2026年跨境营销策划公司重点物料（核心营销设备）专项采购制度

2026年跨境营销策划公司重点物料（核心营销设备）专项采购制度第一章总则第一条为规范公司重点物料及核心营销设备（以下统称“采购标的”）的专项采购管理工作，保障采购过程合法合规、公开透明，提高采购效率与资金使用效益，确保采购标的质量满足跨境营销业务开展需求，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司各业务部门、项目组因跨境营销业务需要，开展重点物料采购及核心营销设备购置、租赁等专项采购活动。其中，重点物料指跨境营销活动中核心宣传物料、定制化推广道具等对营销效果起关键作用的物料；核心营销设备指摄影摄像设备、直播设备、跨境营销数据采集分析设备、多媒体展示设备等直接服务于营销业务开展的关键设备。第三条专项采购工作遵循“合法合规、需求导向、质量优先、性价比最优、公开透明”的原则，严格规范采购流程，防范采购风险，保障公司合法权益。第四条本制度所指专项采购活动包括采购标的的需求申报、采购方案制定、供应商筛选、招标谈判、合同签订、履约验收、款项支付、档案归档等全流程管理工作。第二章管理职责第五条采购部为专项采购工作的统筹管理部门，主要职责包括：牵头组织实施专项采购全流程工作；制定专项采购计划并推进落实；负责供应商的开发、筛选、评估与管理；组织开展招标、谈判等采购实施工作；拟定采购合同并跟进合同履约情况；协调处理采购过程中的各类问题；负责采购档案的整理归档。第六条各业务部门、项目组为专项采购需求提出部门（以下简称“需求部门”），部门负责人为需求申报第一责任人，主要职责包括：精准梳理业务需求，提交规范的采购需求申请；明确采购标的的技术参数、质量标准、数量、交付时限等核心要求；配合采购部开展供应商筛选、样品测试、履约验收等工作；对采购标的的适用性负责。第七条财务部负责专项采购的资金管理与监督工作，主要职责包括：审核专项采购预算的合理性与可行性；依据采购合同及验收合格证明办理款项支付手续；对采购资金使用情况进行跟踪监督，确保资金使用合规。第八条法务部负责专项采购的法律风险管控工作，主要职责包括：审核采购合同的合法性、完整性与公平性；为采购过程提供法律咨询支持；协助处理采购过程中出现的法律纠纷。第九条验收小组由需求部门、采购部、技术部门（如需）相关人员组成，负责采购标的的履约验收工作，对照采购需求及合同约定，核实标的质量、数量、技术参数等是否符合要求，出具验收意见。第三章采购范围与标准第十条专项采购范围包括：（一）重点物料：跨境营销活动专用宣传册、定制化品牌展示道具、跨境展会核心展品、精准投放类宣传物料等；（二）核心营销设备：专业摄影摄像器材、高清直播设备（含收音、灯光、传输设备）、跨境营销数据监测分析设备、多语言展示终端、移动营销工作站等；（三）其他经公司管理层审批确定的需专项采购的营销相关物料及设备。第十一条采购标准制定需遵循以下要求：（一）质量标准：需符合国家相关行业标准及公司业务开展的实际需求，明确采购标的的材质、性能、精度、使用寿命等核心质量指标；对于进口采购标的，需符合我国海关及相关监管部门的准入标准；（二）技术标准：核心营销设备需明确技术参数、兼容性、升级维护要求等，确保设备能够适配公司现有营销系统及未来业务拓展需求；（三）价格标准：采购部需结合市场行情、采购数量、合作期限等因素，制定合理的价格控制标准，确保采购性价比最优；（四）交付标准：明确采购标的的交付时间、交付地点、运输方式、包装要求及验收方式等，保障采购标的能够按时、按质送达指定地点。第四章采购流程第十二条需求申报：需求部门需填写《专项采购需求申请表》，详细说明采购标的名称、规格型号、数量、质量技术要求、交付时限、预算金额、采购用途等信息，经部门负责人签字确认后，提交至采购部。涉及大额采购（具体额度由公司另行规定）的，需同时提交采购可行性分析报告。第十三条预算审核：采购部收到需求申请后，会同财务部对采购预算的合理性进行审核。审核通过的，进入采购方案制定环节；审核未通过的，退回需求部门重新梳理需求或调整预算。第十四条采购方案制定：采购部根据需求申请及预算审核结果，结合采购标的特性、市场情况等，制定专项采购方案。采购方案需明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、采购流程节点、责任人、时间安排等内容。