企业行政运作标准化手册

企业行政日常运作标准化手册前言本手册旨在规范企业行政日常运作的核心流程，统一工作标准，提升行政服务效率与管理水平，保证各项行政工作有序开展。手册适用于企业行政部门全体人员、各部门行政对接人及相关业务协同人员，涵盖办公环境、会议管理、办公用品、固定资产、档案管理、访客接待、差旅管理、车辆调度等八大核心模块。本手册将根据实际运行情况定期修订，保证内容与时俱进。一、办公环境管理：营造高效有序的工作场所适用场景适用于企业总部及各分支机构的办公区域、会议室、公共区域（如前台、茶水间、走廊）的日常环境维护与管理，包括日常巡检、清洁协调、设施维护等工作，旨在为企业员工提供整洁、安全、舒适的工作环境。标准化操作流程1.制定巡检计划频率：办公区域每日巡检1次（上午9:00前），公共区域每2小时巡检1次（前台、茶水间），会议室每日使用前/后巡检。内容：检查办公桌面整洁度（文件归档、物品摆放）、公共区域卫生（地面、垃圾桶、设施设备完好率）、安全隐患（电源插座、消防通道、照明设备）。责任人：行政专员负责日常巡检记录，行政主管每周抽查并签字确认。2.执行日常巡检与问题处理巡检工具：携带《办公环境巡检表》（见附件1）、手机拍照记录异常情况。问题分类：轻微问题（如桌面不整洁、垃圾桶满溢）：现场通知责任人整改，30分钟内反馈结果；重大问题（如设备损坏、安全隐患）：立即上报行政主管*，协调维修部门处理，同步记录处理进度。3.清洁服务管理对接保洁：每日下班前1小时与保洁团队确认次日清洁计划（重点区域：会议室、前台、茶水间）。质量检查：每日17:00后抽查清洁效果，对不合格项要求保洁团队30分钟内返工。4.定期环境维护月度维护：每月最后一个周五组织“办公环境大整理”，各部门负责人配合清理闲置物品，行政专员*检查并登记废弃物资处理情况。季度维护：每季度对办公区域绿植进行养护（浇水、修剪、更换枯萎植物），保证绿植存活率≥90%。常用工具模板附件1：办公环境巡检表巡检区域检查项目（√/×）检查标准检查结果整改责任人整改时限检查人办公区A桌面整洁度文件分类归档，私人物品摆放整齐会议室1设备完好率投影仪、麦克风、空调正常使用茶水间卫生状况地面无积水，垃圾桶未满溢前台物品摆放资料架整齐，宣传品无破损关键风险控制与执行要点安全隐患排查：巡检时重点关注电源线路是否裸露、消防通道是否畅通，发觉隐患立即暂停使用并设置警示标识，24小时内完成整改。责任到人：办公区域环境责任明确至各部门，巡检结果纳入部门月度绩效考核。应急处理：突发环境问题（如漏水、断电）启动应急预案，行政专员*10分钟内到达现场协调处理，同步通知相关部门。二、会议管理：规范全流程会议服务适用场景适用于企业内部各类会议（如周例会、项目研讨会、客户接待会、年度总结会）的策划、组织、执行及后续跟进，保证会议高效、有序、目标明确。标准化操作流程1.会议申请与审批发起申请：会议发起人提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请表》（见附件2），注明会议名称、时间、地点、参会人数、议程、所需设备及特殊需求（如茶歇、翻译）。审批流程：部门负责人→行政主管*→分管领导（如涉及跨部门或外部人员）。特殊会议：超过50人的大型会议需提前5个工作日申请，由总经理*审批。2.会前准备场地与设备：根据会议规模预订会议室（优先使用视频会议室，减少跨区域会议成本）；提前1天调试设备（投影仪、音响、麦克风、视频会议系统），保证正常运行；准备会议材料（议程、PPT、签到表、笔记本、笔），按参会人数摆放。通知与确认：会议前1天通过OA系统、企业发送会议提醒，包含会议（线上会议）、时间、地点及议程，要求参会人员回复“确认出席”。3.会中服务签到与引导：线下会议：前台设置签到台，发放会议资料，引导参会人员入座；线上会议：提前10分钟测试系统，协助参会人员登录，实时解答技术问题。现场保障：安排专人负责设备维护（如话筒没电及时更换）、茶水服务（会议开始后30分钟内提供茶歇），全程记录会议要点（会议纪要模板见附件3）。4.