行政工作管理流程与操作手册

行政事务管理流程与操作手册引言本手册旨在规范企业行政事务的标准化管理，提升行政工作效率，保证各项事务有序推进。手册涵盖日常办公、会议组织、物资管理、档案归档等核心场景，为行政人员及相关岗位提供清晰的流程指引与工具支持，助力行政工作规范化、高效化运作。一、日常办公事务处理（一）办公设备故障报修适用情境员工在日常工作中遇到电脑、打印机、复印机、空调等办公设备出现故障或异常情况，影响正常办公时，可启动本流程。操作流程指引初步自查与记录发觉设备故障后，首先检查是否为常见简单问题（如电源连接、纸张卡顿、重启设备等），尝试自行排除。若无法解决，详细记录故障设备名称、型号、故障现象（如“打印机无法打印，显示‘缺纸’但纸盒有纸”“电脑开机无反应”）、发生时间及所在位置。提交报修申请通过企业内部OA系统或行政指定邮箱，填写《办公设备故障报修申请表》（见配套工具模板），故障记录信息。紧急故障（如会议室投影仪无法使用导致会议即将延误）需同时通过电话或即时通讯工具联系行政值班人员（分机号X），说明紧急情况。行政响应与派单行政人员收到报修申请后，1小时内进行审核：确认故障信息是否完整，判断是否需要外部维修。对于内部可维修设备（如电脑软件故障），直接安排技术支持人员工单号处理；对于需外部专业维修的设备（如空调、大型打印机），联系合作供应商并派单，明确预计到场时间。维修跟进与确认技术人员/供应商到达后，行政人员引导至故障设备现场，配合排查问题。维修完成后，使用人员现场测试设备是否恢复正常，在《维修记录表》上签字确认；若问题未解决，及时反馈给行政人员协调二次处理。归档与反馈行政人员将报修申请、维修记录、费用凭证（若有）整理归档，并在OA系统中更新设备维修档案。对于高频故障设备，定期统计问题原因，反馈给行政部门进行设备更新或操作培训优化。配套工具模板办公设备故障报修申请表报修部门报修人联系方式报修时间设备名称设备型号设备编号所在位置故障现象描述（可附图片）：是否已尝试自行处理：□是（请注明处理方式）□否紧急程度：□一般□紧急（会议/活动前需使用）□特急（影响核心业务）期望完成时间：______年______月______日______时行政受理人：______受理时间：______维修人员/供应商：______维修时间：______维修结果：□正常□部分恢复□需二次处理使用人确认签字：______确认时间：______执行要点提示报修前务必尝试简单排查，避免因小问题重复报修浪费资源。紧急故障需同步电话告知行政人员，保证快速响应。维修完成后，使用人需现场测试并签字确认，避免后续责任争议。设备维修档案需定期更新，为设备采购、维护计划提供数据支持。（二）用印申请与管理适用情境企业内部文件、合同、证明、函件等材料需加盖公章、合同章、财务章等印章时，适用本流程。操作流程指引用印文件合规性自查申请人确认用印文件内容已通过相关部门审批（如合同需法务部审核，费用报销需财务部审批），文件内容完整、无误，无涂改（若有涂改需加盖校对章）。填写《用印申请表》通过OA系统并填写《用印申请表》（见配套工具模板），注明用印部门、申请人、用印印章类型、文件名称、份数、用途，并附上最终审批通过的文件电子版。逐级审批申请人将《用印申请表》提交至部门负责人审批，确认用印事由与业务关联性。部门负责人审批后，按权限报请对应分管领导审批（如合同章用印需分管业务领导审批，公章用印需总经理审批）。行政用印岗审核与盖章行政人员收到审批通过的《用印申请表》后，核对文件内容与审批信息是否一致，检查用印登记台账，确认无重复用印。核对无误后，在指定位置加盖印章，注意盖章清晰、不压关键内容（如合同金额、签字日期）。在《印章使用登记表》上记录用印日期、用印文件名称/编号、申请人、审批人、印章类型、份数等信息。文件归还与归档用印文件如为原件，申请人领取时需在《印章使用登记表》签字确认；如为复印件，行政人员留存复印件并归档。涉及重要合同、协议的用印文件，原件由行政部统一移交档案室归档，复印件由用印部门留存。配套工具模板用印申请表用印部门申请人联系方式申请时间用印印章类型：□公章□合同章□财务章□发票专用章□其他______用印文件名称：______________________文件编号（如有）：______用印份数：______用途：______________________部门负责人审批意见：签字：______日期：______分管领导审批意见：签字：______日期：______|行政用印岗审核：□审核通过□审核不通过（原因：______）盖章时间：______盖章人：______|领取人签字：______归档情况：□原件归档□复印件留存|执行要点提示用印文件必须经完整审批流程，严禁“先盖章后审批”或pass审批环节。