行政办公文件档案管理标准

行政办公文件档案管理标准一、制定背景与适用范围为规范行政办公文件档案管理工作，确保文件档案的完整留存、安全保管及高效利用，结合行政办公实际需求与《中华人民共和国档案法》等法律法规要求，制定本管理标准。本标准适用于本单位（含下属分支机构）行政办公过程中形成的各类文件档案的管理，涵盖纸质档案、电子档案及音像、实物等特殊载体档案。二、管理职责划分（一）档案管理部门职责档案管理部门（如办公室档案科）作为档案管理的核心责任主体，需统筹推进档案管理工作：制定完善档案管理制度、流程及操作规范，定期修订并组织实施；指导各业务部门开展文件形成、收集、整理等前期工作，提供专业培训与技术支持；负责档案的集中保管、数字化加工、利用服务及安全防护，定期检查档案保管状况；牵头组织档案鉴定、销毁工作，按规定向国家档案馆移交永久保存的档案。（二）业务部门职责各业务部门需指定专人（档案联络员）负责本部门档案管理工作：规范本部门文件的起草、审批、流转流程，确保文件形成质量（如格式规范、签署完整、内容准确）；及时收集本部门产生的文件材料，按要求进行初步整理（如分类、排序、编号），定期移交档案管理部门；配合档案管理部门开展档案鉴定、利用及专项检查工作，提供业务背景说明。（三）档案管理人员要求档案管理人员（含专职、兼职）应具备以下能力与素养：熟悉档案管理法规及专业知识，掌握档案整理、数字化、保护等技能，定期参加专业培训；严格遵守保密制度，对档案内容及利用信息履行保密义务；具备责任心与服务意识，确保档案管理工作规范、高效开展。三、文件档案的形成与收集（一）文件形成规范1.格式规范：行政公文需符合《党政机关公文处理工作条例》要求，使用规范文种、格式（如版头、主体、版记要素完整）；业务文件（如报告、合同）需采用单位统一模板，确保字体、排版、页码等格式一致。2.编号与签署：公文需标注发文字号（唯一性），业务文件需编制部门内部编号；文件签署需完整（如签发人、经办人签字，日期清晰），电子文件需保留签署痕迹（如电子签章）。（二）收集范围与要求1.收集范围：涵盖行政办公全流程产生的文件，包括但不限于：行政公文（请示、批复、通知、纪要等）；会议材料（议程、记录、决议、讲话稿）；合同协议、统计报表、审计报告；音像资料（照片、视频）、实物档案（奖牌、证书）；电子文件（邮件、系统数据、设计图纸等）。2.收集时间：日常文件：部门按月收集，于次月5日前移交档案管理部门；专项文件（如项目档案、活动材料）：项目/活动结束后10日内完成收集；年度归档：各部门于次年第一季度完成上年度文件的整理与移交。3.收集方式：部门移交：由档案联络员按要求整理后移交，附《文件移交清单》；个人移交：员工离职或岗位调整时，需移交个人保管的工作文件；电子文件同步收集：通过OA系统、邮件服务器等渠道，自动或手动采集电子文件，确保元数据（如创建时间、修改记录）完整。四、整理与归档（一）分类与编号1.分类方法：采用“年度—部门—文件类型—保管期限”四级分类法，例如：2024年—办公室—公文—永久。2.档号编制：档号格式为“年度+部门代码+类别代码+件号”（如2024-BGS-GW-001），确保唯一性与可追溯性。（二）整理步骤1.区分年度：按文件形成年度归类，跨年度文件（如跨年项目）归入办结年度；2.分类排序：同一年度、部门、类型的文件，按时间顺序（或重要性）排列；3.编号编目：为每份文件编制件号，填写《归档文件目录》，内容包括文号、标题、日期、页数、保管期限等，电子目录需与纸质目录同步更新。（三）归档要求1.纸质档案：需齐全完整（正文、附件、签报单等），字迹清晰（禁用铅笔、圆珠笔书写），破损文件需修复后归档；2.电子档案：格式为PDF、DOCX、JPG等通用格式，分辨率≥300dpi（照片、图纸），备份至少两份（一份本地保管，一份异地存储）；3.特殊载体：音像档案需标注内容、时间、拍摄人，实物档案需附文字说明（如获奖时间、事由）；4.移交手续：档案移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认，清单存档备查。五、保管与利用（一）保管要求1.库房管理：档案库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防高温），安装温湿度监测设备，温度控制在14-24℃，湿度45-60%；2.保管期限：根据档案价值划分保管期限（参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）：永久：单位章程、年度总结、干部任免文件等；30年：重要合同、审计报告、入党材料等；10年：一般性通知、会议记录、统计报表等；3.档案装具：使用无酸纸档案盒、档案柜，电子档案存储于专用服务器或云平台，定期进行数据备份与病毒查杀。（二）利用流程与方式1.内部利用：借阅：填写《档案借阅单》，部门负责人审批后，档案员登记借阅信息（如借阅人、时间、用途），借阅期限一般不超过15天；查阅：可在档案阅览室查阅，如需复制，需经审批后加盖档案专用章；电子利用：通过档案管理系统在线查阅，权限由管理员根据岗位需求分配，系统自动记录访问日志。2.外部利用：需持单位介绍信或有效证件，经分管领导审批后，可提供复制件（标注“仅供参考”），原则上不对外提供原件；涉及保密内容的档案，需按保密规定办理利用手续。六、鉴定与销毁（一）鉴定周期与主体每5年组织一次档案鉴定工作，由档案管理部门牵头，业务部门、法律部门等组成鉴定小组，对保管期满的档案进行价值评估。（二）鉴定与销毁流程1.价值鉴定：鉴定小组结合文件内容、利用频率、法律法规要求，提出“继续保管”或“销毁”意见，形成《档案鉴定意见书》；2.审批销毁：《档案鉴定意见书》报单位领导审批，批准后编制《档案销毁清册》（含档案编号、标题、日期、保管期限）；3.销毁实施：销毁时由两人监销，监销人需核对档案与清册内容，销毁后在清册上签字，清册永久保存；