会后整理场地复原：会议结束后30分钟内整理会议室（桌椅归位、设备关闭、垃圾清理），检查无误后锁门。资料归档：会议纪要需在会后24小时内完成初稿，经会议发起人审核后2个工作日内分发至参会人员及相关部门，同步将会议材料（PPT、签到表、纪要）归档至OA系统“会议档案”模块。常用工具模板附件2：会议申请表会议名称会议时间年月日时分会议地点□会议室1□会议室2□线上会议参会人数人会议议程1.2.3.所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□白板特殊需求□茶歇□翻译□横幅申请人部门负责人审批签字：行政主管审批签字：分管领导审批签字：附件3：会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人参会人员缺席人员及原因会议议程及主要内容1.议题一：-决议：-行动项：（责任人，完成时限）2.议题二：-决议：-行动项：（责任人，完成时限）待解决问题分发范围关键风险控制与执行要点设备故障预防：大型会议需备用设备（如备用投影仪、麦克风），安排技术人员全程在场。会议效率管控：严格控制会议时长（例会不超过1.5小时，研讨会不超过3小时），主持人需严格按议程推进，避免偏离主题。保密要求：涉密会议需在申请时标注“保密级别”，会议材料限定分发范围，纪要未经审批不得外传。三、办公用品管理：规范采购与领用流程适用场景适用于企业日常办公所需各类物品（如文具、耗材、劳保用品、清洁用品）的采购、入库、领用、盘点及库存管理，保证物资供应充足、成本可控。标准化操作流程1.需求统计与计划制定月度需求收集：每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品需求表》（见附件4），注明物品名称、规格、数量、用途。需求审核：行政专员汇总各部门需求，核对库存量，编制《月度采购计划》，经行政主管审批后执行。2.采购与入库供应商选择：优先从企业合格供应商名录采购（至少比价3家），单次采购金额超过5000元需签订采购合同。采购执行：行政专员*根据审批后的采购计划下单，保证3个工作日内到货。入库验收：物品送达后，行政专员*与采购员共同核对数量、规格、质量，确认无误后签字；登记《办公用品入库台账》（见附件5），标注入库日期、物品信息、供应商、经手人。3.领用与发放领用流程：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》（见附件6），注明领用物品、数量、用途，部门负责人审批后至行政仓库领取。领用限制：实行“按需领用、杜绝浪费”原则，常用物品（如A4纸、笔）每月限量领用（具体标准见附件7），超出部分需提交特殊说明。4.盘点与库存优化月度盘点：每月最后一个工作日，行政专员*与财务人员共同盘点库存，编制《月度盘点表》，保证账实相符（误差率≤5%）。库存优化：对低频使用物品（如大型设备配件）实行“零库存”管理，需用时再采购；对易损耗物品（如硒鼓）保持1个月安全库存。常用工具模板附件4：办公用品需求表部门物品名称规格需求数量用途申请日期申请人市场部A4纸A45包打印资料2023-10-25*行政部签字笔黑色20支日常办公2023-10-25*附件5：办公用品入库台账入库日期物品名称规格数量单价（元）总价（元）供应商经手人2023-10-26A4纸A410包25250文具*附件6：办公用品领用申请表领用人部门物品名称规格领用数量用途申请日期*市场部A4纸A42包打印方案2023-10-27部门负责人审批签字：仓管员签字附件7：办公用品月度领用标准参考物品名称领用频率月度限量备注A4纸每月3包/人超出需提交说明签字笔每月2支/人黑色中性笔订书钉每月1盒/部门关键风险控制与执行要点成本控制：严格执行采购计划，禁止超计划采购；大宗物品（如打印机耗材）采用集中采购，降低采购成本。库存管理：易过期、易变质物品（如胶水、墨盒）需在保质期内优先领用，临近保质期1个月时通知各部门使用。责任追溯：领用物品需登记到人，遗失或人为损坏需按原价50%-100%赔偿（具体标准见企业《资产赔偿管理制度》）。