印章使用需遵循“专印专用”，严禁在空白纸张、空白合同上用印。行政用印岗需对用印文件的合规性负责，发觉异常（如文件内容与审批不符）有权拒绝用印并上报。二、会议组织与管理常规会议筹备与召开适用情境企业内部组织周例会、月度总结会、项目研讨会、部门协调会等常规会议时，适用本流程。操作流程指引会议发起与审批会议发起人（部门负责人或会议组织者）提前2-3个工作日确定会议主题、目的、时间（建议不超过2小时）、地点（会议室或线上会议平台）、参会人员范围，并在OA系统中提交《会议申请单》。《会议申请单》需注明会议议程概要（如“1.上周工作汇报（30分钟）；2.本周计划讨论（20分钟）；3.议题三：X（40分钟）”）及所需物料（如投影仪、白板、麦克风等）。部门负责人审批会议必要性，行政部审批会议室资源（若需外部场地或特殊设备，需提前5个工作日申请）。会议通知与准备行政人员根据审批通过的《会议申请单》，提前1-2个工作日通过OA系统、邮件或即时通讯工具发送会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议程及会前准备要求（如“请各部门提前准备书面汇报材料，电子版发送至X邮箱”）。会议发起人负责准备会议材料（PPT、数据报表、议题背景资料等），提前24小时发送给参会人员预览。行政人员提前30分钟布置会场：调试设备（投影仪、音响、麦克风）、摆放桌签、准备饮用水、纸笔、会议资料袋（含议程、材料签到表等）。会议签到与记录参会人员入场时，在《会议签到表》上签字（或通过OA系统扫码签到），迟到15分钟以上需提前向会议发起人说明情况。会议指定记录人员（一般为发起人部门助理或行政人员）负责全程记录，重点记录讨论决议、待办事项（明确任务内容、负责人、完成时间）、争议点及解决方案。会议召开与纪律维护会议准时开始，由会议发起人主持，按议程推进；主持人需控制各环节时间，避免偏离主题。参会人员需将手机调至静音或震动，非紧急情况不接打电话；发言前举手示意，围绕议题简明表达观点。行政人员负责现场协调，如设备故障及时联系技术支持，茶水不足及时补充。会议纪要与分发会议结束后2个工作日内，记录人员整理《会议纪要》（见配套工具模板），内容包括会议基本信息、议程回顾、决议事项、待办事项（含负责人、完成时间）、附件（如PPT、照片等）。《会议纪要》经会议发起人审核确认后，发送至所有参会人员及相关部门抄送，并在OA系统中发布归档。待办事项跟踪行政人员每周更新《会议待办事项跟踪表》（见配套工具模板），提醒负责人按时完成任务；逾期未完成的，及时反馈给会议发起人协调解决。配套工具模板会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人参会人员：缺席人员及原因：会议议程及主要内容：议程一：X讨论要点：______________________决议：______________________议程二：X讨论要点：______________________决议：______________________待办事项：

序号|任务内容|负责人|协同部门|完成时间|状态（□进行中□已完成□延期）||——|———-|——–|———-|———-|——————————|

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|附件：□会议PPT□相关报表□照片|

