行政公文标准化写作指导手册

行政公文标准化写作指导手册一、适用范围与典型应用场景本手册适用于各级机关、企事业单位及社会团体在处理公务时，按照国家行政公文规范标准撰写和处理各类正式文件。典型应用场景包括但不限于：发布规章制度、部署工作安排、请示指示事项、报告工作进展、答复询问请求、商洽业务合作、记录会议内容等。通过标准化写作，保证公文的权威性、规范性和可执行性，提升行政效率与沟通质量。二、标准化写作操作流程（一）前期准备阶段明确主旨与依据确定公文的核心目的（如通知执行、请求批准、汇报情况等），保证主旨单一、清晰。收集相关依据，包括法律法规、上级文件、会议精神、实际工作需求等，保证内容合法合规、有据可依。确定公文类型与文种根据行文目的选择合适的文种，常见文种包括：下行文：通知、通报、批复等（用于传达指示、部署工作）；上行文：请示、报告等（用于请求指示、汇报工作）；平行文：函等（用于商洽工作、询问答复）。注意文种适用范围，避免混淆（如“请示”需一事一请，不得夹带报告内容；“报告”不得请示事项）。收集与整理材料围绕主旨收集数据、案例、政策原文等支撑材料，保证真实、准确、时效性强。对材料进行分类整理，剔除冗余信息，突出核心内容。（二）结构搭建阶段公文一般由“眉首、主体、版记”三部分组成，具体要素部分要素规范要求眉首发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成（如“市人民文件”），居中排布。发文字号由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成（如“X政发〔2023〕5号”），年份用六角括号。签发人上行文需标注，由“签发人：+签发人姓名+职务”组成（如“签发人：*局长”），居右空一字。主体标题一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“市人民关于开展安全生产检查的通知”），二号小标宋体字，居中。主送机关公文的主要受理机关，顶格编排，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，换行时与上一机关文字对齐。公文的核心内容，一般包括开头（依据或目的）、主体（具体事项或措施）、结尾（要求或请求）。三号仿宋体字，首行缩进两字符，行距28磅。附件说明如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.实施方案”）。附件名称后不加标点。发文机关署名一般使用机关全称或规范化简称，加盖印章时，印章上沿不压，下压成文日期右四分之一。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2023年5月20日”），右空四字编排。版记印发机关和印发日期印发机关一般为办公厅（室），印发日期用阿拉伯数字（如“2023年5月20日印发”）。页码页码位于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条一字线，单页码右空一字，双页码左空一字。（三）内容撰写阶段开头：简明扼要说明发文依据或目的，常用表述如“根据《规定》精神……”“为贯彻落实会议要求……”“现将有关事项通知”。主体：逻辑清晰、条理分明，可根据内容采用“总分结构”“分条列项式”等。分条列项时，层次序号统一为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，其中“一、”后可加标题，也可直接接内容。结尾：根据文种规范表述，如：通知类：“请认真贯彻执行。”请示类：“妥否，请批示。”报告类：“特此报告。”函类：“专此函达，盼复。”（四）格式排版阶段字体与字号：标题二号小标宋体，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312，三号仿宋GB2312，行距28磅。页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（公文用纸A4型，210mm×297mm）。页码：用“-1-”“-2-”格式，页码数字两端各放一条一字线，单页右空一字，双页左空一字。（五）审核校对阶段自审：检查内容是否完整、逻辑是否严密、表述是否准确、格式是否符合规范。会审：涉及多部门职责的公文，需相关部门会签确认，保证内容无分歧。签发：按权限经负责人签发后，方可印发正式文件。三、公文模板与填写示例（一）通知类模板市人民办公室关于开展专项工作的通知X政办发〔2023〕15号各区人民，市人民各部门、各直属机构：为深入贯彻落实《省人民关于工作的意见》（X政发〔2023〕8号）精神，切实解决问题，经市人民同意，现就开展专项工作有关事项通知一、工作目标到2023年12月底，实现目标，保证指标达到标准。二、主要任务（一）加强组织领导。各区人民要成立专项工作小组，由主要负责人担任组长，制定实施方案，于2023年6月30日前报办公室备案。（二）强化宣传引导。利用官方网站、公众号等平台，宣传政策，营造良好氛围。（三）严格督导检查。市工作领导小组办公室将定期开展督导，对工作不力的单位进行通报批评。三、工作要求（一）提高思想认识。各单位要充分认识工作的重要性，加强统筹协调，保证任务落实。（二）按时报送进展。每月25日前，将工作进展情况报送市工作领导小组办公室（联系人：；电话：）。市人民办公室2023年5月20日（二）请示类模板市局关于审批项目经费的请示X市局发〔2023〕8号市人民：为推进我市项目建设，根据《市“十四五”发展规划》要求，我局拟组织实施项目（项目主要内容：）。经测算，项目总经费万元，主要用于（如：设备采购、人员培训、场地租赁等）。鉴于该项目经费未纳入年度财政预算，为保证项目顺利实施，恳请市人民批准拨付专项经费万元。妥否，请批示。项目经费预算表市局2023年5月18日（三）会议纪要模板市人民第次常务会议纪要2023年5月15日上午，*市长主持召开第次市常务会议，审议并原则通过以下事项：一、审议《市优化营商环境实施方案（2023-2025年）》会议指出，优化营商环境是推动经济高质量发展的重要抓手。方案聚焦企业全生命周期服务，提出项改革措施（如：简化审批流程、降低企业成本、加强权益保护等）。会议决定，由市发改委牵头，根据会议意见修改完善后印发实施。二、研究项目建设事宜会议听取市住建局关于项目进展情况的汇报，同意该项目按计划推进，要求相关单位加快征地拆迁进度，保证2023年10月底前开工建设。出席：、、列席：（市发改委主任）、（市财政局局长）记录人：*2023年5月15日四、写作规范与常见问题规避（一）内容规范真实准确：公文内容需基于事实，数据、政策依据需经核实，避免虚构或表述错误。逻辑清晰：段落间、条项间需有内在联系，层次分明，避免内容交叉或矛盾。语言规范：使用公文常用语体，避免口语化、网络用语及模糊表述（如“大概”“可能”），力求简明、庄重、准确。（二）格式规范要素齐全：根据公文类型和行文方向，保证眉首、主体、版记各要素完整（如上行文需标注签发人，通知需明确主送机关）。排版统一：严格按照公文格式标准设置字体、字号、行距、页码等，避免格式混乱。用印规范：印章需清晰、端正，骑年盖月（即印章上沿压成文年份，下压发文机关署名右端）。（三）常见问题规避文种使用不当：如将“请示”写成“报告”，或在一公文中同时使用“请示”和“报告”文种。规避：严格区分文种适用范围，“请示”需上级批复，“报告”只需知晓，不要求批复。主送机关混乱：如多头主送、越级主送或主送机关不明确。规避：主送机关应为单位全称或规范化简称，上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其