四、固定资产管理：保证资产安全与高效利用适用场景适用于企业价值在2000元以上、使用期限超过1年的固定资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪）的采购、登记、使用、维护、盘点及报废管理，防止资产流失，延长资产使用寿命。标准化操作流程1.资产采购与登记采购申请：部门因工作需要新增固定资产时，提交《固定资产采购申请表》（见附件8），注明资产名称、规格、数量、预算及用途，经部门负责人→行政主管→总经理审批后执行。资产入库：资产到货后，行政专员*与使用部门共同验收，核对型号、数量、质量，确认无误后贴“固定资产标签”（含资产编号、名称、购置日期、使用人），录入《固定资产台账》（见附件9）。2.资产领用与转移领用流程：使用人至行政部填写《固定资产领用单》（见附件10），签字确认后领取资产，行政专员*更新台账中的“使用人”和“使用部门”信息。内部转移：资产在部门间转移时，需填写《固定资产转移申请表》（见附件11），经原使用部门、新使用部门负责人审批后，行政专员*更新台账，同步通知财务部门。3.日常维护与盘点维护管理：电脑、打印机等电子设备：每季度由IT部门进行一次全面检查（系统清理、病毒查杀、硬件检测）；办公家具：行政专员*每半年检查一次（如桌椅稳固性、抽屉滑轨），发觉损坏及时维修。定期盘点：月度盘点：行政专员*每月抽查10%的资产，核对台账与实物；年度盘点：每年12月组织全公司固定资产盘点，编制《年度盘点报告》，保证账实相符（误差率≤2%）。4.资产报废与处置报废申请：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门提交《固定资产报废申请表》（见附件12），注明报废原因、资产信息、残值预估，经行政主管→财务部门→总经理审批。处置流程：审批通过后，行政专员*联系专业回收公司处置，回收款项交财务部门，台账中标注“已报废”，同步删除资产标签。常用工具模板附件8：固定资产采购申请表资产名称规格数量预算（元）用途申请部门申请人笔记本电脑ThinkPadX12台16,000新员工入职市场部*部门负责人审批签字：行政主管审批签字：总经理审批签字：附件9：固定资产台账（部分示例）资产编号资产名称规格购置日期原值（元）使用部门使用人状态ZC001台式电脑Delli52023-01-155,000行政部*在用ZC002打印机HPM4792023-02-208,000财务部*在用附件10：固定资产领用单资产编号资产名称规格领用日期预计使用年限使用人部门负责人签字ZC001台式电脑Delli52023-10-275年*仓管员签字附件11：固定资产转移申请表资产编号资产名称原使用部门新使用部门转移原因转移日期原部门负责人签字新部门负责人签字ZC003投影仪市场部研发部项目需求2023-10-28行政主管审批签字：附件12：固定资产报废申请表资产编号资产名称报废原因购置日期已使用年限原值（元）残值预估（元）申请部门申请人ZC004空调技术淘汰2018-05-105年4,000200行政部*部门负责人审批签字：财务审批签字：总经理审批签字：关键风险控制与执行要点标签管理：固定资产标签需粘贴在显眼位置（如电脑主机侧面、办公家具右上角），不得随意撕毁或覆盖，丢失需立即补办。责任到人：资产使用人为第一责任人，需妥善保管，避免人为损坏；离职时需办理资产交接手续，未交接清楚不得办理离职。报废合规：报废资产需经过专业鉴定，不得随意丢弃或处置，残值收入需全额上缴财务部门。五、档案管理：实现档案规范化存储与利用适用场景适用于企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类文件资料（如合同、制度、会议纪要、人事档案、财务凭证、项目资料）的分类、归档、保管、借阅及销毁管理，保证档案完整、安全、可追溯。标准化操作流程1.档案分类与编号分类标准：按“年度-部门-类型”三级分类（如“2023-行政部-会议纪要”“2023-财务部-合同”），类型包括：管理类：制度、流程、红头文件；业务类：合同、项目资料、客户资料；会议类：会议纪要、会议材料；人事类：员工档案、劳动合同、培训记录；财务类：凭证、报表、审计报告。