项目信息沟通联络单编写标准流程

项目信息沟通联络单编写标准流程一、适用情境项目执行过程中，涉及跨部门协作、需求变更、进度同步、问题反馈、指令传达等场景时，需通过《项目信息沟通联络单》保证信息传递的规范性、可追溯性和高效性。具体包括但不限于：项目需求或设计方案调整需相关方确认；跨部门资源协调（如人力、物料、技术支持等）；进度偏差需说明原因并制定调整方案；风险事件需通报并协同应对；重要决策或会议结论需书面传达落实。二、操作流程详解步骤1：明确沟通事项与发起准备责任人：项目发起人（或事项主导人，如经理、主管）；操作内容：确定沟通事项的核心目标（如“确认模块需求变更”“协调设备进场时间”），梳理需传达的关键信息（背景、现状、需协调/确认/决策的内容）；判断联络单的紧急程度（一般/紧急/特急），明确涉及的相关部门/人员（如设计部、工程部、供应商*总等）；收集支撑材料（如需求文档、会议纪要、现场照片等），保证信息真实完整。步骤2：填写联络单基本信息责任人：项目发起人；操作内容：登录项目管理系统或使用标准模板，填写单据编号（规则：项目代码-年份-序号，如“P2024-001”）；填写“发起部门”“发起日期”“紧急程度”，明确“沟通主题”（简洁概括事项，如“关于项目二期施工进度延迟的沟通函”）；在“沟通事项”栏详细描述：背景说明（如“因连续暴雨影响，现场施工无法正常开展”）；具体需求/问题（如“需将原定5月10日的开工时间顺延至5月15日”）；涉及部门/人员（如“工程部、监理单位监理、供应商经理”）；期望结果/协调要求（如“请各部门确认是否同意顺延，并于2个工作日内反馈”）。步骤3：内部审核与签批责任人：发起部门负责人、项目负责人（如*总监）；操作内容：发起人提交联络单后，由部门负责人审核内容准确性、必要性及格式规范性；项目负责人（或授权人）对事项的合规性、资源协调可行性进行审批；审核通过后，系统自动或人工加盖“项目专用章”，确认联络单生效。步骤4：分发与接收确认责任人：项目综合管理员（或指定对接人）；操作内容：根据涉及部门/人员列表，通过项目管理系统、邮件或纸质形式分发联络单（紧急事项需同步电话通知）；要求接收方在“接收确认”栏签字（或系统确认），注明接收时间，保证信息送达（如“工程部*工接收时间：2024-05-0814:30”）；对未及时确认的接收方，及时跟进提醒，保证24小时内完成送达确认（特急事项需2小时内确认）。步骤5：反馈与闭环管理责任人：所有涉及部门/人员、项目发起人；操作内容：接收方需在规定时限内（联络单中明确，如“3个工作日内”）反馈意见或处理结果，填写在“反馈意见”栏（如“同意顺延，已协调施工队调整计划”）；若需跨部门协商，由项目发起人组织专题会议，形成统一意见后更新联络单内容；所有反馈意见确认无误后，由项目综合管理员在“闭环状态”栏标注“已闭环”，并同步更新项目台账。步骤6：归档与记录留存责任人：项目综合管理员；操作内容：将已闭环的联络单（含纸质版扫描件或系统电子版）按项目编号、日期分类归档，保存期限至项目结束后3年；定期（每月/每季度）对联络单进行统计分析，梳理高频沟通事项、典型问题，为后续项目管理提供优化依据。三、联络单模板项目信息沟通联络单单据编号：P2024-X发起日期：2024–沟通主题：（如：设备进场协调事宜）沟通事项：（背景）因项目一期调试需新增设备，原定供应商为*A公司，但交货期延迟至6月20日，影响整体进度。（需求）拟协调*B公司（备选供应商）紧急供货，需确认设备参数、价格及5月25日前能否到场。涉及部门/人员：采购部（经理）、技术部（工）、B公司（*销售代表）期望结果/协调要求：1.请采购部2日内完成与*B公司的洽谈，反馈报价及交货期；2.请技术部3日内确认设备参数是否符合项目需求；3.请各方于5月10日前将意见汇总至项目部。审核意见：部门负责人签字：__________日期：__________项目负责人审批：__________日期：__________分发与接收确认：接收部门/人员————–采购部技术部B公司反馈意见：（采购部）已与B公司对接，报价低于A公司5%，可5月23日到场，详见附件报价单。反馈人：*经理日期：2024–（技术部）参数符合要求，建议优先选择B公司。反馈人：*工日期：2024–闭环状态：□未闭环□已闭环（闭环日期：2024–）备注：（如：需同步更新采购计划，由*工负责）四、使用要点提示信息准确性：沟通事项需客观描述，避免模糊表述（如“尽快”“大概”），关键数据（时间、数量、责任人）需明确无误；时效性管理：紧急联络单需标注“特急”，并同步电话提醒，保证2小时内启动处理流程；一般事项需明确反馈时限，避免拖延；跨部门协作：涉及多部门时，需明确牵头部门及配合职责，避免责任推诿；若意见分歧，由项目负责人组织协调，形成书面决议；版本控制：联络单内容如需修改，需重新发起版本（单号后缀“V1、V2”），并注明修改原因，保证各方使用最