采购方式的选择需符合相关法律法规及公司规定，其中，公开招标适用于采购金额较大、市场竞争充分的采购标的；单一来源采购仅适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，且需履行严格的审批手续。第十五条供应商筛选：采购部依据采购方案，开展供应商筛选工作。筛选需建立明确的评估标准，重点考察供应商的资质认证、生产经营能力、产品质量口碑、售后服务水平、价格竞争力及信用状况等。初步筛选后，形成合格供应商名单，对符合要求的供应商发出采购邀请。对于大额或核心设备采购，需至少筛选3家及以上合格供应商参与竞争。第十六条采购实施：（一）招标采购：采购部组织编制招标文件，明确采购需求、评标标准、投标截止时间等信息，向合格供应商发出招标邀请；投标截止后，组织评标小组（由采购部、需求部门、财务部、法务部等相关人员组成）开展评标工作，根据评标标准择优确定中标供应商，并发出中标通知书；（二）竞争性谈判：采购部向合格供应商发出谈判邀请，明确谈判内容、流程及评审标准；组织谈判小组与供应商逐一开展谈判，围绕价格、质量、服务等核心条款达成一致后，根据谈判结果确定成交供应商；（三）单一来源采购：需求部门需提交单一来源采购说明，详细阐述只能从唯一供应商处采购的理由，经采购部、法务部审核，报公司管理层审批通过后，与供应商直接开展采购谈判。第十七条合同签订：确定供应商后，采购部依据采购结果及相关法律法规，拟定采购合同。合同需明确采购标的详情、价款支付方式、履约期限、质量标准、验收要求、违约责任、售后服务等核心条款。合同经需求部门、财务部、法务部审核通过，报公司管理层审批后，由采购部与供应商签订正式采购合同。第十八条履约跟踪：采购合同签订后，采购部负责跟踪供应商履约进度，及时与供应商沟通对接，了解采购标的生产、备货、运输等情况；需求部门需配合采购部做好履约跟踪相关工作，对出现的履约问题及时反馈。若供应商存在逾期履约、质量不合格等情况，采购部需及时启动违约处理程序，维护公司权益。第五章验收与付款第十九条履约验收：供应商完成采购标的交付后，需向采购部提交验收申请及相关证明材料（含产品合格证、检测报告、使用说明书等）。采购部组织验收小组，对照采购合同约定及采购需求，开展现场验收工作。验收合格的，由验收小组出具《专项采购验收合格单》；验收不合格的，由采购部通知供应商限期整改，整改后重新组织验收，若多次整改仍不合格，按照采购合同约定追究供应商违约责任。第二十条款项支付：财务部依据《专项采购需求申请表》《采购合同》《验收合格单》及供应商开具的合法有效发票，对付款申请进行审核。审核通过后，按照合同约定的付款方式及期限办理付款手续。对于大额采购，可根据合同约定分期支付款项，尾款支付需满足合同约定的支付条件。第六章采购档案管理第二十一条采购部负责专项采购全流程档案的收集、整理、归档与保管工作。采购档案包括但不限于采购需求申请表、预算审核意见、采购方案、供应商评估资料、招标文件/谈判记录、投标文件、中标通知书、采购合同、履约跟踪记录、验收资料、付款凭证、发票等。第二十二条采购档案需按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，建立完整的档案目录，确保档案资料的完整性、系统性与可追溯性。电子档案需上传至公司指定云存储平台，设置访问权限并定期备份；纸质档案需存入指定档案柜，采取防火、防潮、防盗等安全保管措施。第二十三条采购档案的保存期限不少于5年，涉及大额采购、特殊采购标的的档案，保存期限可根据实际需要适当延长。档案查阅需履行审批手续，严禁私自复制、篡改或销毁采购档案。第七章监督与责任追究第二十四条公司审计部门负责对专项采购工作的全过程进行监督审计，重点核查采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。对监督审计中发现的问题，及时向公司管理层反馈，并督促相关部门整改。第二十五条对于在专项采购工作中严格遵守本制度规定、采购效率高、采购性价比优、有效防范采购风险的部门及个人，公司给予适当表彰或奖励。第二十六条对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗位调整等处理；造成公司经济损失或不良影响的，依法依规追究相应责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）虚报采购需求、伪造采购资料的；（二）未经审批擅自开展采购活动或变更采购方案的；（三）在供应商筛选、招标谈判等环节存在串通舞弊、收受回扣等不正当行为的；（四）采购合同审核把关不严，导致公司权