编号规则：档案编号=年度（4位）+部门代码（2位，如行政部为“XZ”）+类型代码（2位，如合同为“HT”）+流水号（3位，如“001”），示例：“2023-XZ-HT-001”。2.归档流程收集与整理：各部门在每月最后一个工作日将本月形成的档案资料整理成册（去除金属夹、装订整齐），提交至行政部；行政专员*核对档案完整性（如合同是否签字、会议纪要是否审批），对不符合要求的退回补充。归档与登记：档案资料录入《档案归档台账》（见附件13），注明档案编号、名称、形成日期、页数、移交部门、移交人；档案盒粘贴“档案标签”（含编号、名称、年度、保管期限），按编号顺序存入档案柜。3.保管与保护存放环境：档案室需保持干燥（湿度≤60%）、通风、避光，温度控制在18-22℃，配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器）和防虫防霉设备。保管期限：根据《档案保管期限表》（见附件14）确定，如合同保管期限为10年，员工档案保管期限至员工离职后5年。安全检查：行政专员*每日检查档案室门窗、电源，每月检查档案受潮、虫蛀情况，发觉问题及时处理。4.借阅与销毁借阅流程：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》（见附件15），注明档案编号、名称、借阅原因、借阅期限（一般不超过7天），经部门负责人→行政主管*审批；涉密档案（如未公开合同、财务数据）需经总经理审批，借阅时由行政专员全程陪同。归还与登记：借阅档案需在到期当日归还，行政专员*检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未归还的，按《档案管理制度》处罚。销毁管理：保管期限届满的档案，由行政部编制《档案销毁清单》（见附件16），经行政主管→财务部门→总经理审批；销毁时需由2人以上监销，保证档案彻底销毁（如粉碎），监销人签字确认，销毁记录存档10年。常用工具模板附件13：档案归档台账归档日期档案编号档案名称形成日期页数移交部门移交人经手人2023-10-272023-XZ-HY-00110月份行政部会议纪要2023-10-265行政部**2023-10-282023-CW-HT-001与公司采购合同2023-10-258财务部**附件14：档案保管期限表（部分）档案类型保管期限备注公司管理制度长期员工劳动合同10年自离职后计算会议纪要5年财务凭证15年已履行完毕合同10年附件15：档案借阅申请表借阅人部门档案编号档案名称借阅原因借阅期限申请日期*市场部2023-CW-HT-001与公司采购合同项目审计2023-10-27至2023-11-032023-10-27部门负责人审批签字：行政主管审批签字：附件16：档案销毁清单销毁日期档案编号档案名称形成日期保管期限销毁原因监销人2023-10-302022-XZ-HY-0052022年12月行政部会议纪要2022-12-285年保管期限届满、关键风险控制与执行要点保密管理：涉密档案需单独存放，档案室钥匙由行政专员*专人保管，非工作时间锁闭档案室，无关人员禁止入内。借阅限制：档案原件原则上不外借，确需借阅的需经分管领导审批，复印件需注明“复印件”并加盖行政部公章。销毁合规：销毁档案前需再次核对档案信息，保证无遗漏，销毁过程全程记录，避免档案外泄。六、访客接待：展现企业专业形象适用场景适用于外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员）的预约、接待、引导及送客流程，通过规范服务提升访客体验，树立企业良好形象。标准化操作流程1.接待预约与信息登记预约申请：访客来访前1-2天，对接部门通过OA系统提交《访客接待申请表》（见附件17），注明访客姓名、单位、职务、来访事由、人数、到访时间、对接人及联系方式。信息确认：行政专员*提前1天与访客确认到访信息，发送“访客温馨提示”（如地址、交通方式、停车指引），如遇变更及时对接部门调整。