|记录人：______审核人（会议发起人）：______|执行要点提示会议议程需提前明确，避免临时增议导致会议超时；重要会议建议提前分发材料，提高讨论效率。会议纪要需突出“决议”和“待办”，避免流水式记录；待办事项需明确“负责人”和“完成时间”，保证可追溯。行政人员需提前检查会议室设备，避免技术故障影响会议进程；线上会议需提前测试平台稳定性，保证参会人员顺利接入。三、办公物资申领与维护办公用品申领适用情境员工因日常工作需要申领笔、纸、文件夹、墨盒、办公文具等消耗性办公用品，或领用办公设备（如U盘、鼠标、键盘）时，适用本流程。操作流程指引需求确认与计划提报员工根据实际工作需求，确认所需办公用品的名称、规格、数量（如A4纸500张、0.5mm黑色签字笔10支），避免过度申领。部门每月25日前汇总下月办公用品需求，填写《部门月度办公用品需求计划表》（见配套工具模板），提交至行政部；临时紧急需求可单独提交《办公用品临时申领单》。审核与采购行政部收到需求计划后，核对库存情况（如A4纸库存是否充足），结合历史使用数据编制《月度办公用品采购计划》，报行政负责人审批。审批通过后，行政部通过供应商平台或定点采购渠道进行采购，优先选择性价比高、质量稳定的供应商，保证在每月28日前完成采购入库。申领与发放员工凭工号通过OA系统提交《办公用品申领单》（见配套工具模板），注明申领物品、数量、用途，部门负责人审批后提交至行政部。行政人员审核申领数量是否合理（如签字笔每人每月限领2支，避免浪费），审核通过后通知员工到行政库房领取。库房管理员发放物品时，在《办公用品库存台账》上登记领用日期、物品名称、数量、领用人签字，保证账实相符。库存盘点与补充行政部每月末进行一次库存盘点，核对《库存台账》与实际库存，差异率超过5%需查找原因（如损耗、漏登记等）。对于低值易耗品（如A4纸、签字笔），保持1个月的安全库存量；对于耐用品（如U盘、鼠标），以“以旧换新”原则发放，旧物品需交回库房登记。配套工具模板办公用品申领单申领部门申领人工号申领日期申领物品清单：序号物品名称规格/型号申领数量—————-———–———-12部门负责人审批：签字：______日期：______行政部审核：□同意发放□数量调整（调整为：______）签字：______日期：______|库房发放人签字：______领取人签字：______|执行要点提示办公用品申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为私人用途申领公司物资。部门月度需求计划需提前提报，临时紧急需求需说明原因，行政部酌情优先处理。库存盘点需保证账实一致，对于过期、损坏的物品及时清理并报备，避免积压浪费。四、行政档案归档管理文件资料归档适用情境企业行政活动中形成的具有保存价值的文件资料，如制度文件、会议纪要、合同、物资台账、对外函件等，需按本流程进行归档管理。操作流程指引文件资料分类与整理文件形成部门（或行政部）在文件办理完毕后（如会议纪要经审批、合同签订后），按照《企业档案分类大纲》（见配套工具模板）对文件进行分类，如“行政类-会议管理-周例会”“行政类-物资管理-采购合同”等。对文件进行排序：按时间顺序（年/月/日）或逻辑关系（如请示-批复-报告）排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，破损文件需修补。价值鉴定与归档范围确认行政部会同相关部门对文件进行价值鉴定，确定是否归档：具有长期查考、利用价值的文件（如重要制度、合同、年度总结）需永久或长期保存；阶段性文件（如项目资料、季度报表）保存期限为3-5年；临时性文件（如通知、便函）保存期限为1年。不属于归档范围的文件（如草稿、重复性文件）经部门负责人确认后可销毁，销毁需两人以上监销并记录。编目与装订对归档文件编制归档号，格式为“分类代码-年度-件号”（如“XZ-2024-001”，XZ为行政类代码，2024为年份，001为当年第1件）。按件装订：文字材料以“件”为单位装订，使用无酸纸封皮；图表、照片等可采用袋装或盒装，并在封皮注明归档号、题名、日期、页数。移交与入库文件形成部门在次年3月底前将整理好的归档文件向档案室移交，填写《档案移交清单》（见配套工具模板），双方核对无误后签字确认。档案管理员接收档案后，按分类上架存放，放入防潮、防火、防虫的档案柜，并在档案管理系统中录入档案信息（归档号、题名、分类、保管期限、存放位置等）。利用与保管员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（见配套工具模板），经部门负责人及档案管理员审批后，在档案室查阅（涉密档案需在指定区域查阅，不得带出）。档案管理员定期对库房进行环境检查（温度14-24℃，相对湿度45-60%），每半年清理一次虫霉，保证档案安全。到期档案需经鉴定小组（由行政、法务、业务部门组成）鉴定，确无保存价值的按规定销毁，并填写《档案销毁清单》存档。配套工具模板档案分类大纲（节选）一级类目二级类目三级类目保管期限行政类制度文件管理制度永