好现场组织、观众引导、氛围营造等工作，及时收集观众反馈。同时，安排专人负责活动现场的拍照、录像等记录工作，为后续宣传提供素材。第十五条安全与应急管理。参展人员需增强安全意识，妥善保管公司财物（物料、设备、现金、重要文件等）及个人物品，避免财物丢失或损坏。严格遵守展会现场的消防安全规定，不得在展位内使用明火、违规用电。若现场发生突发情况（如设备故障、客户投诉、人员突发疾病、自然灾害等），参展人员需保持冷静，按照应急处理流程及时上报参展小组负责人及展会主办方，协同做好应急处置工作。参展小组负责人需确保应急联系方式畅通，及时应对各类突发情况。第十六条信息收集与反馈。参展人员需在展会期间主动收集行业信息，包括竞争对手动态、行业发展趋势、市场需求变化、展会最新政策等，填写《展会行业信息收集表》。同时，及时收集观众对公司产品、服务、宣传物料的反馈意见，每日汇总后上报参展小组负责人，为后续工作优化提供依据。第四章参展后续管理第十七条现场收尾与物料整理。展会结束后，参展人员需有序开展现场收尾工作，包括整理客户资料、清点剩余物料、拆除展位宣传物料、回收可循环使用的设备及物资等。对于损坏或无法带回的物料，需做好登记说明；对于剩余物料，需妥善包装，安排运回公司或妥善保管。同时，清理展位卫生，确保展位整洁，符合展会主办方的离场要求。第十八条客户跟进管理。展会结束后3个工作日内，参展小组需完成《展会客户信息登记表》的整理与审核，将客户信息按合作意向等级（高、中、低）进行分类，录入公司客户管理系统。市场部牵头协调各业务部门，根据客户分类情况制定针对性的跟进方案，明确跟进责任人及跟进时限。跟进过程中，需及时与客户沟通，推送相关资料，解答客户疑问，推进合作洽谈，并做好跟进记录，填写《展会客户跟进记录表》。对于高意向客户，需在展会结束后1周内完成首次深度跟进；对于中、低意向客户，需定期跟进维护，持续挖掘合作机会。第十九条参展总结与评估。展会结束后10个工作日内，市场部牵头组织参展小组完成参展总结工作，编制《海外展会参展总结报告》。报告内容包括但不限于：展会基本情况、参展目标完成情况（品牌曝光、客户开发、业务合作等指标达成情况）、现场工作开展情况、客户反馈及跟进情况、行业信息分析、存在的问题及改进措施、费用结算情况等。总结报告经市场部负责人审核后，报公司管理层审批。管理层根据总结报告对参展工作进行全面评估，总结经验教训，为后续参展工作提供指导。第二十条资料归档与费用结算。参展工作结束后，市场部需将参展相关资料进行系统整理，包括展会信息、参展方案、审批文件、合同协议、客户资料、总结报告、现场照片录像、费用凭证等，按照公司档案管理规定进行归档，确保资料完整、规范、可追溯。财务部根据参展预算、费用凭证及总结报告中的费用结算情况，完成参展费用的最终审核与结算，及时办理报销手续。第五章责任与考核第二十一条各部门及参展人员需严格遵守本制度规定，认真履行工作职责，确保参展工作顺利开展。对于在参展工作中表现突出、为公司赢得重要客户或达成重大合作的部门或个人，公司将给予表彰及物质奖励。第二十二条若因部门或个人原因导致参展工作出现失误，造成公司品牌受损、经济损失或参展目标未达成的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行问责。具体情形包括：未按规定完成参展筹备工作，影响展会正常开展；参展过程中违反展会规定或公司纪律，损害公司形象；客户信息记录不完整、不准确，导致后续跟进受阻；擅自超出预算支出费用；丢失或损坏公司重要财物；发生突发情况未及时妥善处置等。第二十三条参展工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括参展目标达成率、客户跟进效率及成功