2.接前准备环境布置：前台：整理访客等候区（沙发、茶几、宣传资料），保持整洁；会议室：根据访客级别准备会议室（如重要客户使用VIP会议室），调试设备，摆放茶水（矿泉水、咖啡、茶）、纸巾、企业宣传册。物料准备：为访客准备“访客包”（含访客证、企业宣传册、笔、便签纸），对接部门需准备相关资料（如合同、方案）。3.接待流程迎接与登记：访客到达后，前台人员主动问候“您好，请问找哪位？”，核对预约信息，引导访客填写《访客登记表》（见附件18），发放访客证（佩戴于左胸）；如遇未预约访客，立即联系对接人，确认后按预约流程接待，无法联系的婉言拒绝并说明原因。引导与引见：前台人员引导访客至会议室，途中简要介绍公司环境（如“这是我们的办公区，那边是茶水间”）；到达会议室后，通知对接人，对接人需在5分钟内到达。4.会中服务与送客茶水服务：访客入座后3分钟内提供茶水（询问饮品偏好，如“请问您喝咖啡还是茶？”），每20分钟续水一次。送客流程：会议结束后，对接人送访客至公司门口，前台人员协助拿取物品；重要客户需由行政主管*或部门负责人陪同送客，告别时说“感谢您的来访，期待下次合作”。访客记录：每日下班前，行政专员*将《访客登记表》录入《访客信息台账》（见附件19），标注访客单位、来访事由、对接人，定期分析访客需求。常用工具模板附件17：访客接待申请表对接部门对接人访客姓名访客单位访客职务到访人数到访时间来访事由市场部*公司总经理2人2023-10-2814:00合作洽谈接待需求□VIP会议室□普通会议室□茶水服务□宣传资料申请人*审批人*附件18：访客登记表到访日期访客姓名单位职务来访事由对接部门对接人访客证号离开时间2023-10-28公司总经理合作洽谈市场部*VK00116:30公司副总经理合作洽谈市场部*VK00216:30附件19：访客信息台账（月度）月份访客单位访客人数主要来访事由对接部门成果统计（如合作意向）2023-10公司5合作洽谈市场部2个项目达成意向2023-10YY公司3应聘面试人力资源部录用2人关键风险控制与执行要点身份核实：对陌生访客需核对身份证件，发觉可疑人员立即联系保安部门处理，必要时报警。保密要求：未经允许，访客不得进入非开放区域（如财务室、档案室），员工不得向访客透露公司敏感信息。应急处理：如遇访客投诉或突发情况（如身体不适），行政专员*需第一时间到场协调，并对接部门负责人跟进解决。七、差旅管理：规范差旅流程与成本控制适用场景适用于员工因公出差（如参加会议、业务洽谈、项目调研、客户拜访）的申请、审批、预订、报销及差旅总结管理，保证差旅行为合规、高效，合理控制差旅成本。标准化操作流程1.差旅申请与审批申请提交：员工出差前2个工作日通过OA系统提交《差旅申请表》（见附件20），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通方式（按企业《差旅标准》选择）、住宿标准、预算及出差人员。审批流程：国内出差：部门负责人→行政主管*→分管领导；出国/境出差：部门负责人→行政主管→分管领导→总经理。特殊审批：紧急出差（如临时客户危机）可先通过电话申请，出差后1个工作日内补交申请表。2.差旅预订与变更预订原则：交通：优先选择企业协议航空公司/高铁，提前7天预订可享折扣；住宿：按《差旅住宿标准》（见附件21）选择酒店（如部门经理及以上级别可住四星级，普通员工住三星级），优先选择企业协议酒店。变更管理：如行程变更，需提前1天联系行政专员*调整预订，避免产生退改费；如临时变更，需在24小时内提交《差旅变更说明》。3.差旅执行与记录出差期间：员工需遵守出差纪律，不得擅自变更行程或延长出差时间，每日记录《差旅日志》（见附件22），注明工作内容及成果。票据管理：保留所有差旅相关票据（如发票、行程单、住宿清单），票据需与出差信息一致（如抬头为公司全称、日期与行程匹配）。4.差旅报销与总结报销申请：出差结束后5个工作日内，员工通过OA系统提交《差旅报销单》（见附件23），附《差旅日志》、原始票据，按审批流程提交（部门负责人→行政主管*→财务部门）。费用审核：财务部门审核票据真实性、合规性，超标准费用需提交《超标准费用说明》，经总经理*审批后方可报销。差旅总结：重大差旅（如3天以上、跨省出差）需在报销后3个工作日内提交《差旅总结报告》，说明出差成果、问题及建议，报部门负责人及行政部备案。常用工具模板附件20：差旅申请表出差人部门出差事由出发时间返回时间出差地点交通方式住宿标准（元/晚）预算（元）*市场部客户洽谈2023-10-292023-10-31上海高铁二等座4002,500行程安排10月29日：北京→上海，拜访公司；10月30日：参加行业展会；10月31日：上海→北京申请人*部门负责人审批签字：行政主管审批签字：附件21：差旅住宿标准（部分）职位级别国内城市（元/晚）出国/境城市（美元/晚）备注总经理800200可住四星级酒店部门经理600150可住四星级酒店普通员工400100可住三星级酒店附件22：差旅日志（示例）日期地点工作内容工作成果次日计划2023-10-29上海拜访公司采购部，洽谈Q4合作方案达成初步合作意向，对方需提供产品报价单与公司技术部对接产品参数2023-10-30上海参加行业展会，收集竞品信息收集5家竞品资料，交换名片3张整理展会信息，提交报告附件23：差旅报销单报销人部门出差时间出差地点报销总额（元）交通费住宿费餐费其他*市场部2023-10-29至10-31上海2,3008001,2003000票据清单高铁票2张（600元）、住宿发票2张（1,200元）、餐饮发票5张（300元）申请人*部门负责人审批签字：财务审批签字：关键风险控制与执行要点预算控制：差旅费用不得超过预算，超支部分需由部门负责人承担30%，个人承担20%。票据合规：发票需为增值税普通发票/专用发票，项目名称需与出差事由一致，不得虚报、冒报费用。安全提醒：出国/境出差前，行政专员*需提醒员工购买境外保险，知晓目的地安全信息，留存紧急联系方式。八、车辆管理：保障公务用车安全与效率适用场景适用于企业公务用车（如轿车、商务车）的调度、使用、维护、加油及费用核算管理，保证公务用车满足工作需求，降低运营成本，保障行车安全。标准化操作流程1.车辆使用申请申请条件：仅限因公出行（如客户接待、紧急事务、货物运输），个人私事不得使用公务车。申请流程：员工提前1个工作日通过OA系统提交《车辆使用申请表》（见附件24），注明使用时间、目的地、事由、乘车人数、所需车型（如轿车/商务车），经部门负责人→行政主管*审批。紧急用车：如遇突发紧急情况（如客户临时到访、员工突发疾病），可先电话申请，行政专员*协调车辆，使用后1个工作日内补交申请表。2.车辆调度与派车调度原则：优先保障重要客户接待、紧急公务；同一方向、同一时间段的用车需求合并安排，提高车辆利用率。派车通知：行政专员*审批通过后，通知司机《出车任务单》（见附件25），注明出车时间、地点、乘车人、联系方式，司机需提前10分钟到指定地点等候。3.出车前检查与行车要求出车前检查：司机需对车辆进行全面检查（油量、轮胎、刹车、灯光、空调），发觉故障立即上报行政专员*，不得“带病出车”。行车要求：严格遵守交通规则，不得超速、酒驾、疲劳驾驶；乘车人需系安全带，司机不得搭载无关人员；行车途中如遇交通拥堵或故障，及时与乘车人沟通并报告行政专员*。4.车辆归还与费用核算归还检查：用车结束后，司机将车辆停回指定停车场，检查车辆外观、内饰、油量，确认无损坏后，乘车人在《车辆使用登记表》（见附件26）签字确认。费用核算：加油：使用企业加油卡加油，加油卡由行政专员*统一保管，每次加油后保留加油凭证；过路费/停车费：司机凭合规票据报销，票据需注明时间、地点、金额，与用车行程一致；月度汇总：行政专员*每月编制《车辆费用汇总表》（见附件27），报财务部门审核。5.车辆维护与保养定期保养：日常保养：每500公里检查机油、轮胎气压；定期保养：每5000公里或6个月进行一次全面保养（更换机油、滤芯等），保养记录录入《车辆保养台账》（见附件28）。维修管理：车辆需维修时，司机提交《车辆维修申请表》（见附件29），经行政主管*审批后，到指定维修厂维修，维修费用由财务部门直接结算。常用工具模板附件24：